Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Liên bang nói rằng các công ty phải theo dõi giờ làm việc của nhân viên, nhưng không chỉ định cách thức. Mặc dù điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng bất cứ thứ gì từ bảng đăng nhập trên giấy đến hệ thống máy tính phức tạp, công ty cuối cùng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng bảng chấm công là chính xác - không phải nhân viên. Vì lý do này, phương pháp này không quan trọng bằng việc tìm ra một hệ thống hoạt động và gắn bó với nó một cách nhất quán.
Theo dõi yêu cầu
FLSA yêu cầu hồ sơ tiền lương bao gồm dữ liệu cụ thể về số giờ làm việc và tiền lương mà nhân viên kiếm được. Bất kể bạn theo dõi giờ nhân viên như thế nào, dữ liệu giờ làm việc phải bao gồm thời gian và ngày mà tuần làm việc của nhân viên bắt đầu, số giờ làm việc mỗi ngày và tổng số giờ làm việc mỗi tuần. Ngoài ra, bạn phải giữ lại các tài liệu nguồn - chẳng hạn như thẻ thời gian, lịch làm việc và vé làm việc - trong hai năm, tại chỗ hoặc trong một vị trí lưu trữ trung tâm ngoài địa điểm.
Theo dõi thời gian tiêu chuẩn
Theo dõi thời gian tiêu chuẩn hoạt động cho cả nhân viên toàn thời gian và bán thời gian, cho dù họ làm việc cùng giờ hoặc khác nhau mỗi tuần. Với theo dõi tiêu chuẩn, nhân viên phải đột nhập và sử dụng đồng hồ thời gian điện tử hoặc máy tính, hai đến bốn lần mỗi ngày tùy thuộc vào việc họ có nghỉ ăn không. Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ, bạn có thể thiết lập một chính sách, chẳng hạn như ghi thời gian đến năm phút hoặc một phần mười giờ gần nhất, tính đến sự khác biệt nhỏ giữa hồ sơ đồng hồ và giờ làm việc thực tế vì không phải tất cả nhân viên đều có thể theo dõi hoặc ra chính xác cùng một lúc.
Theo dõi ngoại lệ
Bạn có thể ghi lại số giờ bằng cách sử dụng theo dõi ngoại lệ cho nhân viên hành chính hoặc nhân viên khác, những người thường làm việc cùng giờ mỗi tuần. Với theo dõi ngoại lệ, bạn tạo một biểu mẫu hiển thị giờ làm việc tiêu chuẩn và yêu cầu nhân viên chỉ ghi lại thời gian nếu nó thay đổi so với ngày làm việc bình thường. Ví dụ: nếu ngày làm việc thường bắt đầu lúc 8 giờ sáng và một nhân viên đến lúc 8:10 sáng nhưng làm việc trong phần còn lại của ngày như bình thường, thời gian bắt đầu sẽ hiển thị ngoại lệ và ngày làm việc của Lốc sẽ ngắn 10 phút.
Theo dõi nhân viên ngoài công trường
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm máy tính để theo dõi giờ cho nhân viên làm việc tại nhà hoặc tại các địa điểm ngoài công trường. Theo dõi thời gian ảo hồ sơ tham dự trong thời gian thực, thường là xuống đến giây. Đặt chương trình tự động chạy khi người dùng đăng nhập vào máy tính làm việc của cô ấy để giảm khả năng nhân viên sẽ quên bấm vào. Bằng cách đó, màn hình đầu tiên mà nhân viên sẽ nhìn thấy mỗi sáng là thẻ thời gian ảo của cô ấy. Tùy chọn cho phạm vi theo dõi thời gian ảo từ các chương trình miễn phí đến phần mềm độc quyền.
