Biết đối tượng của bạn là chìa khóa để viết thư để giới thiệu công ty hoặc tổ chức của bạn. Mục đích của bạn là một thực tế thiết yếu khác trong việc viết một giao tiếp kinh doanh hiệu quả truyền đạt cho người đọc mục đích và cấu trúc của tổ chức của bạn. Mục đích của một lá thư giới thiệu bao gồm từ thông báo sự xuất hiện của công ty bạn trên bản đồ cộng đồng đến một tổ chức từ thiện yêu cầu hỗ trợ tài chính và hiện vật từ các nhà tài trợ và tình nguyện viên.
Tranh thủ điều hành xếp hạng cao nhất của công ty bạn cũng như ai đó quen thuộc với các khái niệm tiếp thị hoặc một nhân viên có trách nhiệm tiếp thị cho tổ chức để tạo thư giới thiệu. Giám đốc điều hành hoặc người sáng lập của công ty bạn có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về mục đích của công ty và lý do tại sao nó được thành lập và chuyên gia tiếp thị của bạn có thể làm sáng tỏ cách thu hút cơ sở khách hàng của công ty.
Bình chọn về định dạng tốt nhất cho thư giới thiệu của bạn. Nếu tổ chức của bạn có một mạng truyền thông xã hội mạnh mẽ cũng như cơ sở khách hàng thích giao tiếp truyền thống, hãy phác thảo hai phiên bản của thư giới thiệu của bạn. Tạo một thông điệp lan truyền và một thông điệp khác phù hợp hơn cho việc phổ biến bản sao cứng.
Xây dựng đoạn đầu tiên của bạn với khán giả trong tâm trí. Khiếu nại với các nhà hảo tâm với một mở đầu như "Mỗi năm, Quỹ ABC giúp hàng ngàn phụ nữ di dời tái thiết cuộc sống của họ." Tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp trong tương lai sẽ đánh giá cao doanh nhân từ một lời giới thiệu giải thích cho sự khởi đầu khiêm tốn của tổ chức, chẳng hạn như, "Tập đoàn XYZ bắt đầu trong nhà để xe của Steve Wilson như một sở thích hai thập kỷ trước khi người Mỹ trung bình có thể mua máy tính gia đình." Sử dụng phần còn lại của đoạn đầu tiên của bạn để mô tả nguồn gốc hoặc nền tảng của tổ chức của bạn.
Dự thảo đoạn thứ hai của thư giới thiệu của bạn để giải thích những gì công ty hoặc tổ chức của bạn làm - nếu bạn đào tạo công nhân thiếu việc làm hoặc thất nghiệp, hãy mô tả các loại đào tạo công việc bạn cung cấp. Tương tự như vậy, nếu bạn bán sản phẩm cho thị trường toàn cầu, hãy mô tả nhiều quốc gia mà công ty bạn tác động thông qua việc phân phối sản phẩm của mình cho khách hàng trên toàn thế giới.
Tạo một hình ảnh về cấu trúc của tổ chức của bạn trong đoạn thứ ba của bạn. Tránh chỉ đề cập đến một sơ đồ tổ chức - thư giới thiệu của bạn không nên có tệp đính kèm. Mô tả đội ngũ lãnh đạo điều hành và cách mỗi thành viên trong nhóm tham gia phát triển chiến lược công ty. Nói với độc giả của bạn về các chức năng bộ phận của công ty bạn và cách các phòng ban tương tác. Công nhận vốn nhân lực của bạn; giải thích cách trình độ và chuyên môn của nhân viên của bạn và cách họ đóng góp cho thành công của tổ chức. "Nhân viên của Tập đoàn XYZ có 75 năm kết hợp chuyên môn về phát triển phần mềm và mạng máy tính" là một ví dụ về việc thừa nhận chuyên môn chuyên môn của nhân viên của bạn.
Kết thúc lá thư của bạn trong một đoạn thứ tư thông qua việc khôi phục mục đích giới thiệu của bạn. Nếu bạn chưa quen với cộng đồng doanh nghiệp, hãy mời khách hàng và thậm chí các doanh nghiệp khác ghé qua cửa hàng của bạn hoặc truy cập trang web của bạn. Đối với một lá thư giới thiệu yêu cầu quyên góp, hãy nhắc lại mục đích của tổ chức của bạn, những thành công trong quá khứ của nó và yêu cầu quyên góp. Thu hút độc giả của bạn trong việc tìm hiểu thêm về công ty và tổ chức của bạn.
Chuẩn bị một dòng chữ ký cho lãnh đạo tổ chức hoặc điều hành cấp cao nhất của công ty bạn. Với điều kiện là khả thi, hãy chuẩn bị các bản sao của bức thư cho chữ ký cá nhân và bản gốc - chúng thêm phần ấm áp, cá nhân vào giao tiếp kinh doanh.
