Dịch vụ cộng đồng là công việc cao quý - nhưng nó thường không xảy ra nếu không có những công việc đáng kể diễn ra sau hậu trường. Tổ chức một sự kiện phục vụ cộng đồng là một nỗ lực đa diện và trách nhiệm của chủ tọa là phải tham dự đến từng chi tiết. Lập kế hoạch trước là rất quan trọng, liên quan đến tất cả mọi thứ, từ thiết lập mục tiêu đến nhiệm vụ ủy thác. Nếu bạn giải quyết một danh sách các thành phần trước thời hạn, bạn sẽ tăng khả năng sự kiện của bạn sẽ thành công.
Chọn một nguyên nhân. Nhiều loại dự án nằm trong lĩnh vực dịch vụ cộng đồng. Một số ý tưởng bao gồm các dự án để thúc đẩy môi trường, thúc đẩy sự an toàn, chống tội phạm hoặc giúp đỡ người vô gia cư.
Xem xét lý do chính tại sao dự án là cần thiết. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho sự kiện thay mặt cho một tổ chức, hãy tính đến việc sự kiện đó có nằm trong tinh thần của nhiệm vụ tổ chức hay không.
Mục tiêu đề ra. Xác định các mục tiêu cụ thể của dự án và đảm bảo chúng có thể đo lường được. Các mục tiêu có thể đo lường sẽ giúp bạn đánh giá sự kiện sau khi nó kết thúc.
Thiết kế sự kiện. Chọn ngày, thời gian và địa điểm. Sau đó xem xét những gì nó sẽ mất - chẳng hạn như một diễn giả thú vị, thực phẩm hoặc một hoạt động độc đáo - để mọi người xem xét sự kiện vui vẻ và đáng giá.
Phác thảo nhu cầu nhân sự. Chi tiết nhiệm vụ cụ thể và ai sẽ thực hiện những nhiệm vụ đó. Tuyển dụng tình nguyện viên để điền vào các vị trí này.
Liệt kê các nguồn lực, vật liệu và vật tư cần thiết. Đối với mục đích lập ngân sách, lưu ý xem mỗi mục sẽ được tặng hoặc mua. Nếu tặng, ghi lại giá trị hiện vật.
Thông qua giao tiếp bằng văn bản hoặc thuyết trình cá nhân, mời các đối tác tiềm năng - chẳng hạn như các nhà tài trợ sự kiện có thể - tham gia vào sự kiện. Chia sẻ một câu chuyện hấp dẫn về cách dự án của bạn sẽ tác động tích cực đến cộng đồng. Sau đó giải thích cho họ những gì họ có thể làm để giúp đỡ.
Hoàn thành một ngân sách đề xuất cho thấy tất cả thu nhập và chi phí dự kiến. Kết hợp tất cả các tài nguyên, vật liệu và vật tư từ danh sách của bạn vào ngân sách chi phí. Hãy chắc chắn rằng giá trị của các mặt hàng được tặng được phản ánh trong ngân sách.
Quảng bá sự kiện. Truyền đạt sự kiện thông qua tất cả các phương tiện khả thi, chẳng hạn như phát hành tin tức, thư trực tiếp, thư mời cá nhân, áp phích, thông báo trang web và thông qua các phương tiện truyền thông xã hội khác nhau. Truyền miệng đơn giản cũng có hiệu quả cao để nói ra. Hãy chắc chắn để quảng bá sự kiện này đến các trường trong khu vực (nếu phù hợp) vì nhiều học sinh được yêu cầu thực hiện giờ phục vụ cộng đồng và có thể sẵn sàng tham gia.
Đưa ra một kế hoạch thay thế trong trường hợp có sự cố xảy ra - không bao giờ đau đớn khi có Kế hoạch B. Mô tả các vấn đề tiềm ẩn (như thời tiết xấu) có thể cản trở việc hoàn thành dự án thành công. Sau đó hình thành giải pháp cho những vấn đề này (chẳng hạn như di chuyển sự kiện bên trong).
Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể. Liệt kê các bước cụ thể để đưa dự án hoàn thành thành công. Hiển thị ngày theo kế hoạch cho từng bước. Chia ra các bước cho ngày diễn ra sự kiện vào một danh sách riêng, vì đây có thể là danh sách chi tiết nhất và được tham khảo nhiều nhất trong suốt sự kiện.
