Cách viết thư giới thiệu doanh nghiệp của bạn

Khi doanh nghiệp của bạn là đứa trẻ mới trong khối, bạn không thể để nó có cơ hội hoặc công khai truyền miệng rằng khách hàng, nhà cung cấp và báo chí sẽ bắt đầu đánh một con đường đến cửa của bạn. Cho dù thư giới thiệu của bạn được gửi bởi người đưa thư hay qua Internet, giọng điệu của nó phải là sự cân bằng giữa khả năng tiếp cận ấm áp và tính chuyên nghiệp tuyệt vời sẽ khiến độc giả của bạn muốn theo đuổi kết nối trực tiếp và tìm hiểu thêm về những gì bạn làm.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Tiêu đề thư chuyên nghiệp
Phong bì
Máy in

Nghiên cứu đối tượng mục tiêu của bạn và cách tiếp cận hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất, theo Kenneth Roman và Joel Raphaelson, tác giả của "Viết điều đó hiệu quả; Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh". Bạn càng biết nhiều về giáo dục, thu nhập, lối sống và thói quen mua sắm cốt lõi của mình, bạn càng có thể điều chỉnh chính xác văn bản và đồ họa sẽ cộng hưởng. Hãy nhớ rằng phương thức và thời gian giao hàng của bạn được xác định dựa trên việc bạn có thông báo cho họ về một sự kiện cụ thể theo ngày như khai trương hay tư vấn cho họ về các sản phẩm và dịch vụ thú vị mà họ có thể cần trong tương lai. Trong trường hợp sau này, một bức thư khó có thể có thời hạn sử dụng dài hơn thư điện tử.

Nắm bắt nghệ thuật của "bài phát biểu thang máy", gợi ý Lena Claxton và Alison Woo, tác giả của "Cách nói: Tiếp thị với phương tiện mới: Hướng dẫn thúc đẩy doanh nghiệp nhỏ của bạn sử dụng trang web, tạp chí điện tử, blog và podcast." Nếu bạn gặp trực tiếp một khách hàng mới, điều này đề cập đến lượng thời gian bạn cần để thuyết phục họ trong quá trình đi thang máy. Hãy xem xét rằng hầu hết mọi người dành thời gian ngắn đó để đọc một lá thư tiếp thị và xác định xem nội dung có phù hợp với cuộc sống của họ hay không. Lập một danh sách ba điều quan trọng nhất mà bạn muốn người đọc đi cùng với thư của bạn trước khi bạn bắt đầu soạn nó. Theo Roman và Raphaelson, điều quan trọng là phải tập trung chặt chẽ và tránh quá tải thông tin. Nếu bạn cố gắng cung cấp cho độc giả của bạn nhiều hơn ba yếu tố cần nhớ, họ có thể sẽ không nhớ được ai trong số họ.

Bắt đầu thư của bạn với một cái móc mạnh mẽ để thu hút sự chú ý của độc giả. Thư giới thiệu thành công thường mở ra với một câu hỏi, một thống kê đáng ngạc nhiên hoặc một giai thoại ngắn khuyến khích người nhận đọc thêm. Ví dụ:

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể làm hài lòng tất cả mọi người trong danh sách kỳ nghỉ của mình với tổng chi phí dưới 100 đô la?

Hai mươi tám phần trăm chủ doanh nghiệp nhỏ như bạn đã bị đánh cắp danh tính và thậm chí không biết điều đó.

Khi tôi 9 tuổi, chúng tôi sống trên một cửa hàng phô mai và tôi nghĩ đó sẽ là công việc tuyệt vời nhất trên thế giới để sở hữu nó. Hai mươi năm sau, tôi có thể vui vẻ xác nhận rằng nó thực sự là như vậy. Chỉ với một lần ghé thăm Cheese, tôi nghĩ bạn cũng sẽ mỉm cười.

Chiếu một giai điệu trong thư từ của bạn là phù hợp và phù hợp với bản chất của doanh nghiệp. Những gì khách hàng của bạn đọc trên báo in phải là những gì họ cũng có thể mong đợi từ bạn và nhân viên của bạn. Kết hợp các gạch đầu dòng để thu hút sự chú ý đến các điểm quan tâm cụ thể về bạn và công ty của bạn. Làm nổi bật những gì khác biệt doanh nghiệp của bạn với đối thủ cạnh tranh về các sản phẩm độc đáo, chi phí thấp hơn, tính năng an toàn, dễ sử dụng, đảm bảo và các thành phần tiết kiệm thời gian. Tự tin dự án và tạo ra lời kêu gọi hành động như tham dự một ngôi nhà mở, thiết lập một cuộc hẹn, đổi phiếu giảm giá hoặc điền vào một bảng câu hỏi ngắn.

Tranh thủ một người không quen thuộc với doanh nghiệp của bạn để xem xét thư của bạn về tính dễ đọc, tổ chức và nội dung của nó. Đọc kỹ tài liệu của bạn để đảm bảo rằng nó không có lỗi và thông tin liên lạc của bạn đã hoàn tất.

Lời khuyên

Jan Norman, tác giả của "Điều mà không ai từng nói với bạn về việc bắt đầu kinh doanh của riêng bạn: Lời khuyên khởi nghiệp ngoài đời thực từ 101 doanh nhân thành công", khuyên bạn nên sử dụng email chọn tham gia như một cách dễ dàng để xây dựng danh sách khách hàng. Một lá thư giới thiệu doanh nghiệp của bạn không được vượt quá một trang mặc dù được phép bao gồm danh thiếp, thẻ phản hồi hoặc tài liệu quảng cáo trong cùng một thư.