Được giao nhiệm vụ dành vài phút tại một cuộc họp được một số người xem là một nhiệm vụ vô ơn.Tuy nhiên, nắm vững nghệ thuật lấy biên bản cuộc họp hiệu quả không chỉ giúp người tham gia hiểu được các vấn đề, thảo luận và đồng ý với các mục hành động, mà còn có thể giúp những người khác không có mặt trong bàn ra quyết định. Đừng đánh giá thấp sức mạnh và hiệu quả của việc học cách làm chủ kỹ năng viết này.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình họp
-
Danh sách người tham dự
-
Bút hoặc bút chì
-
Notepad hoặc máy tính xách tay
-
Thiết bị ghi âm thanh (tùy chọn)
Bắt đầu phút họp của bạn ở trên cùng bằng cách viết tên của cuộc họp, địa điểm, ngày và giờ mà nó được tổ chức.
Liệt kê những người tham dự được mời có mặt theo tên, chức danh và bộ phận mà họ đại diện cùng với những người được mời nhưng không có mặt. Cũng liệt kê tên của bất kỳ diễn giả khách mời hoặc người thuyết trình.
Tạo một tiểu mục cho mỗi mục chương trình nghị sự và ghi chú vì cuộc thảo luận liên quan đến chủ đề đó. Viết ra thảo luận chính và khi có thể cố gắng chỉ ra tên của người được liên kết với bất kỳ điểm quan trọng nào được thực hiện.
Sau khi thảo luận về chủ đề này, hãy viết ra bất kỳ bước hoặc quyết định tiếp theo nào được thỏa thuận xung quanh mục chương trình nghị sự đó để bao gồm các hành động được đề xuất bởi ai, ngày đến hạn, người chịu trách nhiệm hoặc bộ phận thực hiện, v.v … Đây là phần quan trọng nhất của việc lập biên bản quá trình vì bất kỳ kế hoạch hành động từ cuộc họp sẽ được bắt nguồn từ phần này.
Đối với bất kỳ vấn đề hoặc điểm thảo luận nào được nêu ra nhưng không được giải quyết, hãy thêm chúng vào một phần riêng biệt trong các trang phút của bạn có nhãn "Các vấn đề chưa được giải quyết". Những người tham dự cuộc họp có thể xem những điều này sau và chủ cuộc họp có thể quyết định cách xử lý tốt nhất độ phân giải của các mục này.
Vào cuối biên bản, hãy ghi lại ngày, thời gian và địa điểm cuộc họp đã được thống nhất cùng với bất kỳ thông tin nào khác mà người tham dự cần biết để chuẩn bị cho phiên tiếp theo.
Cuối cùng, đảm bảo tất cả những người tham dự được mời dù có mặt hay không nhận được một bản sao biên bản. Đó là một quy tắc tốt để thử và phân phối các phút trong vòng 24 đến 48 giờ sau cuộc họp. Theo cách đó, nếu một cái gì đó không chính xác hoặc ai đó bị trích dẫn sai, nó có thể được sửa chữa trong khi nó mới mẻ trong tâm trí của mỗi người tham dự.
Lời khuyên
-
Điều quan trọng là phải có một danh sách chính xác những người tham dự vì có thể rất quan trọng để biết sau này ai có mặt và tham gia đưa ra các quyết định quan trọng trong cuộc họp Luôn nhớ ghi cả tên của bạn và ngày bạn mất vài phút cùng với tệp tên đường dẫn của nơi có thể tìm thấy phút nếu được lưu trữ điện tử trên máy tính.
Cảnh báo
Bạn có thể sử dụng tốc ký nhưng cố gắng không diễn giải hoặc xen vào những từ, bình luận hoặc ý kiến của riêng bạn về những gì bạn nghĩ, ai đó nói, cảm nhận hoặc suy nghĩ - viết những phút như người đã nêu.
