Giao tiếp văn phòng có thể chủ yếu được điều khiển bởi thư điện tử và tin nhắn tức thời, nhưng gần như mọi văn phòng vẫn nhận và xử lý một lượng lớn giấy tờ. Thật vậy, theo Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ, một nhân viên văn phòng trung bình xử lý khoảng 10.000 tờ giấy mỗi năm, hoặc trung bình khoảng hai pound sản phẩm giấy và bìa giấy mỗi ngày. Các thủ tục quản lý thư văn phòng tốt hơn có thể đi một chặng đường dài hướng tới việc đảm bảo một luồng thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài trôi chảy.
Chỉ định nhân viên phù hợp
Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ việc chỉ định một người để xử lý tất cả thư đến và đi để đảm bảo rằng không có gì bị mất hoặc bị đánh giá sai trên đường đến đích. Tổ chức càng lớn, càng có nhiều nhân viên được chỉ định để nhận, đối chiếu, phân phối và thu thập tất cả thư và gói của công ty. Với việc email trở thành lựa chọn phổ biến hơn để liên lạc và phân phối tài liệu chính thức, xử lý thư giấy có thể chỉ là một phần trong mô tả công việc của nhân viên, tùy thuộc vào khối lượng thư đi qua các kênh liên lạc thông thường của công ty. Đối với việc giao hàng thương mại (ví dụ: UPS, FedEx, DHL), nhân viên tiếp tân thường là người tốt nhất để nhận và ký nhận các gói hàng đến vì vị trí đắc địa của cô ấy. Tuy nhiên, thường không phải là một ý tưởng tốt để giao tất cả các nhiệm vụ quản lý thư khác cho nhân viên tiếp tân, bởi vì trách nhiệm đó thường đòi hỏi cô phải rời khỏi bàn làm việc trong thời gian dài.
Tạo biểu đồ luồng phân phối thư
Người quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm phân phối thư nên hợp tác phát triển hướng dẫn sử dụng biểu đồ dòng chảy, danh sách kiểm tra hoặc bất kỳ định dạng nào mà công ty bạn cảm thấy thoải mái nhất với tất cả các nhân viên, đặc biệt là nhân viên sẽ giám sát việc phân phối và thu thập thư, sẽ tuân theo. Cần xem xét từng bước thu thập thư: thu thập thư tại trung tâm thu thập trung tâm (hộp P.O., nhà vận chuyển thư, bưu điện công ty, nhân viên giao hàng trọn gói hoặc hộp thư thông thường); đối chiếu tại một địa điểm cụ thể trong văn phòng chỉ dành riêng cho việc phân loại thư; phân phối cho các hộp thư của bộ phận hoặc cá nhân hoặc gửi tận tay cho mỗi văn phòng; thu thập thư đi và đảm bảo rằng tất cả thư gửi đi được xử lý và đóng dấu thích hợp; và giữ cho khu vực thu thập / sắp xếp thư gọn gàng và đầy đủ.
Cung cấp vật tư cần thiết
Hãy chắc chắn rằng trạm thu thập / phân phối thư có tất cả các vật tư mà nhân viên cần để thực hiện công việc của mình. Nếu công ty của bạn đủ lớn để việc phân phối thư được thực hiện hiệu quả hơn bằng cách sử dụng một vị trí trung tâm, hãy dựng một công cụ sắp xếp thư / văn bản hoặc trình sắp xếp thư có nhiều khối cho mỗi bộ phận hoặc nhân viên và dán nhãn rõ ràng cho từng bộ phận. Các phòng ban sẽ yêu cầu các khối lớn hơn so với cá nhân, vì vậy hãy cho họ nhiều không gian.Giữ một tủ hoặc bàn chứa đầy đồ với cuộn băng và máy rút băng; vật liệu đóng gói; phong bì; trả lại nhãn ở các kích cỡ khác nhau được in sẵn với địa chỉ của công ty bạn; nhãn thư ở các kích cỡ khác nhau được in sẵn với một số điểm đến thư phổ biến nhất của công ty bạn; tem thời gian và ngày; một thang đo gói; bút mực; điểm đánh dấu; thùng lưu trữ; và một chiếc xe tải nhỏ hoặc dolly. Đừng quên bao gồm máy hủy tài liệu có kích thước công nghiệp và thùng rác tái chế. Nếu công ty của bạn chuyển qua nhiều thư hơn một người có thể cắt nhỏ hoặc tái chế, hãy xem xét ký hợp đồng với một công ty quản lý / tái chế tài liệu bên ngoài để xử lý công việc cho bạn.
Theo dõi tất cả thư đến và đi
Tạo một hệ thống quản lý thư điện tử để theo dõi tất cả thư đến và đi. Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ là bạn và trợ lý, bạn có thể bỏ qua bước này, nhưng nếu bạn giám sát một bộ phận lớn hoặc công ty có hàng tá nhân viên, hãy tạo một hệ thống sẽ theo dõi ngày mà thư đến và, nếu cần, cho ai. Điều đặc biệt quan trọng là tạo ra các hệ thống này nếu công ty của bạn nhận được nhiều tài liệu và gói hợp pháp nhạy cảm. Các mục bị mất trong các văn phòng nhỏ thường xuyên hơn bạn nghĩ; tốt nhất là tránh những tình huống bực bội này bằng cách tạo một bảng tính Excel cơ bản, ví dụ, cho biết khi nào một gói đến và khi nào được yêu cầu bởi người nhận hoặc đại diện của nó.
