Để đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy định của Sở Thuế vụ (IRS) và luật pháp của chính quyền tiểu bang và địa phương, các công ty phải đưa thông tin quan trọng của nhân viên và công ty vào hệ thống bảng lương của họ. Thiết lập và chạy các thành phần khác nhau bao gồm một hệ thống bảng lương đòi hỏi sự siêng năng và kiến thức đầy đủ về pháp luật thuế. Do đó, thông thường các công ty sẽ thuê một nhà tư vấn bên ngoài, kế toán viên hoặc dịch vụ trả lương để gửi tiền thuế, xử lý W-2, quản lý các kế hoạch hưu trí và bảo hiểm và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tiền lương khác.
Thông tin nhân viên
Trong quá trình thuê mới, các công ty phải thu thập thông tin như bảo hiểm y tế và mẫu W-4 để xác định những gì nên được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên. Các biểu mẫu này cũng cung cấp cho chủ lao động những thông tin quan trọng, chẳng hạn như số An sinh Xã hội của nhân viên và số tiền giữ lại của họ cho các mục đích thuế liên bang và tiểu bang. Hệ thống cũng phải theo dõi và xử lý các thay đổi được thực hiện đối với tình trạng miễn thuế của nhân viên, lương hưu, gói bảo hiểm hoặc quỹ hưu trí.
Thông tin lương
Là một phần của quy trình thuê mới, các hệ thống bảng lương bao gồm một thành phần chỉ định nhân viên nào làm việc toàn thời gian, bán thời gian và nhà thầu. Phân loại công nhân trong một hệ thống bảng lương rất quan trọng vì chính phủ đánh thuế cao đối với các công ty phân loại nhân viên không chính xác.
Bảng chấm công
Không có kiến thức về số giờ nhân viên đã làm việc, người sử dụng lao động không thể xác định những gì phải trả cho một nhân viên. Trong khi một số công nhân được trả lương, những người khác được trả lương theo giờ hoặc được chỉ định là nhân viên không được miễn trừ. Hệ thống bảng lương bao gồm thông tin bảng chấm công hoặc các khu vực nơi hàng giờ và giờ làm việc của nhân viên được ghi lại và xem xét cho chính xác. Thông tin có thể được thu thập thông qua đồng hồ thời gian trên máy vi tính, đồng hồ tem thẻ đục lỗ hoặc bảng chấm công bằng giấy.
Thuế và các khoản khấu trừ
Mặc dù IRS cung cấp cho các công ty các bảng thuế để tính toán khấu trừ thuế nhân viên, các nhà cung cấp và hệ thống máy tính tiền lương cũng có thể cung cấp thông tin này. Người sử dụng lao động phải xem xét thu nhập hàng năm, mức lương và phụ cấp thuế khi tóm tắt thuế áp dụng. Ngoài ra, hệ thống bảng lương phải tính toán các khoản khấu trừ được thực hiện thông qua các kế hoạch hưu trí, 401 (k), kế hoạch bảo hiểm, phí công đoàn và trang trí. Bộ phận biên chế cũng giám sát các khoản vay và các khoản khấu trừ khác có số tiền giới hạn và chấm dứt các khoản khấu trừ tiền lương khi tổng số tiền đã được hoàn trả.
Đăng ký biên chế
Sổ đăng ký bảng lương tóm tắt thu nhập của nhân viên và thông tin khấu trừ trong một mục nhật ký được chèn vào sổ cái chung cho mục đích kế toán và nghiên cứu chung. Sổ đăng ký tiền lương cũng được sử dụng để tạo báo cáo thuế. Các tài liệu này được chuẩn bị bởi nhân viên biên chế hoặc được tạo bằng hệ thống máy tính tiền lương.
Thanh toán thủ công
Đôi khi, các công ty phát hành tiền lương thủ công cho nhân viên giữa các kỳ thanh toán vì chấm dứt hoặc lỗi bảng lương. Hệ thống bảng lương phải chiếm số tiền kiểm tra trong sổ đăng ký bảng lương cho mục đích thuế và báo cáo. Điều này đảm bảo rằng số tiền khấu trừ thuế của chủ lao động được đối chiếu với các khoản khấu trừ của nhân viên.
