Viết một hóa đơn trong nhiều giờ làm việc, hoặc một dịch vụ cụ thể được cung cấp cho một doanh nghiệp hoặc cá nhân khác, đòi hỏi một cách tiếp cận hơi khác so với cách sử dụng để bán một sản phẩm hữu hình. Thay vì thu thập giá bán lẻ hoặc bán buôn đã thiết lập, bạn đang thanh toán theo giờ làm việc theo tỷ lệ đã thỏa thuận hoặc một dịch vụ cụ thể được thực hiện với giá thỏa thuận. Hóa đơn cho các dịch vụ được thực hiện đòi hỏi phải chú ý đến chi tiết.
Giao tiếp với khách hàng của bạn khi nào và cách bạn sẽ gửi hóa đơn cho họ cho công việc của bạn. Nếu bạn lập hóa đơn trả trước một phần trước khi bắt đầu dự án, bạn cần thông báo cho khách hàng của mình. Nếu bạn lập hóa đơn công việc đang tiến hành thay vì chờ đợi cho đến khi hoàn thành hợp đồng, hãy chắc chắn rằng khách hàng của bạn đã đồng ý. Nhiều doanh nghiệp nhỏ xuất hóa đơn điện tử. Hãy để khách hàng của bạn biết rằng họ sẽ nhận được hóa đơn qua email để họ không vô tình xóa chúng.
Giữ hồ sơ tốt. Lập hồ sơ về ngày và giờ làm việc và bản chất của các dịch vụ được thực hiện. Xem lại thỏa thuận dự án hoặc hợp đồng dịch vụ của bạn để làm mới bộ nhớ của bạn về các điều khoản cụ thể. Xác nhận tên và địa chỉ. Bao gồm số tham chiếu thanh toán của khách hàng, nếu có.Bao gồm số tham chiếu tệp của riêng bạn, nếu có.
Sử dụng một định dạng đơn giản. Điều này làm cho quá trình lập hóa đơn hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể sử dụng chương trình phần mềm để chuẩn hóa định dạng hóa đơn của mình. Hóa đơn của bạn nên bao gồm các trường cho số tham chiếu hóa đơn, ngày thanh toán, tên và địa chỉ doanh nghiệp và tên của nhân viên hợp đồng mà hóa đơn được gửi. Để lại không gian rộng rãi để chia thành các mục dịch vụ được cung cấp cùng với mã sản phẩm hoặc dự án hiện hành.
Chỉ định số lượng hóa đơn. Giờ có thể là giờ thực tế của dịch vụ bạn cung cấp theo tỷ lệ hàng giờ theo thỏa thuận hoặc các dịch vụ cụ thể bạn đã cung cấp cho số tiền trên hóa đơn. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một hiên nhà, bạn có thể đã lên kế hoạch, chọn gỗ và đặt nền móng cho khung trong một thời hạn thanh toán. Bạn có thể liệt kê các hoạt động và chỉ định một lượng hóa đơn một lần. Hoặc, bạn có thể liệt kê riêng từng hoạt động, cho biết số giờ làm việc cho từng hoạt động và sau đó tính toán số tiền hóa đơn bằng cách nhân số giờ làm việc và tỷ lệ hàng giờ.
Bao gồm các tài liệu hỗ trợ khi thích hợp. Ví dụ: nếu bạn phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc sao chép dịch vụ để hoàn thành các nhiệm vụ, hãy đính kèm các bản sao biên lai.
