Trong kinh doanh, chúng tôi tham gia vào các cuộc họp, trong đó chúng tôi đưa ra nhiều quyết định. Vào cuối cuộc họp, biên bản họp sẽ đưa ra quyết định để đảm bảo rằng tất cả những người tham dự có hành động tiếp theo. Biên bản cuộc họp bao gồm tất cả các khía cạnh của một cuộc họp, từ danh sách người tham dự và chương trình nghị sự đến các hành động cần thực hiện và quyết định đưa ra cho các cuộc họp tiếp theo. Sử dụng các bước cụ thể để đặt ra các phút họp sẽ đảm bảo nhóm của bạn, đồng nghiệp và người quản lý biết các chủ đề thảo luận và mong đợi cho hành động tiếp theo.
Sử dụng chương trình họp như một hướng dẫn để viết biên bản cuộc họp của bạn. Chương trình họp là hướng dẫn của cuộc họp. Nó cập nhật những người tham dự và nó cho họ biết các mục tiêu, vai trò của họ trong việc đạt được chúng và những mục cụ thể nào được giao cho họ. Vì cuộc họp dựa trên một chương trình nghị sự, chương trình nghị sự trở thành hướng dẫn để viết biên bản.
Mô tả ngắn gọn vai trò của người tham dự tại cuộc họp hoặc dự án để thảo luận. Giải thích vai trò của mỗi người tham dự để giúp những người không tham dự biết ai tham dự cho bộ phận nào và cho mục đích cụ thể nào. Phác thảo vai trò của người tham dự đảm bảo mỗi người tham dự cuộc họp có mục đích. Vai trò của người tham dự rất quan trọng đối với người điều hành cuộc họp và người tham dự, vì vậy các cuộc thảo luận sẽ tiếp tục mà không bị sa lầy với các chủ đề thảo luận trước đó.
Làm nổi bật các mục tiêu của cuộc họp bằng cách nêu rõ chúng. Ví dụ: để đưa ra quyết định, thu thập ý tưởng hoặc cập nhật nhóm về tiến trình. Mục tiêu liệt kê giúp độc giả của biên bản hiểu rõ mục đích của cuộc họp. Phần mục tiêu hoặc mục tiêu là những gì nhiều nhà quản lý cấp cao đọc; nếu họ không cần phải tham gia vào các mục tiêu, thì không cần đọc thêm. Nếu một người quản lý có quyền lợi trong các mục tiêu, anh ta có thể chọn tham dự cuộc họp tiếp theo.
Viết các quyết định đưa ra trong cuộc họp. Lưu ý tất cả các quyết định được đưa ra và thảo luận để xác định chương trình nghị sự của cuộc họp tiếp theo. Viết ra các quyết định cho phép người tham dự và người không tham dự xem xét nếu có bất kỳ hoạt động tiếp theo nào được yêu cầu đối với họ, sau đó họ có thể chuẩn bị. Các quyết định được nêu bật trong cuộc họp sẽ được đưa ra trừ khi cần thảo luận thêm trong một cuộc họp khác, bản thân nó sẽ là một quyết định. Nắm bắt và chia sẻ các quyết định đưa ra trong một cuộc họp là rất quan trọng đến những phút chính xác, hữu ích.
Viết các tác vụ "Bước tiếp theo" với tên của một cá nhân có trách nhiệm bên cạnh chúng. Các bước này cho phép người điều phối cuộc họp chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo cũng như cho những người tham dự và những người không tham dự nhận thức được những gì họ chịu trách nhiệm cho cuộc họp. Điều này đảm bảo rằng các cá nhân chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo, bằng cách hoàn thành nhiệm vụ của họ hoặc ủy thác cho người khác có thể hoàn thành chúng và tham dự cuộc họp tiếp theo.
Gửi bản thảo biên bản cuộc họp cho những người tham dự. Dự thảo sẽ cho phép người tham dự chỉnh sửa biên bản bằng cách cập nhật ghi chú, các bước tiếp theo và quyết định. Đánh giá dự thảo đảm bảo rằng tất cả thông tin đã được nắm bắt đúng cách và các cá nhân quản lý các nhiệm vụ được giao cho họ hoặc bộ phận. Là một phần của quá trình xem xét dự thảo, cung cấp thời hạn cho tất cả những người tham dự về ý kiến. Nếu không có chỉnh sửa nào được nhận, biên bản được coi là được chấp nhận bởi tất cả các bên.
Gửi biên bản cuộc họp. Khi tất cả các phản hồi đã được thu thập, hãy gửi biên bản cuộc họp cho tất cả các cá nhân được mời tham dự cuộc họp. Sao chép những nhân viên hoặc người tham dự khác cần được thông báo. Biên bản phải được gửi trong vòng 24 giờ kể từ khi kết thúc cuộc họp hoặc 12 giờ trước cuộc họp tiếp theo, tùy theo điều kiện nào đến trước.
Lời khuyên
-
Không phải tất cả các thông tin cần phải được nắm bắt trong biên bản cuộc họp, nổi bật là đủ. Biên bản cuộc họp có hiệu lực khi họ tóm tắt cuộc họp với các quyết định và trách nhiệm. Nếu bạn đang tạo điều kiện cho cuộc họp, hãy nhờ ai đó ghi chép cho nhóm.
