Khi công ty của bạn được chứng nhận tuân thủ ISO 9001, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) sẽ kiểm tra hoạt động của bạn ba năm một lần để đảm bảo bạn tuân thủ các nguyên tắc cơ bản ISO sau khi nhận được chứng nhận. Các nhà đăng ký ISO hoặc các công ty bên thứ ba được phê duyệt sẽ tiến hành kiểm tra giám sát để xem xét một số yếu tố bắt buộc và chọn theo quy định trong sổ tay chất lượng của bạn, cũng như mọi hành động liên quan đến các vấn đề được thảo luận trong lần giám sát cuối cùng của bạn.
Chuẩn bị cho kiểm toán của bạn
Toàn bộ các chương trình và khóa đào tạo tồn tại cho các công ty muốn đảm bảo tuân thủ ISO của họ trước khi kiểm toán. Theo Danh sách kiểm tra ISO 9000, kiểm toán trước khi đánh giá bao gồm tư vấn, thường được cung cấp bởi các kiểm toán viên ISO 9001 có kinh nghiệm về cách sửa bất kỳ sự không phù hợp nào trước khi kiểm toán thực tế. Một số công ty cũng chuyên về kiểm toán nội bộ có thể ghi lại được một vấn đề tuân thủ ISO 9001 lớn. Bạn có tùy chọn lên lịch kiểm toán nội bộ một lần hoặc tất cả các cuộc kiểm toán nội bộ của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Danh sách kiểm tra ISO 9001 cũng đề xuất kiểm toán đào tạo, trong đó kiểm toán viên đánh giá trước huấn luyện các thành viên của nhóm kiểm toán của bạn về các kỹ thuật kiểm toán.
Yêu cầu tuân thủ
Theo QC Inspect, một công ty thực hiện kiểm toán tuân thủ ISO 9001, các yếu tố bắt buộc của kiểm toán bao gồm đánh giá quản lý, thảo luận về bất kỳ thay đổi nào đối với hệ thống đảm bảo chất lượng của bạn, kiểm toán chất lượng nội bộ và thảo luận về bất kỳ hành động khắc phục nào cần thiết cho Tuân thủ ISO 9001. Đánh giá quản lý có thể xác định rằng những người phụ trách công ty không làm việc theo cùng một hướng. QC Inspect khuyến nghị ghi lại từng cuộc họp quản lý và ghi lại tất cả các đánh giá và yêu cầu chứng nhận trong biên bản cuộc họp. Khi đánh giá các thay đổi đối với hệ thống đảm bảo chất lượng của bạn, nhà đăng ký ISO sẽ giúp bạn xác nhận rằng không có thay đổi nào đi lạc khỏi chính sách ISO. Giống như một đánh giá quản lý không đầy đủ, một quy trình kiểm toán nội bộ không hiệu quả là một sự không phù hợp chính; giữ hồ sơ tốt về kiểm toán nội bộ, cũng như bằng chứng rằng bạn đã thực hiện tất cả các hành động khắc phục cần thiết.
Yêu cầu được lựa chọn và hành động khắc phục
Nhà đăng ký ISO sẽ kiểm toán một số quy trình được xác định trong sổ tay chất lượng của bạn cũng như các đầu vào, đầu ra và tương tác cho từng quy trình; kiểm toán viên sẽ quyết định quá trình nào sẽ bao gồm kiểm toán được lựa chọn. Theo QC Inspect, kiểm toán viên thường sẽ thông báo cho bạn về ngày và lịch kiểm toán trước. Ngoài các yếu tố chứng nhận bắt buộc và chuyên biệt, nhà đăng ký ISO cũng sẽ xem xét mọi phát hiện được thảo luận và các khuyến nghị được đưa ra trong lần giám sát cuối cùng của bạn. Bạn sẽ xem xét các hành động khắc phục và đề xuất với kiểm toán viên với sự nhấn mạnh đặc biệt về khiếu nại của khách hàng. Mỗi hành động khắc phục nên tập trung vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề cũng như hiệu quả của giải pháp được đề xuất.
