Các doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho sử dụng hệ thống hàng tồn kho để quản lý mức tồn kho trong kho cũng như trong nhà máy. Các công ty như vậy cần phải quyết định giữa việc sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ và hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Với một trong hai hệ thống, công ty vẫn cần phải kiểm kê vật lý ít nhất một lần mỗi năm. Một hàng tồn kho vật lý cung cấp một vài lợi ích cho việc quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống hàng tồn kho
Hệ thống hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu của một doanh nghiệp bằng cách cung cấp thông tin liên quan đến số lượng hàng tồn kho và giá trị đồng đô la. Nhiều hệ thống kiểm kê cung cấp thông tin liên quan đến vị trí kho cụ thể của hàng tồn kho và số lượng được giữ ở vị trí đó. Nhân viên và quản lý nhà máy sử dụng thông tin này để định vị các mặt hàng cụ thể để vận chuyển cho khách hàng hoặc để xác định xem công ty có cần sắp xếp lại một mặt hàng tồn kho cụ thể hay không vì hàng tồn kho đã giảm. Hệ thống hàng tồn kho cũng cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán liên quan đến tổng giá trị hàng tồn kho thuộc sở hữu của công ty.
Tồn kho vĩnh viễn
Một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cập nhật mỗi khi kho nhận được hàng tồn kho từ các nhà cung cấp cũng như mỗi lần kho gửi hàng tồn kho cho khách hàng. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cung cấp số dư tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Số dư này liên tục cập nhật. Nhiều công ty sử dụng máy quét và mã vạch để dễ dàng ghi lại những thay đổi trong số dư hàng tồn kho. Các công ty này quét các mẩu hàng tồn kho khi họ giao hàng hoặc được nhận, tự động cập nhật số dư trong hệ thống hàng tồn kho.
Hàng tồn kho vật lý
Một kho vật lý bao gồm đếm thủ công từng mặt hàng tồn kho và so sánh nó với số lượng được ghi trong hệ thống hàng tồn kho. Một số công ty tách nhân viên thành hai nhóm, với một nhóm đếm từng mặt hàng và nhóm thứ hai kể lại từng mặt hàng. Điều này cho phép công ty so sánh hai số lượng với số lượng được ghi trong hệ thống và xác định các vấn đề tồn kho tiềm ẩn. Số lượng hàng tồn kho vật lý cho phép công ty xác định chính xác số lượng hàng tồn kho, xác định các điều chỉnh hàng tồn kho cần thiết và điều tra phương sai.
Điều chỉnh hàng tồn kho
Đôi khi các công ty phát hiện ra sự khác biệt giữa số lượng thực tế trong kho và hàng tồn kho được ghi lại. Khi điều này xảy ra, công ty ghi lại một điều chỉnh hàng tồn kho để điều chỉnh số dư hàng tồn kho trong hệ thống. Số lượng điều chỉnh phát sinh từ việc so sánh số lượng thực tế với số lượng hệ thống. Mục đích của việc điều chỉnh hàng tồn kho là làm cho hệ thống hàng tồn kho bằng với hàng tồn kho thực tế thuộc sở hữu của công ty.
Phương sai hàng tồn kho
Sau khi thực hiện kiểm kê vật lý, một công ty điều tra các phương sai số lượng được phát hiện để xác định lý do của phương sai. Phương sai thường phát sinh do lỗi nhân viên, trộm cắp hoặc phá hủy.
