Biên bản cuộc họp có nghĩa là tóm tắt những điểm quan trọng nhất của cuộc họp. Mục đích của cuộc họp là để một nhóm triệu tập và đưa ra quyết định. Mục tiêu cuối cùng của biên bản cuộc họp, theo dòng logic này, là tóm tắt chính xác các quyết định được đưa ra trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp được thực hiện dưới dạng ghi chú, sau đó viết lại sau đầy đủ. Để làm cho quá trình dễ dàng hơn một chút, hãy yêu cầu các nhà lãnh đạo của cuộc họp cho một chương trình nghị sự, hoặc tóm tắt các sự kiện cuộc họp. Tạo một phác thảo cho ghi chú phút họp dựa trên chương trình họp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Một cái gì đó để viết với
-
Máy tính (tùy chọn)
Hãy chú ý đến các quyết định được đưa ra trong quá trình thảo luận. Đảm bảo ghi chú tất cả thông tin liên quan đến quyết định cuối cùng.
Sử dụng thời gian khi mọi người đang tranh luận về quyết định ghi chú về các vấn đề chính dường như có liên quan đến cuộc tranh luận. Đừng lo lắng về những người nói những gì.
Đọc qua các ghi chú sau đó và làm nổi bật những điểm thích hợp nhất với các thành viên. Quay trở lại và xem qua các ghi chú cho bất kỳ thông tin thích hợp đã được đề cập liên quan đến khía cạnh lãnh đạo của nhóm. Các cuộc thảo luận có thể đi vào một tiếp tuyến quan trọng, chẳng hạn như giấy tờ hoặc mối quan tâm pháp lý. Tách thông tin này và gửi cho các nhà lãnh đạo nhóm.
Tóm tắt những điểm cần thiết cho tình nguyện viên và các chi nhánh khác. Viết một danh sách gạch đầu dòng của tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành dựa trên quyết định được đưa ra trong cuộc thảo luận. Ví dụ, nếu quyết định là tổ chức một buổi gây quỹ để giảm bớt thâm hụt vốn cần thiết cho một dự án khác, lưu ý rằng các tình nguyện viên sẽ cần lập kế hoạch gây quỹ, tuyển dụng tình nguyện viên, quảng cáo, v.v.
Sử dụng tóm tắt biên bản cuộc họp cho email cho các thành viên và bản tin.
Tạo một định dạng chuẩn cho biên bản cuộc họp dựa trên các thủ tục thông thường. Lưu chúng, vì thông tin chúng chứa có thể trở nên hữu ích sau này. Ví dụ, nhóm có thể thấy mình trong một tình huống tương tự, khi những người tổ chức gây quỹ ban đầu không còn là một phần của tổ chức. Các thành viên mới có thể sử dụng biên bản cuộc họp để tìm giải pháp cho các vấn đề mới đối với họ.
Hãy chắc chắn để ghi lại ngày và thời gian của cuộc họp với mỗi mục, cũng như tóm tắt về mục đích của cuộc họp.
Viết biên bản cuộc họp trong các khối ngắn từ một đến ba câu, để nó đọc giống như một bài báo. Điều này sẽ làm cho các điểm cơ bản của cuộc họp dễ hiểu hơn cho độc giả.
