"Tôi muốn báo cáo đó trên bàn của tôi điều đầu tiên vào sáng thứ Hai!" ông chủ giận dữ hét lên với cấp dưới run rẩy của mình trong các bộ phim, chương trình TV, sách và có lẽ nhiều hơn một vài môi trường kinh doanh thực sự. Thay vì bị đe dọa bởi ý tưởng biên soạn báo cáo, hãy hoan nghênh nó như một cơ hội để giới thiệu công việc của bạn. Báo cáo kinh doanh là tài liệu quan trọng bởi vì chúng thường giải thích các điểm phức tạp, vấn đề hoặc nghiên cứu rõ ràng và chính xác. Báo cáo chỉ huy sự chú ý vì chúng là chính thức. Và vì bạn đang viết báo cáo, bạn có thể quyết định nên đưa gì vào đó.
Báo cáo kinh doanh là gì?
Một tài liệu hữu hình. Businessdipedia.com định nghĩa một bài báo cáo như một tài liệu có chứa thông tin được tổ chức dưới dạng tường thuật, đồ họa hoặc dạng bảng, được chuẩn bị trên ad hoc, định kỳ, định kỳ, thường xuyên hoặc trên cơ sở theo yêu cầu.
Thực tế là một báo cáo kinh doanh là một tài liệu chỉ nhấn mạnh tầm quan trọng của nó. Mặc dù bạn có thể có mặt trong chương trình họp để báo cáo về các tài sản có được trong quý, trong và sau khi thuyết trình, bạn sẽ có báo cáo kinh doanh để tham khảo và bạn cũng có thể phân phối một bản sao cho những người tham dự. Bạn có nhớ những báo cáo cuốn sách đáng sợ mà bạn phải làm ở trường không? Đọc cuốn sách là bước đầu tiên, sau đó bạn phải viết một bản tóm tắt những gì bạn đọc. Đôi khi, bạn thậm chí phải trình bày báo cáo của mình trước cả lớp. Nhưng để giúp bạn ra ngoài, bạn đã có báo cáo hữu hình trong tay để tham khảo. Đó là một báo cáo quan trọng như thế nào.
Một ảnh chụp nhanh trong thời gian. Một báo cáo kinh doanh là một tập hợp các sự kiện và số liệu thống kê về một khía cạnh cụ thể của một doanh nghiệp. Nó thường là một ảnh chụp nhanh trong thời gian, báo cáo về một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, một báo cáo hàng năm bao gồm các dữ liệu tài chính quan trọng và các lần xuất hiện cung cấp ảnh chụp tài chính cho năm đó, trong khi báo cáo hàng quý bao gồm một quý cụ thể trong năm.
Hầu hết các báo cáo, bất kể loại hoặc mục đích, bao gồm một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo tài chính bao gồm một giai đoạn cụ thể. Một công ty tài chính khác nhau thay đổi từ năm này sang năm khác và từ tháng này sang tháng khác. Ngay cả một báo cáo về các sản phẩm có sẵn cũng chỉ chính xác trong một thời gian nhất định, vì các sản phẩm mới được giới thiệu và các sản phẩm cũ hơn bị ngưng sử dụng.
Chính thức hoặc không chính thức. Tùy thuộc vào mục đích của nó và ai sẽ xem nó, báo cáo có thể chính thức hoặc không chính thức. Báo cáo chính thức là những báo cáo sẽ được xem và xem xét bởi các ông chủ, quản lý cấp cao, khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc nhà đầu tư hoặc thậm chí là công chúng. Giống như tất cả các báo cáo, chúng nên được viết và trình bày tốt mà không có lỗi chính tả hoặc lỗi chính tả, dễ hiểu và chính xác đến từng xu.
Báo cáo không chính thức không kém phần quan trọng. Đối với những nhân viên phải hoàn thành báo cáo chi phí của họ để được hoàn trả, họ có tầm quan trọng lớn nhất. Thông thường không chính thức, các báo cáo này chứa các mô tả, ngày tháng và số tiền được nhập vào một hình thức công ty. Nếu nhân viên không hoàn thành báo cáo đầy đủ và đúng hạn, họ có thể không được hoàn tiền vé máy bay, taxi và bữa ăn của khách hàng mà họ đã trả cho chuyến công tác gần đây.
