Cuộc hẹn quan trọng? Sắp có ổ máu? Có thể có nhiều lý do để gửi một bản ghi nhớ kinh doanh thuyết phục. Bất kỳ bản ghi nhớ được phân phối phải được viết tốt bởi vì nó đại diện cho bạn và bộ phận của bạn. Và, tất nhiên, bạn muốn thuyết phục mọi người tham dự, đăng ký, cho hoặc bất cứ điều gì bạn yêu cầu họ làm. Thực hiện theo một số hướng dẫn khi soạn thảo bản ghi nhớ thuyết phục có thể giúp bạn có được kết quả bạn muốn.
Xác định đối tượng của bạn
Hiểu người đọc hoặc đối tượng mục tiêu. Một bản ghi nhớ cho nhóm của bạn có thể sẽ có giọng điệu khác nhau từ một bản ghi nhớ đến ban giám đốc. Mặc dù luôn chuyên nghiệp về bản chất, một số bản ghi nhớ cần phải trang trọng hơn trong lời nói. Các yếu tố khác, chẳng hạn như tuổi tác, giới tính và trình độ học vấn, cũng có thể đóng một phần trong việc viết một bản ghi nhớ thuyết phục.
Nói chủ đề của bạn
Nghe có vẻ ngớ ngẩn, bởi vì bạn đang nghĩ tất nhiên bạn biết bản ghi nhớ của bạn sẽ nói về cái gì. Nhưng, viết một chủ đề rõ ràng cho bức thư của bạn giúp bạn tập trung vào chính xác những gì bạn muốn xảy ra. Nói một cách ngắn gọn giúp bạn đi đến điểm mà không cần bình luận thêm. Nói chủ đề chỉ để bạn tham khảo trong khi viết. Bạn không công bố chủ đề của bạn cho độc giả. Ví dụ: chủ đề của bạn có thể là "hỗ trợ ổ máu vào thứ ba tới."
Phác thảo bản ghi nhớ
Ôi, đó là từ ghét từ lớp bảy đến trung học, "phác thảo." Thư giãn. Đây chỉ là một không chính thức phác thảo về người đọc là ai, bạn muốn anh ta làm gì và tại sao anh ta nên làm điều đó. Không ai sẽ thấy điều này ngoài bạn; sẽ không có nhà ngữ pháp nào treo trên vai bạn hoặc cầm bút đỏ vì bạn không phải lúc nào cũng có điểm B để đi với quan điểm của bạn A. Phác thảo này chỉ giúp bạn sắp xếp suy nghĩ của mình. Phác thảo của bạn có thể chỉ là các gạch đầu dòng theo thứ tự:
- Hỗ trợ các ổ máu vào thứ ba tới.
- Truyền máu cứu mạng.
- Tất cả các nhóm máu là cần thiết.
- Lấy hẹn.
Thêm ghi chú vào phác thảo nơi chi tiết có ý nghĩa:
- Hỗ trợ truyền máu vào thứ ba tuần sau, ngày 25 tháng 9, 8 giờ sáng - trưa
- Truyền máu cứu mạng.
- Tất cả các nhóm máu là cần thiết.
- Đặt một cuộc hẹn để bạn không phải chờ đợi. Gọi điện ____
Giữ cho nó ngắn và tập trung
Bắt đầu viết bằng phác thảo và ghi chú của bạn. Hãy nhớ rằng bản ghi nhớ là ngắn và tập trung. Mô tả ngắn gọn, nhưng chi tiết, những gì bạn muốn người đọc làm, tại sao, làm thế nào khi nào. Liệt kê những lợi ích của việc hành động. Khiến mọi người đồng ý với những gì bạn đang đề xuất và làm theo yêu cầu của bạn là mục tiêu cuối cùng của một bản ghi nhớ thuyết phục. Nhưng để thuyết phục mọi người rằng những gì bạn đang đề xuất là một ý tưởng tốt, bạn phải cung cấp cho độc giả lý do tại sao họ nên tuân thủ. Nói với mọi người những gì sẽ đạt được và đưa ra những lợi thế chính của việc làm những gì bạn yêu cầu.
Chỉnh sửa và viết lại
Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả. Trong khi ý tưởng đằng sau bản ghi nhớ là quan trọng, những điều nhỏ bé cũng được tính. Một bản ghi nhớ sẽ có sức thuyết phục hơn nếu nó được viết tốt và không có lỗi ngữ pháp và đánh máy. Người kinh doanh có kỳ vọng cao. Nếu bản ghi nhớ có sức thuyết phục nhưng có những lỗi đáng chú ý, những sai lầm này sẽ làm giảm tác động và hiệu quả của bản ghi nhớ. Sau bản nháp đầu tiên, đặt nó sang một bên và quay lại sau vài phút hoặc vài giờ, tùy thuộc vào thời gian bạn có trước khi bạn cần gửi nó. Đọc lại bản ghi nhớ và thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn nghĩ sẽ cải thiện nó.
Ví dụ: nếu bạn nghĩ rằng nó có thể sử dụng nhiều sức thuyết phục hơn, hãy thực hiện một nghiên cứu nhỏ cho các sự kiện hấp dẫn:
- Hỗ trợ truyền máu vào thứ ba tuần sau, ngày 25 tháng 9, từ 8 giờ sáng đến trưa.
- Truyền máu cứu mạng. Chỉ riêng năm ngoái, ____ máu đã được sử dụng tại bệnh viện địa phương của chúng tôi do các trường hợp khẩn cấp và truyền máu. Tất cả là nhờ người hiến máu.
- Tất cả các nhóm máu là cần thiết.
- Gọi ____ để đặt lịch hẹn để bạn không phải chờ đợi.
Yêu cầu phản hồi đầu tiên
Trước khi bạn gửi bản ghi nhớ, hãy nhận phản hồi từ người khác. Hỏi một vài người có ý kiến mà bạn đánh giá cao để đọc nó trước khi gửi đi. Hỏi xem họ có bị thuyết phục hành động không và nếu không, tại sao. Lắng nghe bất kỳ đề xuất nào và cố gắng kết hợp bất kỳ ý tưởng hữu ích nào vào bản ghi nhớ. Một bản ghi nhớ thuyết phục thường mất một vài bản nháp trước khi nó đủ tốt để được phân phối.
