Mặc dù tất cả các cuộc họp không phải tuân thủ nghiêm ngặt "Quy tắc đặt hàng của Robert", nhưng chúng cần phải được lên kế hoạch trước và tuân theo một chương trình nghị sự. Một trong những điều tồi tệ nhất có thể xảy ra trong một cuộc họp là khi nhà lãnh đạo mất quyền kiểm soát những người tham gia và các cuộc thảo luận diễn ra theo nhiều hướng. Trong những trường hợp như vậy, ít hoặc không có gì được thực hiện, và cuộc họp kết thúc hoàn toàn lãng phí thời gian và một dấu ấn chống lại người triệu tập.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình nghị sự
-
Tờ giấy
-
Bút chì
-
Vật liệu và thiết bị nghe nhìn
Lập kế hoạch một chương trình nghị sự cụ thể, ngay cả khi chỉ có một mục sẽ được bảo hiểm. Đưa ra cảnh báo rộng rãi cho bất cứ ai muốn báo cáo. Chương trình nghị sự giải thích cho mọi người lý do tại sao cuộc họp được tổ chức và mục đích cuối cùng. Chương trình nghị sự cũng nên có khung thời gian, vì vậy những người tham dự biết cách lên kế hoạch cho phần còn lại của ngày.
Cung cấp cho các tiếp viên một bản sao các tài liệu sẽ được thảo luận vài ngày trước cuộc họp. Yêu cầu họ chuẩn bị để nói về báo cáo và đi vào với những suy nghĩ và bình luận của họ. Bạn không muốn bất cứ ai đọc bài báo trong khi những người khác đang thảo luận về nó.
Mở rộng sự đánh giá cao cho mỗi người đóng góp cho cuộc họp. Cố gắng để có được đầu vào từ mỗi người có mặt và cảm ơn từng người đã tham gia với một nhận xét cá nhân.
Gửi cho mỗi tiếp viên một lưu ý tiếp theo với những điểm chính được thực hiện trong suốt cuộc họp. Nếu đó là một cuộc họp chính thức với các ghi chú được thực hiện, mỗi người nên có những điều này để xem xét trước khi nhóm tiếp theo gặp nhau.
Lời khuyên
-
Đừng để một người đến muộn trong mỗi cuộc họp. Đến trễ một hoặc hai lần là được, nhưng mỗi lần đều thể hiện sự thiếu tôn trọng hoàn toàn.
Cảnh báo
Nếu có vẻ như cuộc họp sẽ diễn ra hơn mười phút sau khi được ghi chú trong chương trình nghị sự, hãy bỏ phiếu về việc tiếp tục hay gặp lại.
