Thư kinh doanh chính thức yêu cầu một giao thức cụ thể bất kể ý định của bức thư là gì. Trong hầu hết các trường hợp, một lá thư kinh doanh nên ngắn gọn và ngắn gọn, thường phù hợp với một trang. Mặc dù bạn nên sử dụng một phong cách viết rõ ràng, trang trọng, có một số trường hợp sử dụng chữ viết tắt là phù hợp để tiết kiệm cả không gian và thời gian.
Tiền tố và danh dự
Cả hai tiền tố và kính ngữ dự kiến sẽ được viết tắt trong lời chào và những nơi khác trong thư. Ví dụ: một lá thư kinh doanh sẽ bắt đầu bằng "Kính gửi ông Johns" chứ không phải "Kính gửi ông John". Số nhiều của tất cả các tiền tố và kính ngữ cũng được viết tắt, chẳng hạn như "Messrs" cho nhiều người nhận nam và "Mses" cho nhiều người nhận nữ.
Tên công ty
Cả tiêu đề thư và "địa chỉ bên trong" sẽ có tên công ty - tên của người gửi và của người nhận. Có thể không thích hợp để viết tắt bất kỳ phần nào của tên công ty trừ khi tên công ty được đăng ký bằng chữ viết tắt. Ví dụ: nếu công ty được đăng ký là "Motts, Inc.", bạn có thể sử dụng "Inc." trong địa chỉ bên trong mà không đánh vần "Incorporated." Tương tự, không thay thế "&" cho "và" trừ khi nó là một phần của tên công ty.
Địa chỉ
Không giống như mặt trước của một phong bì, trạng thái nên được đánh vần khi nó là một phần của tiêu đề thư, tiêu đề hoặc địa chỉ bên trong của bạn. Ví dụ: nếu công ty của người nhận ở Seattle, địa chỉ bên trong sẽ ghi "Seattle, Washington 98101."
Chữ viết tắt thường được sử dụng
Một phần tái bút, là một tuyên bố bổ sung sau khi kết thúc một bức thư, luôn được thể hiện bằng chữ viết tắt "P.S." Nếu bạn đang bao gồm các tài liệu bổ sung cùng với thư của bạn, bạn có thể chấp nhận chúng bằng cách viết "Bao vây", theo sau là số lượng tài liệu hoặc viết tắt là "Enc." dưới chữ ký của bạn. RSVP là tên viết tắt chấp nhận được khi bạn yêu cầu người nhận trả lời thư của bạn.
Chủ đề và đánh máy
Chủ đề của một lá thư kinh doanh có thể được chỉ định bên dưới ngày với chữ viết tắt "Re" cho "Liên quan", theo sau là một tuyên bố ngắn của chủ đề. Nếu một chữ cái được ký thay cho người khác, chữ viết tắt "p.p." có thể được sử dụng. Ví dụ: nếu một thư ký viết thư thay mặt cho chủ nhân của mình, người đánh máy có thể ký tên và kèm theo chữ ký của cô ấy với "p.p." và thêm tên nhân viên của cô ấy bên dưới. "P.p." là viết tắt của cụm từ Latin "per Procurationem." Chữ viết tắt "cc" theo cách truyền thống là "bản sao carbon", nhưng cũng có thể có nghĩa là "bản sao lịch sự". Trong cả hai trường hợp, nó cho thấy nhiều bản sao của một bức thư đã được gửi đi và gọi tên những người mà những bản sao đó đã được gửi.
