Thủ tục văn phòng rất quan trọng nếu bạn muốn vận hành mọi thứ suôn sẻ trong môi trường chuyên nghiệp, cho dù đó là một công ty hợp pháp, văn phòng bác sĩ hay cơ sở chính phủ. Điều quan trọng là có một quy trình bằng văn bản hiển thị Mỗi văn phòng nên có một bộ quy trình bằng văn bản được phát triển bởi người giám sát và người quản lý văn phòng có thể nhìn thấy trong văn phòng.
Thủ tục văn phòng nào nên quy định
Giờ làm việc nên là điều đầu tiên được đề cập, và tất cả nhân viên nên có mặt đúng giờ và chuẩn bị cho cả ngày. Nếu một khách hàng đến văn phòng và không có ai ở đó thì có khả năng có một cái nhìn tiêu cực về doanh nghiệp và có thể không bao giờ quay trở lại. Ngoài ra, văn phòng nên gọn gàng, sạch sẽ và được cung cấp tốt. Hãy chắc chắn rằng một danh sách đăng ký và bút có sẵn cho khách hàng đăng nhập, và nếu có thể, hãy pha cà phê và nước. Ấn tượng đầu tiên là tất cả mọi thứ trong một doanh nghiệp thành công. Ngoài ra, mọi khách hàng nên được đối xử tôn trọng và chuyên nghiệp, cho dù họ đang ở trong văn phòng hay trên điện thoại. Nếu có cuộc gọi đến cho người giám sát, nhân viên sẽ nhận được tất cả thông tin trước khi kết nối họ với người gọi, bao gồm tên, bản chất của cuộc gọi và số điện thoại trong trường hợp mất kết nối. Nếu cuộc gọi là một cuộc hẹn, họ nên tìm hiểu bản chất của chuyến thăm và cho họ biết những gì có sẵn, đảm bảo nhận được số điện thoại trong trường hợp hủy. Họ phải luôn luôn lặp lại những gì được nói để không có sự nhầm lẫn.
Cơ quan
Sắp xếp và duy trì một máy trạm để có năng suất tối đa, đảm bảo có giấy trong máy photocopy, máy tính hoạt động, thư được phân phối và thư được gửi. Nếu công việc của bạn liên quan đến việc thiết lập sắp xếp du lịch, hãy chắc chắn biết người giám sát của bạn muốn ở lại và ghi lại thời gian bay và thông tin cho thuê xe và tìm hiểu về thời tiết ở điểm đến du lịch. Luôn luôn kiểm tra với người giám sát của bạn trước khi đặt kế hoạch du lịch. Khi tất cả các đặt phòng đã hoàn tất, hãy in ra hai hành trình, một cho bạn và một cho giám sát viên của bạn và chắc chắn nhập các ngày du lịch trên lịch.
Vào cuối ngày, đi qua các cuộc hẹn với người giám sát của bạn và làm cho cô ấy biết về các cuộc hẹn theo lịch trình của cô ấy cho ngày hôm sau. Đặt máy trả lời thành thư thoại hoặc dịch vụ trả lời sau giờ làm việc. Tắt tất cả các thiết bị, sao chép máy móc, máy in và máy tính và đổ sạch bình pha cà phê và tắt máy pha cà phê. Cuối cùng, đảm bảo tất cả các cửa đều được khóa trước khi đặt báo thức.
