Biên bản cuộc họp là một bản ghi của tất cả các thông tin quan trọng được thảo luận và bất kỳ quyết định nào được đưa ra trong một cuộc họp kinh doanh. Thông thường, một người làm phút được chỉ định ghi lại cuộc họp trên giấy hoặc máy tính xách tay. Biên bản cuộc họp đảm bảo rằng không có điều gì quan trọng được nói trong cuộc họp bị lãng quên và ngăn chặn mọi bất đồng trong tương lai về những gì người tham gia nói. Biên bản cuộc họp cũng hữu ích cho những người không thể tham dự một cuộc họp. Đảm bảo rằng bạn ghi lại mọi thứ đúng bằng cách làm theo một vài hướng dẫn trong vài phút họp.
Thu thập thông tin từ chủ nhà, chẳng hạn như tên của tất cả các tiếp viên, mục đích của cuộc họp và chương trình nghị sự của cuộc họp, trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều này giúp bạn theo dõi trong cuộc thảo luận. Bạn có thể tập trung vào việc làm tốt hơn nếu bạn không phải là người tham gia chính trong cuộc họp. Xác nhận vai trò của bạn với máy chủ, nếu bạn không chắc chắn.
Lắng nghe cẩn thận ngay khi cuộc họp bắt đầu. Tránh mang theo những thứ gây xao lãng như điện thoại di động hoặc nếu bạn mang theo máy tính xách tay, kiểm tra email hoặc lướt Internet. Hãy tập trung vào các cuộc thảo luận trong tầm tay.
Chỉ ghi những điểm chính. Viết ra từng chi tiết là không thể và không cần thiết. Quyết định những gì quan trọng bằng cách xem xét mục đích của cuộc họp. Ghi lại bất kỳ ý kiến hoặc đề xuất lên tiếng, các vấn đề không đồng ý và các quyết định đạt được.
Diễn giải khi có thể. Viết tuyên bố nguyên văn là không cần thiết, và mất quá nhiều thời gian. Paraphrasing chứng tỏ rằng bạn đã hiểu những gì người tham gia đang thảo luận.
Đánh số trang của bạn, nếu viết bằng bút và giấy, để tránh trộn lẫn giấy tờ.
Đặt câu hỏi khi cần thiết. Don Tiết sợ phải tạm dừng hoặc tổ chức cuộc họp nếu bạn cần xác minh những gì ai đó đã nói.
Đặt câu hỏi ngay sau cuộc họp trong khi thông tin vẫn còn mới mẻ trong đầu bạn, nếu bạn cần làm rõ một vấn đề quá phức tạp để đưa ra trong cuộc họp.
Viết càng khách quan càng tốt. Là một người làm phút, vai trò của bạn không phải là đưa ra ý kiến hay thảo luận kiểm duyệt, mà là tóm tắt một cách vô tư những gì đã nói.
Kiểm tra ghi chú của bạn để đánh vần, dấu câu và rõ ràng khi xem lại chúng sau này. Nhập một bản sao tốt trước khi phân phối biên bản cho những người cần thiết.
