Khi viết một đề xuất về phí, bạn phải cho khách hàng của bạn biết chính xác những gì sẽ được thực hiện, chi phí là bao nhiêu và tại sao nó lại chi phí cho những gì nó làm. Điều này được thực hiện bằng cách viết một đề xuất hai phần. Phần đầu tiên là Tuyên bố công việc, chi tiết công việc đang được thực hiện, thường được viết với các mô tả chi tiết về các dịch vụ đang được thực hiện. Phần thứ hai là một loạt các bảng cung cấp chi phí cho từng mục được nêu chi tiết trong Tuyên bố công việc và có thể được đọc và hiểu trong nháy mắt.
Xác định Tuyên bố công việc cho dự án. Điều này có thể ngắn hoặc dài theo yêu cầu, từ một trang đến một trăm trang trở lên, tùy thuộc vào dự án. Liệt kê tất cả các giai đoạn liên quan đến dự án trong các phân nhóm riêng biệt. Bên dưới mỗi giai đoạn, mô tả phạm vi của nó ở dạng đoạn văn. Bên dưới mô tả đó, liệt kê từng dịch vụ đang được cung cấp. Sau đó, ở dạng điểm, liệt kê từng nhiệm vụ được thực hiện bên dưới mỗi dịch vụ.
Tạo một bảng tính cho từng giai đoạn dự án được mô tả trong Tuyên bố công việc. Dán nhãn cho bảng tính với cùng tiêu đề cho pha như xuất hiện trong Tuyên bố công việc bằng cách đặt tiêu đề ở hàng đầu tiên của bảng tính. Ví dụ: nếu giai đoạn đầu tiên của dự án là kiểm toán, tiêu đề của bảng tính và phụ đề trong Tuyên bố công việc sẽ là "Kiểm toán".
Giải thích ý nghĩa của từng cột bằng cách đặt tiêu đề ở hàng thứ hai của bảng tính. Ví dụ, một bảng tính điển hình có thể liệt kê các tiêu đề này: "Dịch vụ", "Tỷ lệ hàng giờ", "Giờ", "Giảm giá", "Tổng số".
Liệt kê từng dịch vụ trên cột bên trái của bảng tính. Bao gồm tỷ lệ và tổng số khi chúng áp dụng cho dự án trong các cột liền kề. Nếu thích hợp, chia các dịch vụ thành các nhiệm vụ và liệt kê mức giá và phí ở đó. Điều này có thể quan trọng nếu một nhà tư vấn được đưa vào, hoặc dịch vụ bao gồm nhiều nhiệm vụ hoặc các nhiệm vụ với các mức phí khác nhau.
Tạo tổng số cho giai đoạn dự án ở dưới cùng bên phải của bảng tính.
Định dạng bảng tính cho phù hợp. Trong các hàng chứa tiêu đề, sử dụng các ô màu với văn bản màu trắng. Sử dụng đường viền để chia các cột.
Tạo một bảng tính mới có tiêu đề là Tot Totals khi bạn đã hoàn thành bảng tính cho từng giai đoạn dự án. Trên bảng tính cuối cùng này, liệt kê từng giai đoạn dự án ở cột bên trái và tổng số bên phải. Trên dòng cuối cùng của bảng tính này, bao gồm "Tổng cộng" của dự án bằng cách cộng tất cả các khoản phí.
Đọc lại đề nghị lệ phí của bạn. Không chỉ dựa vào các tiện ích chính tả trước khi gửi đề xuất.
