Cách tổ chức Biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là tài liệu pháp lý cần thiết cho các tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan chính phủ, xã hội và tập đoàn. Họ cung cấp một hồ sơ của quá trình ra quyết định. Phút khác biệt với chính tả. Chúng không phải là bản chép lại từng chữ của những gì đã xảy ra tại cuộc họp; thay vào đó, họ là một hồ sơ về những người tham dự, những gì đã được thảo luận, bất kỳ phiếu bầu nào và những gì đã được quyết định. Phút được giữ trong vài năm.

Chuẩn bị ghi lại phút chính xác

Xem lại chương trình họp. Điều này sẽ cho phép bạn lập kế hoạch cho các mục chương trình nghị sự quan trọng mà bạn sẽ cần ghi chú. Bạn cũng sẽ có cảm giác có bao nhiêu người tham dự mong đợi.

Dự thảo một tờ tham dự. Điều này có thể đơn giản như một mảnh giấy với tiêu đề của cuộc họp và ngày ở trên cùng với một số dòng được đánh số. Bạn sẽ phân phát cái này khi bắt đầu cuộc họp để người tham dự ký tên.

Đảm bảo thiết bị ghi âm của bạn hoạt động tốt. Bạn có thể chọn ghi chú cuộc họp trên máy tính xách tay, hoặc bằng bút và giấy hoặc bằng cách ghi lại cuộc họp. Nếu cuộc họp sẽ bao gồm thông tin nhạy cảm, hãy thảo luận về bản ghi âm với chủ tịch và giải thích ý định của bạn chỉ sử dụng bản ghi để đảm bảo tính chính xác của biên bản.

Tạo Biên bản cuộc họp cho Bản ghi

Ghi chép trong cuộc họp. Tập trung vào vấn đề của mỗi cuộc thảo luận và để lại bình luận. Ví dụ, lưu ý rằng phân bổ tài trợ cho một tòa nhà mới đã được thảo luận, nhưng không lưu ý rằng "cuộc thảo luận là cảm xúc và nóng bỏng." Lưu ý ai đề xuất từng chuyển động và những gì đã được giải quyết.

Tạo một tài liệu sẽ là biên bản cuộc họp chính thức. Nó phải có cùng định dạng với biên bản cuộc họp trước. Xem xét sử dụng sáu phần: Gọi để đặt hàng, điểm danh, phê duyệt biên bản cuộc họp cuối cùng, các vấn đề mở, kinh doanh mới và hoãn lại. Dưới mỗi cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn và trung lập của các cuộc thảo luận hoặc hoạt động. Nếu có số phiếu, bao gồm kiểm đếm. Nếu phiếu bầu không được tính, chỉ nói rằng một chuyển động đã được "thực hiện" hoặc "không thành công". Tạo một không gian cho các phút được ký bởi chính bạn với tư cách là người ghi chú và chủ tịch, người sẽ phê duyệt biên bản.

Lưu hành biên bản cho các thành viên hội đồng trong vòng một tuần của cuộc họp và - nếu cuộc họp được công khai - hãy gửi chúng dưới dạng hồ sơ công khai. Thay đổi và sửa chữa khi cần thiết. Tham khảo các ghi chú của riêng bạn hoặc ghi lại cuộc họp của bạn nếu cần làm rõ.

Lưu trữ phút họp trong tập tin công ty

Nộp biên bản cuộc họp với những cuộc họp trước đây. Bạn có thể giữ các phút trong một cuốn sổ, được tổ chức bởi ủy ban hoặc hội đồng, và theo thứ tự thời gian. Vì biên bản cuộc họp là hồ sơ pháp lý, hãy giữ chúng tại trụ sở chính.

Xóa bản ghi bạn đã thực hiện cuộc họp, trừ khi đó là chính sách của tổ chức của bạn để giữ bản ghi này. Khi phút của bạn là cuối cùng, thường không cần phải sao lưu dự phòng này và nội dung của nó có thể nhạy cảm hoặc bí mật.

Sao chép và phân phối biên bản cuộc họp khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo. Những điều này sẽ được phê duyệt là điểm đầu tiên của kinh doanh.