Cải tiến quy trình là hành động thúc đẩy lợi ích kinh doanh bằng cách tinh chỉnh cấu trúc hoạt động trong một tổ chức, trái ngược với việc giải quyết các vấn đề đơn lẻ. Thay vì chỉ nhìn vào những gì đã xảy ra, nhân viên được khuyến khích kiểm tra xem hoàn cảnh đang được hình thành như thế nào, có tính đến tất cả các yếu tố ngoại vi ảnh hưởng đến điều kiện hiện tại. Cải tiến quy trình chuyển sự chú ý ra khỏi việc tìm kiếm lỗi hoặc gán lỗi và hướng tới làm việc theo nhóm để loại bỏ các hoạt động lãng phí và hợp lý hóa năng suất.
Thử thách
Một trong những nhiệm vụ cố gắng nhất trong việc áp dụng ý tưởng này vào chiến lược tổ chức là khuyến khích nhân viên áp dụng tâm lý hợp tác, thay vì cạnh tranh. Các nhà lãnh đạo hàng đầu là rất cần thiết trong việc thực hiện một sự thay đổi mô hình toàn công ty. Điều này đòi hỏi một sự thay đổi lớn trong cách kinh doanh được thực hiện trong tâm trí của hầu hết mọi người. Tầm quan trọng của cải tiến quy trình là một ý tưởng phải được chấp nhận và nhỏ giọt từ trên xuống.
Chọn một đội
Cải tiến quy trình bắt đầu bằng cách quyết định những gì cần được thực hiện tốt hơn và thiết lập một kết quả mong muốn. Tiếp theo là bầu ra một nhóm các cá nhân đặc biệt phù hợp với mục đích đã định. Thông thường, một tài liệu được ghi lại chính thức xác định thẩm quyền của nhóm và phương tiện nào được cung cấp để theo đuổi các mục tiêu của công ty.
Đơn giản hóa quy trình
Phương thức hoạt động hiện tại sau đó được sơ đồ hóa, tạo ra một bức tranh chi tiết về tất cả các sự kiện có liên quan xảy ra từ khi bắt đầu một quá trình đến khi kết thúc. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm nhìn thấy các hoạt động từ góc độ mở rộng và loại bỏ mọi hoạt động lãng phí có thể cản trở sản xuất. Một số điểm thông tin nhất định được chọn theo đó dữ liệu được thu thập sẽ được so sánh với các lần đọc sau để theo dõi sự cải thiện. Sau đó, nhóm xác định liệu các phương thức hoạt động hiện tại có đồng thời với kết quả mong muốn và nhiệm vụ của công ty hay không.
Chu kỳ kế hoạch-làm-kiểm tra-hành động
Nhóm nghiên cứu động não để xác định nguyên nhân cơ bản của những khó khăn nhất định trong quá trình. Sau đó, nó sẽ phát triển một kế hoạch có thể để cải thiện, với những lý do này. Sau khi thực hiện các thay đổi, nhóm sau đó kiểm tra để cải thiện. Bằng cách so sánh dữ liệu được thu thập trước đó với thông tin hiện tại, các thành viên trong nhóm có thể nhận ra liệu việc điều chỉnh có đưa công ty đến gần hơn với kết quả mong muốn hay không. Nếu thành công, vẫn phải xác định rằng sự thay đổi là thực tế. Nếu không, nhóm có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch để tinh chỉnh quy trình. Nếu thay đổi là khả thi, nhóm có thể tiếp tục với quy trình mới cho đến khi cần sửa đổi thêm hoặc quay lại giai đoạn nhận dạng để khám phá cách khác có thể cải tiến phương pháp.
Phần kết luận
Chất lượng là một sản phẩm của học tập liên tục. Tập trung vào cấu trúc của một hoạt động cho thấy mỗi người và bộ phận đóng góp như thế nào để duy trì một hệ thống nhất định. Hiệu quả chỉ tăng bên cạnh mức độ hiểu biết của chúng tôi. Và khi các cách thức kinh doanh được thực hiện tiếp tục mở rộng, do đó phải chấp nhận các ý tưởng xác định các thách thức và khám phá các giải pháp.
