Các tổ chức và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể được hưởng lợi từ hệ thống nhật ký điện thoại để theo dõi các cuộc gọi điện thoại và thông tin liên lạc quan trọng. Ví dụ, các chuyên gia như luật sư và kế toán dựa vào nhật ký điện thoại để lưu hồ sơ của khách hàng và ghi lại số lượng thời gian có thể tính hóa đơn dành cho mỗi người.
Phương pháp nhật ký điện thoại cơ bản
Sử dụng nhật ký điện thoại để theo dõi các cuộc gọi điện thoại trong và ngoài nước. Ghi dữ liệu về khách hàng, chẳng hạn như số điện thoại kinh doanh và điện thoại di động, email và thông tin trang web. Đối với nhật ký điện thoại truyền thống, giữ an toàn cho dữ liệu bằng cách đặt dữ liệu ở nơi an toàn ngoài tầm với của công chúng khi không được sử dụng. Trên hệ thống điện tử, giữ an toàn cho tin nhắn bằng cách hạn chế tiếp xúc với dữ liệu và cài đặt mật khẩu. Nếu văn phòng có nhân viên tiếp tân, hãy tích hợp nhật ký điện thoại với cô ấy để các cuộc gọi được trả lại kịp thời và hiệu quả. Cấp cho cô quyền truy cập vào hộp thư đến của người dùng để họ có thể dễ dàng kiểm tra tin nhắn.
Khả năng nâng cao
Sắp xếp để truy cập từ xa và chuyển tiếp nhật ký điện thoại từ điện thoại di động hoặc máy tính của bạn. Tích hợp tin nhắn văn bản và email vào hệ thống nhật ký điện thoại để linh hoạt hơn. Sắp xếp tin nhắn điện thoại vào các thư mục cá nhân để dễ dàng truy cập. Thiết lập thư mục công cộng nếu bạn muốn chia sẻ dữ liệu với phần còn lại của văn phòng. Thiết lập thông báo để bạn nhận được tin nhắn ngay khi chúng đến. Thực hiện các cuộc gọi không khẩn cấp trong một thư mục để quản lý thời gian tốt nhất. Thiết lập một hệ thống để trả lại tất cả các cuộc gọi điện thoại trong một khoảng thời gian hợp lý và thiết lập lời nhắc để không có cuộc gọi quan trọng nào bị lãng quên. Để có một hệ thống sao lưu hiệu quả, hãy sắp xếp để các nhóm phân phối nhận thông báo.
Nhật ký điện thoại truyền thống
Sử dụng hệ thống nhật ký điện thoại truyền thống bằng cách ghi lại thông tin trên một bảng được thiết kế để theo dõi người gọi và thông tin của họ. Một số bảng nhật ký điện thoại đi kèm với carbon để tự động tạo một bản ghi trùng lặp để lưu trữ. Trước thời đại điện tử, giám đốc điều hành, nhân viên văn phòng và cá nhân đã theo dõi các cuộc gọi điện thoại bằng cách viết tên, số và thông tin khác trên từng mảnh giấy hoặc miếng lót được thiết kế cho mục đích này.
MyWorkTools
Cân nhắc sử dụng MyWorkTools, cung cấp tài liệu mẫu Word làm nhật ký điện thoại cho các cuộc gọi trong và ngoài nước. Công cụ này có thể được sử dụng như một hệ thống đo lường năng suất và quản lý thời gian theo dõi ngày và giờ của mỗi cuộc gọi điện thoại, số được gọi và thời lượng của cuộc gọi, cũng như mục đích của cuộc gọi. Công cụ này có thể tiết kiệm thời gian vì nó giúp loại bỏ nhu cầu dành trung bình từ hai giờ trở lên để tạo nhật ký điện thoại tương tự theo cách thủ công.
Hệ thống điện thoại PhonePad
Tải xuống bản dùng thử miễn phí của hệ thống PhonePad, sử dụng ứng dụng Windows để lưu trữ tất cả thông tin cuộc gọi điện thoại trong một hộp thư đến. Các biểu tượng màu và mã hóa cung cấp nhận dạng trạng thái tin nhắn tức thời và các tin nhắn được sắp xếp để cho biết chúng mới, đọc hay cần theo dõi. PhonePad trông giống như các tin nhắn trên giấy cho giao diện người dùng trực quan. Các tin nhắn được hỗ trợ bởi định dạng văn bản trong các phông chữ, màu sắc, kiểu dáng và kích cỡ khác nhau. Nhiều tin nhắn có thể được mở đồng thời và tin nhắn văn bản cũng được hỗ trợ. Sổ địa chỉ tích hợp lưu trữ dữ liệu người gọi trước đó.
Nhật ký điện thoại di động hoặc điện thoại di động
Sử dụng nhật ký điện thoại được thiết kế cho máy PDA hoặc điện thoại di động của bạn, chẳng hạn như PhoneLog 2.0, cho thiết bị điện thoại di động PalmPilot. PhoneLog theo dõi tất cả các tin nhắn điện thoại nhận được và để lại cho người khác. Ngoài ra, một danh sách có thể dễ dàng được tạo ra có thể được truy cập nhanh chóng cho các cuộc gọi trở lại. PhoneLog cung cấp một bản ghi đầy đủ các cuộc hội thoại. Hệ thống cũng có thể tùy chỉnh và có thể dễ dàng tích hợp.
