Một cuộc họp có thể được định nghĩa là một quá trình làm việc hợp tác được thiết kế để trả lời ai, tại sao, làm thế nào và những gì của một mục tiêu cụ thể. Đặc điểm của các cuộc họp không hiệu quả bao gồm những người tham gia thụ động và một sự hồi sinh của các chủ đề được thảo luận trước đó. Các cuộc họp hiệu quả về cơ bản là ngược lại với điều đó. Các cuộc họp hiệu quả có thể tăng năng suất, tinh thần nhân viên và lợi nhuận.
Chức năng
Năm bước để chuẩn bị và tiến hành các cuộc họp hiệu quả, còn được gọi là năm P, là: mục đích, kế hoạch, người tham gia, sự tham gia và quan điểm, lưu ý David Whetten và Kim Cameron trong cuốn sách Kỹ năng quản lý phát triển. cuộc họp. Kế hoạch là quá trình hành động trong cuộc họp. Những người tham gia bao gồm những người tham dự và người hướng dẫn. Sự tham gia là cần thiết từ những người tham dự và các hướng dẫn viên. Quan điểm là mục tiêu mà cuộc họp nhằm đạt được và tóm tắt các thỏa thuận có được từ cuộc họp.
Công cụ
Trò chơi là một trong những công cụ hiệu quả nhất được sử dụng để tiến hành các cuộc họp thành công. Các trò chơi nhanh, rẻ tiền, dễ thích nghi, ít rủi ro và có sự tham gia được khuyến khích. Brainstorming là một công cụ khác được sử dụng để thu thập thông tin và giải thích một vấn đề hoặc tình huống. Các công cụ khác cho các cuộc họp hiệu quả bao gồm bảng câu hỏi, khảo sát, phỏng vấn và bảng tính.
Đặc điểm
Các cuộc họp hiệu quả là giàu trí tưởng tượng, có sự tham gia, sáng tạo và hấp dẫn. Họ bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Ai đó được chỉ định để theo dõi biên bản và chương trình nghị sự. Thời gian nghỉ theo lịch trình xảy ra tại thời điểm được chỉ định. Các cuộc thảo luận tích cực và tích cực được khuyến khích. Những người tham gia được phép đánh giá cuộc họp. Các cuộc họp hiệu quả kết thúc trên một lưu ý thân thiện với người điều phối đảm bảo sự hài hòa tồn tại giữa những người tham gia.
Tần suất và thời lượng
Peter Honey viết trong cuốn sách Cải thiện kỹ năng con người của bạn. Các cuộc họp hiệu quả được tiến hành lý tưởng tối đa một lần một tuần, thường là cho cùng những người tham gia. Các cuộc họp thành công nhất sẽ kết thúc sau một giờ và thường không kéo dài đến hai giờ.
Ý nghĩa
Các cuộc họp được quản lý kém có tác động tiêu cực đến tinh thần nhân viên, khiến một số người trở nên hoài nghi và bi quan, trong khi những người khác trở nên thờ ơ và thiếu tập trung. Các cuộc họp không hiệu quả, ghi chú Barbara J. Streibel trong cuốn sách Hướng dẫn về các cuộc họp hiệu quả, Người quản lý chi phí hàng tỷ đô la mỗi năm trong các cơ hội bị mất và mất thời gian. Họ làm hỏng hình ảnh của một tổ chức, làm nổi bật việc quản lý không hiệu quả và giảm năng suất. Các cuộc họp hiệu quả bảo tồn hai tài nguyên quý giá nhất của công ty: thời gian và tài năng. Các cuộc họp hợp tác và hiệu quả cung cấp năng lượng cho nhân viên.
