Một cuộc khảo sát về biên chế toàn cầu năm 2013 được thực hiện bởi Ernst and Young cho thấy 12% số người được hỏi đã thuê ngoài biên chế của họ cho một nhà cung cấp duy nhất. Khoảng 28 phần trăm đã sử dụng một hệ thống bảng lương nội bộ đầy đủ và 60 phần trăm áp dụng mô hình lai, chỉ thuê ngoài các khía cạnh cụ thể trong bảng lương của họ và hoàn thành phần còn lại trong nhà. Một dịch vụ trả lương có thể là một doanh nghiệp có lợi nhuận nếu bạn thực hiện đúng phương pháp.
Mô hình kinh doanh
Một số công ty tiền lương chỉ cung cấp dịch vụ cho các loại khách hàng cụ thể, trong khi những công ty khác phục vụ cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. Hãy nhìn thực tế vào trình độ và nguồn lực của bạn, sau đó quyết định mô hình kinh doanh tiền lương của bạn. Ví dụ: bạn có thể nhắm mục tiêu nhà hàng, công ty xây dựng hoặc văn phòng nhỏ. Nếu bạn muốn phục vụ các công ty lớn hơn như những công ty có hơn 1.000 nhân viên, bạn có thể phải thực hiện các nhiệm vụ phức tạp, bao gồm đa quốc gia, nhiều ngày trả lương, trang trí lương và xử lý lợi ích. Một công ty nhỏ hơn có nhiều khả năng có một ngày trả lương, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hai tuần một lần, và tất cả nhân viên của công ty ở một tiểu bang. Trừ khi bạn đã phục vụ một công ty lớn trước đây và có sự hỗ trợ hành chính phù hợp, bạn sẽ khó gặp được những khách hàng như vậy. Vì bạn chỉ mới bắt đầu, nên có thể tốt nhất là nhắm mục tiêu đến các khách hàng nhỏ hơn.
Chiến lược chọn khách hàng
Bằng cách chọn cẩn thận khách hàng của bạn, bạn có thể tránh được những khách hàng khó tính và không tương thích. Donv bị cám dỗ chấp nhận mọi khách hàng tiềm năng đến với bạn chỉ đơn giản vì bạn chỉ mới bắt đầu. Đánh giá khách hàng tiềm năng kỹ lưỡng và chú ý đến các dấu hiệu cảnh báo. Ví dụ: chỉ chấp nhận khách hàng có địa chỉ doanh nghiệp có thể kiểm chứng và thận trọng với khách hàng mới yêu cầu gửi tiền trực tiếp vào ngày hôm sau. Trong trường hợp sau, khách hàng sẽ gửi cho bạn tiền lương trước khi bạn thực hiện giao dịch tiền gửi trực tiếp. Cố gắng hạ cánh khách hàng với bảng lương ổn định thay vì khách hàng một lần.
Cấu trúc dịch vụ và giá cả
Tạo một danh sách giá cả và dịch vụ có cấu trúc cho các mục đích tiếp thị và thông tin. Các dịch vụ có thể bao gồm tiền gửi trực tiếp, séc trực tiếp, các khoản khấu trừ tiền lương, trang trí lương, theo dõi thời gian nghỉ, đóng góp của chủ lao động, báo cáo và nhắc nhở tiền lương, tự phục vụ của nhân viên và truy cập di động. Nghiên cứu những gì đối thủ của bạn đang tính phí và làm cho bảng giá của bạn cạnh tranh. Ví dụ: bạn có thể cung cấp xử lý tiền lương, tiền gửi trực tiếp, quyền truy cập trực tuyến của chủ nhân và nhân viên và nộp thuế tiêu chuẩn cho một khoản phí hàng tháng. Các dịch vụ bổ sung, như xử lý W-2 và phát hành tiền lương khẩn cấp, sẽ phải chịu các chi phí riêng. Kiểm tra tần suất trả lương của khách hàng, số lượng nhân viên và mức độ phức tạp của bảng lương khi thiết lập giá. Xem xét cung cấp các ưu đãi, chẳng hạn như dùng thử miễn phí và giảm giá. Đầu tư vào phần mềm biên chế hỗ trợ dịch vụ của bạn.
Cân nhắc pháp lý
Khi bạn có được khách hàng mới, chi tiết của từng hợp đồng nên được cụ thể cho khách hàng. Ví dụ, hợp đồng sẽ cho biết mức độ thường xuyên bạn sẽ chạy bảng lương, các dịch vụ bạn sẽ cung cấp, mọi nhiệm vụ khách hàng sẽ tự chịu trách nhiệm, các chi phí liên quan và cách xử lý lỗi bảng lương. Ví dụ: Dịch vụ doanh thu nội bộ cho rằng người sử dụng lao động chịu trách nhiệm về các lỗi thuế biên chế mà bên thứ ba mắc phải, nhưng một số tiểu bang buộc nhà cung cấp dịch vụ trả lương phải chịu trách nhiệm. Nếu có thể, hãy đăng ký kinh doanh với cơ quan chính quyền tiểu bang hoặc địa phương và lấy số nhận dạng chủ nhân từ Dịch vụ Doanh thu Nội bộ. Ví dụ: ở Arizona, bạn không đáp ứng định nghĩa của một công ty dịch vụ trả lương nếu khách hàng của bạn trả tiền và tự nộp thuế.
