Danh sách kiểm tra kiểm soát nội bộ cho người ký séc khác nhau giữa các tổ chức. Mỗi công ty phải xác định một kế hoạch hợp lý để quản lý rủi ro nhằm loại bỏ khả năng không trung thực và ngăn ngừa gian lận. Đối với một số thực thể, quy trình bắt đầu bằng việc đặt hàng séc và phạm vi từ lưu trữ séc đến yêu cầu đối với hai người ký hoặc phê duyệt đặc biệt đối với séc vượt quá số tiền cụ thể. Định kỳ xem xét các quy tắc để đảm bảo chúng bao gồm các thực tiễn tốt nhất.
Chính sách bằng văn bản
Đặt các chính sách hoặc kiểm soát nội bộ bằng văn bản đánh vần tổ chức các điều khiển của tổ chức đối với các kiểm tra từ khi đặt hàng và nhận đến khi thực sự ký. Công cụ thiết kế bao gồm các tài liệu và hồ sơ để ghi lại tất cả các giao dịch bằng văn bản và sự kiện. Đảm bảo rằng cơ sở có lưu trữ đầy đủ và các chương trình máy tính có bảo mật ủy quyền đầy đủ.
Kiểm tra trống
Nhiều tổ chức có cá nhân hoặc người giám sát có trách nhiệm giữ bảng kiểm soát đối với chứng khoán kiểm tra trống. Quá trình có thể đòi hỏi các bước sau: ghi lại ngày giao hàng của séc trắng và cho biết trình tự của séc nhận được. Nhập số kiểm tra còn thiếu trên bảng điều khiển. Cá nhân nhận được lô séc trống phải ghi ngày và ký cho mỗi lô hàng. Ngoài ra, ghi lại ngày và trình tự kiểm tra không sử dụng trở lại lưu trữ. Xác nhận kiểm tra cuối cùng đã ban hành; điều này đảm bảo giữ cho chuỗi kiểm tra nguyên vẹn.
Kiểm tra và số dư độc lập
Kiểm tra và cân bằng độc lập làm cho thực tiễn tốt nhất khi nói đến kiểm soát nội bộ cho người ký séc. Điều này bao gồm đảm bảo số tiền của séc, đối chiếu có số tiền chính xác, bao gồm kiểm tra văn thư, so sánh tài sản với trách nhiệm được ghi lại, kiểm soát trên máy vi tính. Ngoài ra, xem xét quản lý báo cáo kế toán, chẳng hạn như báo cáo số dư theo dõi cũ và các báo cáo tự động khác.
Nhận xét hành chính
Đôi khi nó có thể không thực tế cho một tổ chức để phân chia nhiệm vụ; trong trường hợp này, quản trị viên nên tiến hành đánh giá thường xuyên để đảm bảo tính toàn vẹn của quy trình viết séc. Chỉ ký séc với tài liệu phù hợp và đảm bảo rằng cá nhân ký séc gửi séc từ văn phòng. Khi có thể, không trả lại séc cho người duy trì giải ngân tiền mặt và hồ sơ phải trả. Là một vấn đề của chính sách, đừng tạo ra séc phải trả cho "Tiền mặt.
Tài khoản riêng
Thiết lập tối thiểu hai tài khoản ngân hàng riêng biệt cho công ty của bạn. Gửi tất cả tiền và biên lai trong tài khoản đầu tiên. Chuyển tiền vừa đủ vào tài khoản thứ hai để chi trả cho séc bạn viết. Thành viên hội đồng quản trị hoặc cá nhân được chỉ định khác cần có quyền chuyển tiền vào tài khoản. Ngoài ra, tạo một tài khoản riêng cho bảng lương; một lần nữa, chỉ chuyển số tiền cần thiết để đáp ứng bảng lương.
Chữ ký
Một số bảng có thể yêu cầu hai chữ ký trên séc. Tuy nhiên, nhận được hai chữ ký có thể là cồng kềnh và yêu cầu phải có séc trắng được ký trước. Nếu chính sách không hiệu quả với tổ chức của bạn, hãy thay đổi chính sách thành yêu cầu của một người ký kết với số tiền cụ thể. Ngoài ra, thiết lập một khoản tiền gửi trực tiếp cho nhân viên và sử dụng dịch vụ trả lương của bên thứ ba.
