Biên soạn chính xác biên bản cuộc họp giúp đảm bảo rằng người tham dự tập trung vào các nhiệm vụ được giao, giảm thông tin sai lệch và cải thiện hiệu quả của các cuộc họp tiếp theo. Lợi ích của biên bản cuộc họp rõ ràng và toàn diện có nghĩa là bất kỳ chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành hoặc nhà lãnh đạo khác thường xuyên tổ chức các cuộc họp nên thiết lập các hướng dẫn để ghi biên bản. Những hướng dẫn này sẽ bao gồm những gì xảy ra trước, trong và sau cuộc họp.
Trước cuộc họp
Xác định ai mất phút
Trong khi một nhiệm vụ có vẻ như nguy hiểm, ghi lại biên bản cuộc họp đòi hỏi sự chú ý đáng kể đến chi tiết. Do đó, người làm phút nên tham gia tối thiểu vào cuộc họp. Điều này cho phép tập trung hầu hết năng lượng của bạn vào việc ghi lại các điểm quan trọng của cuộc họp.
Lời khuyên
-
Các doanh nghiệp thường sử dụng trợ lý điều hành hoặc nhân viên tiếp tân để mất vài phút vì những nhân viên này thường không có vai trò tích cực trong cuộc họp.
Sử dụng mẫu chuẩn
Tạo mẫu phút họp tiêu chuẩn của riêng bạn để sử dụng trong cuộc họp. Tiêu chuẩn hóa giúp người làm phút biết nơi để đưa thông tin và cũng giúp người tham dự đọc tài liệu sau. Thông tin cơ bản nên bao gồm:
- Danh sách người tham dự.
- Ngày.
- Danh sách các chủ đề để thảo luận.
- Kế hoạch hành động quyết định cho từng chủ đề.
- Những người chịu trách nhiệm thực hiện những hành động đó.
Trong suốt cuộc họp
Điền thông tin cần thiết
Trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu, hãy điền thông tin cần thiết như người tham dự và ngày. Điều này ngăn chặn sự lãng phí thời gian không cần thiết trong cuộc họp thực tế.
Chỉ ghi thông tin quan trọng
Biên bản cuộc họp không nên phiên âm toàn bộ cuộc họp. Ngược lại, biên bản cuộc họp ghi lại các nhiệm vụ và hướng dẫn quan trọng trong một định dạng đơn giản. Vì vậy, bạn nên ghi lại thông tin như ủy thác nhiệm vụ, ngày đáo hạn, những nhiệm vụ được giao cho những nhiệm vụ đó và bất kỳ thông tin có vẻ liên quan nào khác. Biên bản cuộc họp không được chứa các cuộc thảo luận chung hoặc thông tin tiếp tuyến.
Hỏi để làm rõ
Biên bản phải phản ánh chính xác các điểm nổi bật của cuộc họp. Yêu cầu làm rõ nếu bất kỳ thông tin thảo luận trong cuộc họp là không rõ ràng. Không bao giờ đoán, hoặc bạn có nguy cơ thông tin không chính xác hoặc thiếu sót. Tuy nhiên, khi yêu cầu làm rõ, luôn luôn tuân theo các giao thức cuộc họp. Một số cuộc họp có cách tiếp cận không chính thức, trong khi những cuộc họp khác áp dụng Quy tắc đặt hàng của Robert có cấu trúc.
Tham khảo các phút trước
Biên bản hiện tại bạn biên dịch có thể đề cập đến biên bản cuộc họp trước đây. Điều này đòi hỏi bạn phải mang những phút họp trước đến cuộc họp mới để thông tin có sẵn cho tất cả những người tham dự.
Sau cuộc họp
Xem lại phút
Kiểm tra biên bản cuộc họp cho các lỗi đánh máy hoặc bất kỳ câu không rõ ràng. Khắc phục những điều này trước khi hoàn thành biên bản. Bất kỳ lỗi nào có khả năng gây nhầm lẫn liên quan đến các nhiệm vụ quan trọng.
Gửi đến người tham dự
Gửi biên bản cuộc họp cho những người tham dự cuộc họp để phê duyệt. Điều này cung cấp cho người tham dự một cơ hội để đặt câu hỏi hoặc sửa chữa sai lầm. Thông báo cho tất cả những người tham dự nếu có bất kỳ thay đổi xảy ra.
Hoàn thiện và tập tin
Khi tất cả những người tham dự phê duyệt biên bản, hãy ký vào tài liệu phút với ngày phê duyệt được chỉ ra bên cạnh chữ ký. Sau đó, nộp các phút trên máy tính của bạn hoặc trong một thư mục với các phút họp khác. Giữ tất cả các phút họp cùng nhau, cho phép vận chuyển dễ dàng đến các cuộc họp trong tương lai và cung cấp một địa điểm trung tâm nếu bất cứ ai cần tham khảo các tài liệu.
