Trong bất kỳ thiết lập kinh doanh, các cuộc họp là không thể tránh khỏi. Nhiều lần hơn không, những người được yêu cầu tham dự các cuộc họp này, xem chúng với sự sợ hãi. Có thể đó là vì họ diễn ra quá lâu, vì không có lý do rõ ràng nào cho cuộc họp diễn ra hoặc có lẽ không có gì có thể được giải quyết bằng các cuộc họp này. Họ rõ ràng không đáp ứng năm Ps của các cuộc họp hiệu quả: mục đích, sản phẩm, người tham gia, các vấn đề có thể xảy ra và quy trình.
Mục đích
Mục đích của cuộc họp được định nghĩa là lý do cuộc họp cần được tổ chức, chương trình nghị sự hoặc các mục tiêu chính cần được thảo luận bởi những người tham dự. Nếu không có vấn đề nào cần thảo luận thì không có lý do gì để gọi một cuộc họp. Các cuộc họp không có mục đích rõ ràng là lãng phí thời gian của mọi người.
Sản phẩm
Sản phẩm của một cuộc họp mô tả kết quả mong muốn cần đạt được khi mọi thứ được nói và thực hiện. Đây không chỉ là kết quả mong muốn của cuộc họp, mà còn là kết quả mong muốn của bất kỳ dự án và hàng hóa công ty nào trong tương lai được thảo luận trong cuộc họp. Nói rõ sản phẩm của cuộc họp sẽ giúp cuộc họp tiếp tục theo dõi, giữ cho các cuộc hội thoại không đi lạc vào các chủ đề không đáp ứng mục đích của cuộc họp.
Người tham gia
Những người tham gia cuộc họp chỉ bao gồm những người cần tham gia, những người có quan điểm hoặc công việc ảnh hưởng trực tiếp đến mục đích và sản phẩm của cuộc họp. Ví dụ, nhân viên y tế của bệnh viện sẽ không tham gia vào một cuộc họp về hệ thống máy tính của bệnh viện. Tuy nhiên, các y tá và bác sĩ sẽ tham gia vào các cuộc họp liên quan đến các vấn đề về sức khỏe và bệnh tật hoặc các cuộc họp sẽ giúp họ có được các Đơn vị Giáo dục Tiếp tục, CEU, để giữ giấy phép cập nhật.
Các vấn đề có thể xảy ra
Các vấn đề có thể xảy ra là những mối quan tâm có thể phát sinh giữa những người tham gia, những vấn đề họ gặp phải với tình trạng hiện tại của các mục trong chương trình nghị sự hoặc bất kỳ vấn đề nào họ thấy trước với các giải pháp tiềm năng được đưa ra trong cuộc họp. Các vấn đề có thể xảy ra cũng bao gồm nắm bắt bất kỳ sai lầm nào có thể đã thoát thông báo trong quá trình chuẩn bị cho cuộc họp. Ví dụ, một người nào đó đang trình bày về các giải pháp có thể cho các vấn đề được liệt kê trong chương trình nghị sự. Ai đó trong cuộc họp có thể nhận thấy rằng một hoặc hai sự kiện bị thiếu và những sự thật này có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến kết quả của cuộc họp hoặc giải pháp. Các vấn đề có thể là một vấn đề với chi phí của một dự án hoặc thời gian liên quan đến việc hoàn thành một dự án.
Quá trình
Quá trình họp bao gồm các bước cần thiết để giữ cuộc họp theo dõi và đạt được mục đích của cuộc họp. Nó cũng có thể bao gồm việc tạo ra một kế hoạch để đạt được các dự án và hàng hóa trong tương lai để giữ cho chúng đi đúng hướng đến khi hoàn thành. Có quy trình được liệt kê trong các bước trước thời hạn cho phép mọi người tham gia một cách đảm bảo rằng họ đang đạt được mục đích và kết quả của cuộc họp, dự án hoặc bán hàng. Đó là một phương tiện để theo dõi tiến trình của cuộc họp.
