Nếu có một điều mà các nhân viên có xu hướng thích ít hơn các cuộc họp, thì đó là khi thời gian của một cuộc họp đã thay đổi, buộc họ phải thay đổi lịch trình của mình cho phù hợp. Tuy nhiên, điều tồi tệ hơn nhiều đối với nhân viên của bạn là không hiểu biết. Giữ nhân viên của bạn trong vòng lặp bằng cách viết một bản ghi nhớ cảnh báo họ về sự thay đổi. Họ có thể không thích tin nhắn, nhưng họ sẽ đánh giá cao rằng bản ghi nhớ của bạn - giống như tất cả các hình thức giao tiếp nội bộ tốt nhất - là ngắn gọn và chính xác.
Viết tiêu đề thông tin của bản ghi nhớ của bạn. Xả sang trái và trên bốn dòng riêng biệt, viết "Ngày," "Đến", "Từ" và "Chủ đề". Mỗi nên được theo sau bởi một dấu hai chấm. Sau "Từ:" viết tên và tiêu đề của bạn.
Viết không quá ba đoạn văn đơn về sự thay đổi thời gian họp, khoảng cách gấp đôi giữa các đoạn văn. Trong đoạn đầu tiên, hãy chỉ ra thời gian trước đây và thời gian sắp xếp lại của cuộc họp. Cho biết địa điểm của cuộc họp đã thay đổi hoặc giữ nguyên.
Giải thích lý do của sự thay đổi thời gian theo hướng tích cực. Nhân viên có thể đặt câu hỏi tại sao thời gian của cuộc họp đã thay đổi, nhưng có khả năng gây nguy hiểm cho thông tin tổ chức bí mật. Giải quyết vấn đề một cách tích cực bằng cách nói, Thời gian họp đã thay đổi để phù hợp hơn với nhu cầu và lịch trình của mọi người có sự hiện diện được yêu cầu tại cuộc họp.
Viết một đoạn thứ ba lạc quan. Ví dụ, cảm ơn bạn trước vì sự hợp tác của bạn trong việc hỗ trợ thay đổi lịch trình này. Tôi mong được gặp bạn tại (thời gian và địa điểm của cuộc họp).
Viết tên viết tắt của bạn sau tên của bạn để thêm sự hiện diện và độ tin cậy. Bạn không phải ký vào phần dưới của bản ghi nhớ vì tên của bạn được in ở trên cùng, trong tiêu đề.
Đọc và chỉnh sửa bản ghi nhớ của bạn trước khi bạn phổ biến nó. Không bao giờ để nhân viên bắt lỗi trong bất kỳ tài liệu giao tiếp nào của bạn.
Phổ biến các bản ghi nhớ đúng cách và tiếp xúc tốt nhất. Hãy nhớ rằng bạn không muốn nhân viên vắng mặt quay trở lại với dòng văn phòng huyền thoại, tôi đoán tôi đã không nhận được bản ghi nhớ. Các bản ghi nhớ trên toàn công ty thường được đăng trong phòng ăn trưa và phòng nghỉ. Để thêm bảo hiểm,, hãy tạo một bản ghi nhớ cho mỗi nhân viên và đặt nó vào hộp thư của anh ta hoặc trên bàn của anh ta.
