Một hệ thống chi phí tiêu chuẩn là một cách phổ biến để lập ngân sách cho các dự án theo kế hoạch, quản lý chi phí trong quá trình sản xuất và đánh giá các chi phí đó sau khi sản xuất kết thúc. Hệ thống này có lợi ích là cung cấp cho một số doanh nghiệp khó sử dụng khi tạo ước tính cho khách hàng. Tuy nhiên, có những vấn đề liên quan đến chi phí tiêu chuẩn, đặc biệt là khi một doanh nghiệp mới và không có lịch sử để dựa vào ước tính của nó hoặc khi một công ty bắt đầu một quy trình sản xuất mới.
Hiểu kế toán chi phí chuẩn
Trước khi một kỳ kế toán bắt đầu, hãy ước tính chi phí của một quy trình sản xuất theo kế hoạch. Xác định số lượng vật liệu cần thiết và chi phí của họ cũng như số lượng lao động cần thiết và chi phí đó. Điều này có thể được chia thành ba chi phí:
- Chi phí vật liệu trực tiếp tiêu chuẩn nhân với số lượng tiêu chuẩn của các vật liệu đó
- Chi phí lao động trực tiếp tiêu chuẩn nhân với số giờ làm việc tiêu chuẩn
- Chi phí tiêu chuẩn, bao gồm chi phí cố định và nhân công
Để ước tính chi phí tiêu chuẩn trước khi bắt đầu sản xuất, bạn có thể sử dụng chi phí trước đây của các hoạt động sản xuất tương tự, ước tính kỹ thuật, đầu vào của nhân viên và nghiên cứu chuyển động.
Một ví dụ về tính toán chi phí tiêu chuẩn
Giả sử bạn điều hành một doanh nghiệp in áo phông và một khách hàng yêu cầu 1.000 áo sơ mi với số lượng cụ thể được in với ba màu. Bạn có thể phát triển một chi phí tiêu chuẩn dựa trên chi phí của áo sơ mi và mực, chi phí lao động và thời gian cần thiết để xử lý và in áo. Nếu đây là hoạt động sản xuất đầu tiên của bạn cho một công ty mới, bạn sẽ phải liên hệ với các nhà bán buôn để có được ước tính chi phí nguyên vật liệu. Để ước tính chi phí lao động, bạn sẽ phải dựa vào kinh nghiệm của chính bạn và kinh nghiệm của nhân viên. Để tính chi phí trên không, như chi phí thuê thiết bị, thuê tòa nhà và các chi phí hàng tháng khác, bạn có thể chia các chi phí đó để có được tỷ lệ hàng ngày và sau đó nhân tỷ lệ hàng ngày đó với số ngày bạn ước tính dự án sẽ thực hiện.
Nhược điểm và lợi thế của chi phí tiêu chuẩn
Ưu điểm chính của việc sử dụng một hệ thống chi phí tiêu chuẩn là nó cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu để ước tính chi phí ngay cả khi bạn không có kinh nghiệm trong quá khứ để cung cấp cho bạn những con số đó. Khi sản xuất bắt đầu, các chi phí tiêu chuẩn này trở thành chuẩn mực để kiểm soát chi phí của bạn và đưa ra quyết định quản lý về quy trình sản xuất. Ví dụ, nếu bạn đánh giá thấp chi phí nguyên vật liệu, bạn có thể cần phải hạn chế nhân viên của mình làm việc ngoài giờ để giảm chi phí chung.
Nhược điểm chính của chi phí tiêu chuẩn là có thể tốn thời gian để tính toán và cập nhật trong suốt chu kỳ sản xuất. Càng tốn nhiều thời gian, nó càng đắt.
Hệ thống chi phí tiêu chuẩn chỉ chính xác như ước tính bạn sử dụng để xác định chúng. Đây là lý do tại sao việc xem xét hệ thống chi phí của bạn thường xuyên là rất quan trọng. Bạn càng có nhiều kinh nghiệm với các dự án tương tự, chi phí tiêu chuẩn của bạn sẽ càng chính xác. Chẳng hạn, ước tính chi phí sản xuất 1.000 áo phông sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn đã hoàn thành việc sản xuất 500 áo phông tương tự vào năm ngoái và thậm chí chính xác hơn nếu bạn thực hiện cùng một đơn đặt hàng chỉ sử dụng cùng một vật liệu cho một khách hàng khác một tháng trước.
Ngay cả các thành phần của chi phí tiêu chuẩn của bạn sẽ trở nên chính xác hơn theo thời gian. Khi một doanh nghiệp mới đã tính toán chi phí hoạt động hàng tháng, việc tính toán chi phí cho các dự án trong tương lai sẽ chỉ đơn giản là vấn đề cắm những con số đó vào dự toán chi phí. Phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp và nhân viên của bạn và hiểu được hiệu quả của nhân viên của bạn cũng sẽ giúp ước tính chi phí nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Tất nhiên, nếu có bất kỳ thay đổi nào trong quy trình sản xuất của bạn, như mua nguyên liệu từ một nhà cung cấp khác hoặc đào tạo nhân viên mới, bạn nên điều chỉnh mô hình chi phí tiêu chuẩn của mình.