Báo cáo bằng tên khác. Nhiều, nếu không phải hầu hết, các báo cáo kinh doanh thậm chí còn được gọi là báo cáo. Chúng có thể là các báo cáo, chẳng hạn như báo cáo lãi lỗ hoặc báo cáo thu nhập hoặc báo cáo tài chính khác như bảng cân đối kế toán. Hoặc, chúng có thể là tổng quan ngân sách hoặc dự đoán bán hàng.
Lý do nên sử dụng Báo cáo kinh doanh
Để chuẩn bị một báo cáo xuất sắc, nó giúp hiểu được báo cáo sẽ được sử dụng để làm gì.
Tóm tắt. Báo cáo giúp giải thích một ý tưởng phức tạp, quy trình hoặc tình trạng tài chính của công ty một cách rõ ràng, dễ hiểu. Tháng dữ liệu tích lũy, hoặc nhiều năm nghiên cứu, có thể được tóm tắt trong một báo cáo ngắn. Tất nhiên, nó có thể không có mọi chi tiết được phát hiện trong nghiên cứu, nhưng báo cáo sẽ cung cấp cho những người đọc báo cáo một bản tóm tắt ngắn gọn về nghiên cứu hoặc dữ liệu.
Đơn giản hóa. Những người sẽ xem xét báo cáo của bạn có thể không có thời gian, mong muốn hoặc kỹ năng để đánh giá tất cả dữ liệu và nghiên cứu đằng sau nó. Trong mọi trường hợp, họ có công việc riêng của họ để làm. Báo cáo của bạn cung cấp cho họ những gì họ cần biết.
Làm rõ. Nếu 10 người đã đọc và xem xét tất cả dữ liệu và kết quả nghiên cứu mà bạn đã thu thập, họ sẽ đưa ra nhiều kết luận khác nhau. Báo cáo của bạn đảm bảo rằng tất cả họ đều hoạt động từ cùng một điểm thuận lợi vì bạn đã cung cấp cho họ tất cả dữ liệu giống nhau.
Truy vấn. Giả sử công ty của bạn muốn thuyết phục các nhà đầu tư bỏ vốn để tài trợ cho một ý tưởng mới. Báo cáo của bạn sẽ được đưa vào kế hoạch kinh doanh sẽ được chia sẻ với các nhà đầu tư. Các công ty liên kết khác sẽ lập báo cáo lãi lỗ của công ty và các báo cáo tình trạng tài chính khác, nhưng báo cáo của bạn sẽ là dự báo doanh số mà công ty tin rằng thị trường chưa được khai thác và doanh số họ có thể mang lại. Báo cáo tài chính rất quan trọng, nhưng báo cáo của bạn là báo cáo có thể thuyết phục các nhà đầu tư trên hàng rào có thể lên tàu hay không.
Chứng minh một điểm. Báo cáo kinh doanh thường được sử dụng khi các quyết định khó khăn phải được đưa ra, chẳng hạn như liệu có giảm quy mô hay không, có thể liên quan đến việc sa thải. Không ai muốn đi theo hướng đó, nhưng khi báo cáo ở phía trước, cho thấy lợi nhuận giảm đều đặn so với các chi phí như tiền lương, nó rõ ràng những gì cần phải làm. Hoặc, về mặt tích cực, các báo cáo có thể cho thấy liệu công ty có ở vị trí để mở rộng sang các hướng mới thú vị hay không.
Giải quyết vấn đề. Bạn đã tham gia các cuộc họp trong đó các cuộc thảo luận về một vấn đề xảy ra xung quanh mà không đi đến một giải pháp khả thi. Nhưng, nếu bạn chia sẻ các báo cáo của mình trên màn hình chiếu lớn, mọi người đều đang xem xét cùng một vấn đề cùng một lúc. Xem một tài liệu hữu hình, với các bảng và biểu đồ cho thấy tình huống thực sự đứng ở đâu, cho phép mọi người cùng phân tích cùng một tài liệu và cùng nhau đi đến một giải pháp.
