Để tổ chức một bữa tiệc gây quỹ thành công, bạn cần lập kế hoạch tốt, và biết cơ sở tài trợ của bạn và cộng đồng mà người gây quỹ cuối cùng được hưởng lợi. Làm một số lượng lớn các bước chân trước thời hạn có thể cứu mọi người đau đầu. Cho dù bạn là điều phối viên sự kiện cho một tổ chức phi lợi nhuận hoặc tình nguyện viên nhiệt tình, có một vài bước bạn có thể thực hiện để giúp thực hiện một liên doanh có lợi nhuận.
Thiết lập ngân sách của bạn. Hiểu về số tiền bạn có sẽ xác định loại bữa tối gây quỹ nào bạn có thể tổ chức. Một điều cần suy nghĩ khi bao thanh toán bằng tiền là hỏi xem một người gây quỹ cao cấp (và chi phí cao) cuối cùng sẽ có lợi cho tổ chức hay không. Đôi khi một cuộc tình vụng về, cơ sở có thể mang lại nhiều tiền mà không cần tất cả các chi phí ban đầu. Sáng tạo là chìa khóa.
Yêu cầu giúp đỡ. Những sự kiện này, ngay cả khi chúng có vẻ nhỏ bé ngay từ đầu, có cách trở nên lớn hơn chúng ta tưởng tượng. Cố gắng không làm quá nhiều một mình; yêu cầu các tình nguyện viên giúp đỡ với danh sách khách mời, dọn dẹp, thiết bị lái xe hoặc những gì có bạn. Đưa những người khác lên tàu cũng cho phép mọi người đóng góp cho một lý do mà họ tin tưởng.
Xác định địa điểm càng sớm càng tốt để đặt trước nó. Bữa tối này sẽ được tổ chức ở đâu? Nó sẽ là một chuyện nhỏ có thể được tổ chức tại nhà của ai đó hay bạn đang muốn tạo ra một sự kiện lớn hơn? Hãy thử xem xét các lựa chọn chi phí thấp hơn trước khi chỉ thuê một hội trường; bạn có thể có một nhà từ thiện trong cộng đồng của bạn, những người ủng hộ sự nghiệp của bạn và sẽ sẵn sàng cho phép bạn sử dụng nhà của cô ấy như một phương tiện quyên góp. Ngoài ra, hãy hỏi sau các trung tâm cộng đồng, nhà thờ và trường tiểu học có cơ sở có thể có sẵn với ít hoặc không mất phí.
Xác định ai sẽ chuẩn bị bữa tối và làm thế nào. Sự kiện này sẽ được phục vụ chuyên nghiệp hay bữa ăn sẽ được thực hiện bởi các thành viên của tổ chức? Ví dụ, một bữa tối gây quỹ có thể được nấu bởi trẻ em tiểu học. Một nhóm trẻ em có thể muốn quyên góp tiền cho một mục đích địa phương và chúng có thể giúp tạo ra một bữa ăn đơn giản mà chúng tự nấu và phục vụ.
Mời các vị khách. Có được một danh sách đầy đủ của các nhà tài trợ trong quá khứ và hiện tại, và phân phối lời mời. Nếu bạn là tình nguyện viên và không có quyền truy cập ngay vào cơ sở dữ liệu này, hãy gọi cho tổ chức từ thiện và yêu cầu nói chuyện với giám đốc hoặc đại diện truyền thông để có được danh sách hiện tại. Nhiều tổ chức đang sử dụng email và các trang web mạng xã hội để thông tin về các sự kiện của họ. Điều này giúp tiết kiệm một khoản tiền rất lớn trên giấy và chi phí gửi thư.
Chỉ định giải trí. Đó là một ý tưởng tốt để có một cái gì đó ngoài bữa tối để giải trí các nhà tài trợ của bạn. Nếu đây là một buổi gây quỹ cho một trường âm nhạc hoặc khiêu vũ, một buổi độc tấu sẽ theo thứ tự. Một người gây quỹ thể thao trẻ có thể yêu cầu đội cổ vũ địa phương thực hiện một vài thói quen, hoặc có thể yêu cầu bọn trẻ chuẩn bị một tiểu phẩm ngắn và hài hước về lý do tại sao chúng cần tiền để tiếp tục các hoạt động. Hiển thị một bộ phim ngắn về nguyên nhân của bạn cũng có thể là một cách mạnh mẽ để miêu tả tầm quan trọng của nguyên nhân đối với cộng đồng của bạn.
Theo dõi định kỳ trước khi sự kiện. Bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện này trong sáu tháng, vì vậy thỉnh thoảng bạn nên kiểm tra để đảm bảo mọi thứ vẫn đi đúng hướng. Đây không phải là một cuộc gọi điện thoại hàng tuần cho người cung cấp, nhưng ít nhất bạn nên gọi một vài tuần trước khi kết thúc bất kỳ chi tiết nào vào phút cuối có thể cần được sắp xếp.
