Có rất nhiều loại giao tiếp bằng văn bản được sử dụng trong kinh doanh. Các công ty sử dụng giao tiếp bằng văn bản để hướng dẫn nhân viên về chính sách của công ty, thông báo cho khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ và để xuất hiện các nhà đầu tư về các chiến lược của công ty. Chìa khóa để viết giao tiếp kinh doanh hiệu quả là điều chỉnh thông điệp đến đối tượng mục tiêu của bạn. Viết một cách rõ ràng, đơn giản và súc tích để mọi người có thể dễ dàng hiểu thông điệp của bạn.
Email là hình thức giao tiếp kinh doanh bằng văn bản phổ biến nhất, theo Startupbizhub, một trang web tham khảo trực tuyến. Các chuyên gia kinh doanh sử dụng email để gửi tài liệu, thiết lập các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và liên hệ với các ứng cử viên công việc. Mặc dù có sự ngẫu nhiên tương đối của họ, email của bạn vẫn nên được xem là chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng bạn giải quyết các email của bạn cho tất cả các bên dự định. Để chỉ một người ra ngoài có thể cản trở hiệu quả email của bạn. Ngoài ra, hãy liệt kê chủ đề cụ thể của email của bạn trong khu vực "Chủ đề". Tránh viết đoạn văn dài trong email của bạn. Thay vào đó, hãy phá vỡ văn bản của bạn bằng các đoạn văn ngắn hơn và các gạch đầu dòng, theo tạp chí trực tuyến của Forbes.
Đề xuất
Đề xuất là các tài liệu phác thảo các dự án sắp tới. Ví dụ: tư vấn kinh doanh và các cơ quan quảng cáo gửi đề xuất cho các công ty cho các dự án hoặc nhiệm vụ đặc biệt. Một giám đốc tiếp thị có thể gửi đề xuất cho bộ phận nghiên cứu và phát triển để tiến hành nghiên cứu sản phẩm. Các đề xuất thường chỉ dài một hoặc hai trang. Nhiều công ty sử dụng các hình thức cụ thể cho các đề xuất của họ. Hãy chắc chắn rằng bạn xác định rõ ràng tất cả các bước và nhiệm vụ dự án trong đề xuất của bạn. Bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thể là tốt. Ví dụ, liệt kê chi phí in ấn, gửi thư và bưu chính nếu bạn đang viết đề xuất cho một dự án thư trực tiếp.
Báo cáo
Báo cáo là một loại khác của giao tiếp kinh doanh bằng văn bản. Các công ty sử dụng các báo cáo để thông báo cho nhân viên về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Ví dụ: bộ phận tài chính sẽ viết báo cáo tài chính để tóm tắt lợi nhuận và doanh số của một công ty. Tương tự, một người quản lý nghiên cứu tiếp thị có thể viết một báo cáo tóm tắt kết quả khảo sát qua điện thoại của khách hàng. Viết báo cáo của bạn trong một định dạng có cấu trúc. Cung cấp một giới thiệu ngắn gọn cho báo cáo của bạn. Ví dụ, nói với người quản lý bộ phận về cách thức và thời điểm bạn thực hiện khảo sát qua điện thoại của khách hàng. Bao gồm các mục tiêu chính bạn dự định cho dự án. Tóm tắt những phát hiện của bạn trong phần thân của báo cáo. Thêm biểu đồ và biểu đồ để làm rõ các khái niệm phức tạp hơn. Bao gồm một phần tóm tắt điều hành trong báo cáo của bạn nêu bật những phát hiện hoặc kết quả chính. Hơn nữa, luôn luôn bao gồm một thư xin việc với báo cáo của bạn để giới thiệu nó với các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành.
Tài liệu quảng cáo
Tài liệu quảng cáo là tài liệu có tính năng sản phẩm và dịch vụ của bạn. Các công ty sử dụng tài liệu quảng cáo để bán sản phẩm hoặc hỗ trợ đại diện bán hàng với các cuộc gọi bán hàng. Các công ty sản xuất tờ rơi với nhiều hình dạng và kích cỡ. Một số tài liệu quảng cáo có kích thước chữ trong khi một số khác gấp một nửa hoặc ba phần. Sử dụng màu sắc và hình ảnh trong tài liệu quảng cáo có các sản phẩm hoặc dịch vụ chính của bạn. Chia nhỏ từng trang của tập tài liệu của bạn với nhiều khoảng trống, làm cho tập tài liệu dễ đọc hơn.
