Ngân sách là công cụ chính mà các nhà phân tích tài chính sử dụng để quản lý chi phí và phương sai từ ngân sách. Bằng cách so sánh ngân sách với các con số thực tế, các nhà phân tích có thể xác định bất kỳ phương sai nào giữa chi phí ngân sách và chi phí thực. Phương sai càng cao, càng cần nhiều sự giúp đỡ về mặt quản lý. Cách tốt nhất để quản lý phương sai là có báo cáo hàng tháng và các cuộc họp định kỳ để thảo luận về những khác biệt này với quản lý và trưởng bộ phận. Điều này cũng cho phép bạn giữ các nhà quản lý cụ thể chịu trách nhiệm để giảm thiểu phương sai ngân sách.
Yêu cầu một bản sao của ngân sách gần đây nhất. Không có gì lạ khi ngân sách liên tục được sửa đổi, vì vậy hãy đảm bảo bạn có báo cáo ngân sách gần đây nhất.
Có được báo cáo chi phí gần đây nhất. Báo cáo này sẽ có số thực tế được viết bởi tổ chức. Viết một tài sản có nghĩa là khấu trừ nó từ doanh thu để có được thu nhập ròng.
So sánh con số thực tế được báo cáo bởi báo cáo ngân sách. Nghiên cứu lý do của phương sai và xác định bộ phận hoặc nhóm chịu trách nhiệm chính cho phương sai. Cung cấp một báo cáo ngân sách cho quản lý cấp trên.
Yêu cầu đề xuất về cách đóng phương sai và theo dõi với trưởng bộ phận để đảm bảo các khuyến nghị được thực hiện. Cắt giảm chi phí, tránh chi tiêu mới và phân bổ lại tài sản hoặc nhân lực là một số phương pháp để đóng cửa phương sai.
Tiếp tục so sánh ngân sách với các con số thực tế cho đến khi phương sai ngân sách là tối thiểu.
