Hệ thống và thủ tục là rất quan trọng để vận hành thành công của một doanh nghiệp. Theo Michael Gerber, nhà tư vấn kinh doanh và tác giả của hướng dẫn kinh doanh bán chạy nhất "Huyền thoại điện tử", các doanh nghiệp điều khiển hệ thống tiết kiệm thời gian, ít gây căng thẳng và kiếm được nhiều tiền hơn so với các doanh nghiệp được thúc đẩy bởi lời nói và chỉ dẫn của chủ sở hữu. Tạo các thủ tục văn phòng là một bài tập về logic và tổ chức, được thực hiện tốt nhất theo thứ tự từng bước.
Xác định phạm vi của thủ tục, chính xác những gì thủ tục dự định thực hiện. Được chi tiết hợp lý, nhưng không mã hóa như vậy. Ví dụ: bạn cần một quy trình xử lý thư đến khác với quy trình xử lý thư đi. Bạn không cần một quy trình khác cho thư rác, hóa đơn, tạp chí và thư cá nhân. Những tiểu thể loại có thể được kết hợp vào cùng một tiêu đề chung.
Xác định người chịu trách nhiệm đảm bảo quy trình được thực hiện, bao gồm thời hạn hoặc dòng thời gian liên quan đến quy trình. Người chịu trách nhiệm không phải thực hiện cá nhân mà phải kiểm tra với đại biểu được chỉ định để đảm bảo hoàn thành và kiểm tra chất lượng. Định nghĩa này được gán tốt nhất cho một tiêu đề hơn là một người, ngay cả khi bạn biết ai sẽ thực hiện công việc ngay bây giờ.
Liệt kê các nhiệm vụ cá nhân vốn có trong quá trình này. Đặt chúng theo thứ tự thời gian.
Viết mô tả về từng nhiệm vụ, bao gồm giới hạn thời gian hợp lý, các công cụ cần thiết và các hành động cơ bản cần thiết. Bao gồm "trạng thái hoàn thành" - nhiệm vụ trông như thế nào khi hoàn thành. Trạng thái hoàn thành là cực kỳ quan trọng để kiểm tra công việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Viết các hậu quả của việc không hoàn thành một nhiệm vụ trong khung thời gian nhất định. Điều này bao gồm hành động kỷ luật đối với nhân viên và kế hoạch dự phòng cho các vấn đề phát sinh từ sự thất bại.