Các loại báo cáo kinh doanh
Có vô số báo cáo kinh doanh có thể được viết, đặc biệt là vì bạn cũng có thể viết báo cáo tùy chỉnh của riêng mình và đặt tiêu đề cho nó theo ý muốn. Tuy nhiên, nói chung, báo cáo kinh doanh thuộc bốn loại: giải thích, phân tích, tiến độ và pháp lý. Tất nhiên, họ có thể và làm chồng chéo. Một báo cáo tiến độ, ví dụ, cũng có thể được giải thích. Nhưng mục đích chính của nó là đưa ra một bản cập nhật về một tình huống.
Báo cáo giải thích. Một số báo cáo kinh doanh được viết để giải thích một tình huống hoặc chủ đề để mọi người có thể hiểu nó. Bạn có thể viết một báo cáo giải thích để giải thích nghiên cứu mà bạn đã thực hiện, ví dụ. Nếu bạn chỉ trình bày một bảng hiển thị kết quả nghiên cứu của mình, thì bạn sẽ tự nhiên bị ngập trong các câu hỏi về lý do nghiên cứu, phương pháp luận, kích cỡ mẫu của bạn và hơn thế nữa. Vì vậy, thay vì chỉ là một bảng kết quả, bạn nên bắt đầu bằng cách nêu ngắn gọn lý do bạn thực hiện nghiên cứu và cách bạn thực hiện nó, chẳng hạn như sử dụng điện thoại hoặc khảo sát qua thư, theo dõi dữ liệu trong một khoảng thời gian hoặc bất kể phương pháp của bạn là gì. Tiếp theo, bạn giải thích kết quả nghiên cứu của mình bằng bảng, sơ đồ hoặc phương pháp khác làm cho kết quả rõ ràng. Sau đó, bạn tóm tắt những phát hiện trong một vài câu.
Báo cáo phân tích . Loại báo cáo này cung cấp phân tích, có lẽ bằng cách so sánh hai tình huống hoặc khả năng. Thay vì chỉ giải thích, một báo cáo phân tích thực hiện ít nhất một số phân tích về những phát hiện cho người đọc. Bạn có thể sử dụng hình ảnh trong báo cáo phân tích của mình để thể hiện các điểm của mình, như sơ đồ hoặc bảng dữ liệu.
Báo cáo tiến độ. Giống như thẻ báo cáo của trường, báo cáo tiến độ cho thấy mọi thứ đang diễn ra như thế nào ngay bây giờ. Họ aren sắt dựa trên hàng núi nghiên cứu hoặc phân tích; Họ là một bản cập nhật cho những người cần một. Báo cáo hàng năm, báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập và các báo cáo khác là ảnh chụp nhanh về một thời điểm là báo cáo tiến độ.
Báo cáo pháp lý. Bất kỳ báo cáo nào mà công ty được pháp luật yêu cầu biên dịch và đăng, nộp hoặc gửi cho một thực thể khác là một loại báo cáo pháp lý. Báo cáo pháp lý đôi khi cũng được hoàn thành để bảo vệ công ty khỏi các vụ kiện tiềm ẩn hoặc các vấn đề pháp lý khác. Nếu một báo cáo được biên soạn cho mục đích thuế, hoặc theo yêu cầu của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch, tòa án hoặc tổ chức chính thức khác, thì nó thuộc danh mục pháp lý.
Ví dụ để viết báo cáo chung
Theo Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến của Đại học Purdue (OWL), hầu hết các báo cáo kinh doanh không có định dạng phổ biến. Kiểm tra xem công ty của bạn có định dạng ưa thích cho báo cáo bạn viết không. Nếu không, bạn có thể tự do soạn nó theo bất kỳ cách nào bạn thấy phù hợp. Tuy nhiên, OWL có các đề xuất có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang bao quát tất cả các cơ sở và viết báo cáo tốt nhất bạn có thể.
- Giữ cho nó ngắn gọn.
- Biết khán giả của bạn và viết cho họ.
- Sử dụng các tiêu đề và làm nổi bật các điểm quan trọng.
- Đặt những phát hiện, lập luận hoặc quan điểm quan trọng nhất của bạn lên hàng đầu.
- Quyết định xem có bao gồm kết luận của bạn hay để lại cho độc giả.
