Xử lý tiền lương là một nhiệm vụ đa chiều mà người sử dụng lao động phải thực hiện. Người sử dụng lao động phải tuân thủ các tiêu chuẩn về lương và giờ của Bộ Lao động Hoa Kỳ và các quy định về thuế lương của Dịch vụ Doanh thu Nội bộ. Ngoài ra, nó phải đáp ứng các yêu cầu về tiền lương của tiểu bang. Có một danh sách kiểm tra xử lý tiền lương giúp đảm bảo tuân thủ.
Xử lý tiền lương
Danh sách kiểm tra nên bao gồm các nhiệm vụ xử lý tiền lương cho mỗi kỳ trả lương. Điều này bao gồm tất cả các bước cần thiết để xử lý tiền lương từ đầu đến cuối. Nếu có nhiều kỳ thanh toán, chẳng hạn như hai tuần một lần và hai tháng một lần, hãy chuẩn bị danh sách kiểm tra riêng cho từng chu kỳ thanh toán để tránh nhầm lẫn. Ví dụ: nếu tất cả nhân viên làm việc theo giờ được trả lương hai tuần một lần và tất cả nhân viên được trả lương đều được trả lương hàng tháng, thì sẽ cần có danh sách kiểm tra riêng vì cả hai nhóm thanh toán được xử lý khác nhau.
Danh sách kiểm tra xử lý tiền lương có thể bao gồm các bước để xác nhận việc nộp thẻ thời gian, tính toán thẻ thời gian và nhập số giờ trả lương vào hệ thống. Nó nên bao gồm một bước để đảm bảo người làm công ăn lương nhận được tiền lương thường xuyên cho thời gian trả lương. Ngoài ra, cần bao gồm thay đổi dữ liệu bảng lương của nhân viên, chẳng hạn như thay đổi địa chỉ và khấu trừ, điều chỉnh lương, chẳng hạn như tăng lương và vô hiệu hóa séc, và xử lý thuê và chấm dứt mới. Nó cũng có thể bao gồm xử lý tiền lương bổ sung, chẳng hạn như làm thêm giờ, thôi việc, tiền thưởng và hoa hồng.
Khấu trừ xử lý
Khấu trừ tiền lương bao gồm các khoản khấu trừ theo luật định / không tự nguyện. Điều thứ hai có nghĩa là việc khấu trừ có tính ràng buộc pháp lý. Các khoản khấu trừ theo luật định bao gồm thuế thu nhập liên bang, thuế An sinh xã hội và thuế Medicare, và trong hầu hết các trường hợp, thuế thu nhập của tiểu bang. Người sử dụng lao động có trách nhiệm khấu trừ các khoản thuế này từ tiền lương của nhân viên. Hơn nữa, nó chịu trách nhiệm cho một phần thuế biên chế. Danh sách kiểm tra nên bao gồm các khoản khấu trừ theo luật định bắt buộc. Các khoản khấu trừ theo luật định cũng bao gồm các khoản bồi thường lương và các lệnh giữ trẻ. Bao gồm chúng trong danh sách kiểm tra, nếu có.
Các khoản khấu trừ tự nguyện là những khoản mà công ty cung cấp, chẳng hạn như trợ cấp hưu trí và sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ và khuyết tật, đóng góp từ thiện, phí đỗ xe, phí công đoàn và trả nợ. Danh sách kiểm tra không phải liệt kê từng loại khấu trừ tự nguyện, nhưng nó nên bao gồm kiểm tra các khoản khấu trừ tự nguyện. Khi đại diện bảng lương trở nên quen thuộc với bảng lương, bạn sẽ dễ dàng biết được những khoản khấu trừ nào ảnh hưởng đến nhân viên nào.
Thế hệ thanh toán
Danh sách kiểm tra cần có các bước để in phiếu lương và cuống phiếu lương và tạo tệp tiền gửi trực tiếp. Bao gồm một bước để in báo cáo tiền xử lý, cho phép đại diện bảng lương kiểm tra kỹ - và nếu cần, hãy điều chỉnh - bảng lương trước khi in bảng lương và trước khi tạo tệp tiền gửi trực tiếp. Ngoài ra, nếu tiền lương phải được chuyển tiếp đến một cá nhân cụ thể sau khi xử lý bảng lương, hãy chỉ ra điều này trong danh sách kiểm tra.
Hậu xử lý
Sau khi bảng lương được xử lý, dữ liệu liên quan phải được nộp để đảm bảo tuân thủ lưu giữ hồ sơ. Danh sách kiểm tra cần nêu các báo cáo bảng lương khác nhau phải được nộp. Ngoài ra, cần bao gồm các báo cáo cần thiết cho các bộ phận liên quan, chẳng hạn như kế toán hoặc tài chính và nguồn nhân lực. Nếu cần tương tác thêm với những bộ phận này hoặc các bộ phận khác, hãy đưa nó vào danh sách kiểm tra. Ví dụ: nếu một công ty thuế bên ngoài xử lý các vấn đề về thuế lương của công ty, thì danh sách kiểm tra phải bao gồm cách chuyển tiếp hồ sơ thuế biên chế cho công ty thuế.
