Quy tắc đặt hàng của Robert là một hướng dẫn được chấp nhận rộng rãi về cách các nhóm nên tiến hành các cuộc họp và đưa ra quyết định cùng nhau. Là hồ sơ chính thức về những gì xảy ra trong mỗi cuộc họp, biên bản là một nguồn lực quan trọng trong bất kỳ quá trình ra quyết định nhóm nào. Biên bản cuộc họp không nhất thiết phải thú vị, nhưng chúng phải rõ ràng và dễ hiểu. Có một phương pháp chính xác để giữ biên bản theo Quy tắc của Robert; làm theo công thức này giúp người đọc tương lai dễ dàng theo dõi và hiểu các thủ tục tố tụng và kết quả của họ.
Bắt đầu quy tắc đặt hàng của Robert
Mỗi bộ biên bản cuộc họp, theo Quy tắc đặt hàng của Robert, nên bao gồm các chi tiết giống nhau, sẽ cung cấp cho người đọc hiểu biết chung về mục đích của cuộc họp. Luôn bắt đầu bằng một đoạn đầu tiên bao gồm:
- Các loại cuộc họp, cho dù thường xuyên, đặc biệt, hàng năm, hoãn lại thường xuyên hoặc cách khác.
- Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp. Nếu tất cả các cuộc họp được tổ chức ở cùng một nơi, hãy bỏ qua chi tiết đó
- Tên của tổ chức đang họp
- Xác nhận rằng nhân viên chủ trì và thư ký của tổ chức có mặt trong cuộc họp. Nếu họ không, hãy cho biết tên của các cá nhân thay thế cho mỗi người trong số họ
- Cho biết liệu biên bản cuộc họp trước đã được đọc và phê duyệt. Nếu cuộc họp trước đó không phải là cuộc họp định kỳ, hãy thêm ngày của cuộc họp đó.
Cơ quan chính của phút
Phần lớn các hồ sơ còn lại sẽ được điền đầy đủ thông tin về cuộc họp. Thư ký mất vài phút có thể ghi lại cuộc họp và chuẩn bị hồ sơ sau đó, để đảm bảo hồ sơ công bằng và đầy đủ tất cả các chi tiết cuộc họp. Luôn luôn giữ một phương pháp ghi thứ cấp, chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay, cộng với bút và giấy, trong trường hợp phương pháp chính bị lỗi.
Bao gồm tất cả các điểm thảo luận chính thức trong cuộc họp. Ghi chú chi tiết về:
- Bất kỳ chuyển động nào được thực hiện tại cuộc họp, cùng với tên của người thực hiện chuyển động.
- Chuyển động mang đến một câu hỏi trước cơ thể trong cuộc họp.
- Các từ ngữ cuối cùng và bố trí của tất cả các chuyển động.
- Thông tin về mỗi phiếu bầu, bao gồm phiếu bầu chọn, phiếu bầu được tính hoặc phiếu bầu.
- Cho dù hội nghị đã đi vào một ủy ban gần như hoặc một ủy ban của toàn bộ, và kết quả của hành động này.
- Tất cả các điểm của trật tự và kháng cáo, cùng với quyết định của họ, cộng với bất kỳ lý do nào được đưa ra bởi chủ tịch cho mỗi phán quyết.
- Một hồ sơ về bất kỳ ý kiến gây rối nào mà một thành viên có thể đã đưa ra dẫn đến việc chiếc ghế đặt tên anh ta là vô trật tự.
- Tất cả các cuộc thảo luận chính thức khác được tổ chức trong phòng.
Kết thúc Biên bản cuộc họp
Đoạn cuối của biên bản của bạn nên bao gồm bất kỳ nhận xét kết thúc nào được thực hiện bởi chủ tọa cũng như thời gian cuộc họp chính thức được hoãn lại. Nếu có bất kỳ diễn giả nào trong cuộc họp, hãy ghi lại tên của họ và chủ đề của bài thuyết trình trong đoạn cuối này. Ký biên bản cuộc họp và yêu cầu chủ tịch của bạn ký tên. Chữ ký của thư ký ghi âm là bằng chứng pháp lý về tính xác thực của tài liệu này, vì vậy điều quan trọng là bạn phải ký tên trước khi nộp hoặc chuyển cho người khác.