Nội dung báo cáo của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào mục đích và đối tượng của nó. Đối với một báo cáo nội bộ, khán giả đã biết về công ty, vì vậy bạn không cần phải điền vào những chi tiết đó. Tuy nhiên, một báo cáo công khai hoặc một báo cáo có nhiều đối tượng sẽ được hưởng lợi từ một số thông tin cơ bản về công ty.
Trang tiêu đề / tiêu đề. Mỗi báo cáo cần một tiêu đề rõ ràng giải thích những gì nó sẽ tiết lộ. Đây không phải là nơi thông minh; minh bạch là chìa khóa. Đối với một báo cáo ngắn hoặc không chính thức, một tiêu đề đơn giản ở đầu trang, theo sau là ngày, nếu có, sẽ làm. Ví dụ:
Tóm tắt thu nhập và chi phí, quý 1 năm 2018
Báo cáo chính thức cần một trang tiêu đề bao gồm tiêu đề, ngày tháng và tác giả,, ví dụ:
Tóm tắt thu nhập và chi phí
Quý I năm 2018
Được chuẩn bị bởi
(tên của bạn)
Nếu báo cáo đang được chuẩn bị cho một người hoặc nhóm cụ thể, hãy thêm nó vào sau tên của bạn, ví dụ:
Dành cho
Công ty XYZ, Inc.
Giới thiệu. Bắt đầu với một lịch sử ngắn hoặc thông tin cơ bản thích hợp về công ty, nếu bạn nghĩ rằng nó cần thiết. Sau đó giải thích ngắn gọn lý do tại sao báo cáo này đã được chuẩn bị. Nếu báo cáo trình bày kết quả nghiên cứu, hãy giải thích ngắn gọn về phương pháp nghiên cứu. Đối với một báo cáo ngắn, đây nên là một vài câu. Một báo cáo chính thức có thể bao gồm toàn bộ trang. Một số báo cáo chính thức bắt đầu bằng Tóm tắt điều hành cung cấp tổng quan hoặc tóm tắt của báo cáo để nếu đây là tất cả ai đó đọc, họ sẽ vẫn hiểu báo cáo.
Mục lục. Trong một báo cáo dài, liệt kê các phần và hình ảnh với số trang.
Cơ quan báo cáo. Tại đây, nơi bạn đặt dữ liệu của mình, thông tin quan trọng hoặc quan trọng nhất trong báo cáo của bạn. Bao gồm các hình ảnh như biểu đồ, sơ đồ, bảng hoặc biểu đồ thay vì văn bản một mình. Hình ảnh cho mọi người thấy những gì bạn muốn họ biết và họ có tính tương tác, khiến độc giả của bạn chú ý. Các bảng, biểu đồ và các tài liệu chứng thực trực quan khác là bằng chứng về những gì bạn báo cáo. Luôn luôn bắt đầu với dữ liệu quan trọng nhất đầu tiên.
Các kết quả. Phần này là tùy chọn và phụ thuộc vào độc giả của bạn.Bạn có muốn nói với họ cách diễn giải kết quả, hoặc để báo cáo tự nói lên không? ****
Kết luận. Các báo cáo chính thức cần một kết thúc tóm tắt kết quả, cho dù chúng được dự kiến hay đến như một bất ngờ, và chúng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định trong tương lai như thế nào.
Ngoại lệ. Báo cáo hàng năm và hàng quý là những ví dụ có thể sáng tạo hơn. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp tiếp cận với công chúng, chẳng hạn như báo cáo hàng năm hoặc hàng quý của bệnh viện, các cập nhật có thể được kể tốt nhất thông qua những câu chuyện hấp dẫn về cuộc sống được cứu hoặc nhân viên thực hiện các kỹ thuật tiên tiến. Các doanh nghiệp cũng có thể liên quan đến sự tiến bộ của họ theo cách này, bằng cách phỏng vấn nhân viên thực hiện nghiên cứu tiên tiến hoặc phát minh ra các sản phẩm mới, thú vị.
Cuối cùng, cách bạn viết báo cáo là tùy thuộc vào bạn. Chỉ cần giữ nó ngắn gọn, giữ cho khán giả của bạn trong tâm trí của bạn và bao gồm thông tin truyền tải rõ ràng thông điệp của bạn. Nhạt toẹt. Bạn sẽ có nó trên bàn của sếp ngay lập tức.
