Có một chính sách và thủ tục thủ công trực tuyến cho phép bất kỳ nhân viên nào xem chính sách và thủ tục bất cứ lúc nào mà không phải lo lắng về các cập nhật gần đây. Các compay tránh in một số bản sao giấy khi cần thiết cho các bộ phận khác nhau. Bước đầu tiên là viết hướng dẫn thủ tục và chính sách và tiếp theo là tạo một tài khoản miễn phí với Google Docs, giao diện dựa trên web cho phép thành viên tải lên tài liệu và chia sẻ chúng với người khác. Sau đó tải lên tài liệu và đặt mức cho phép của những người có thể xem tài liệu.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Phần mềm xử lý văn bản được cài đặt trên PC
-
kết nối Internet
-
Địa chỉ email
Mở một tài liệu mới trong ứng dụng phần mềm xử lý văn bản của bạn. Nêu ngắn gọn những nội dung cần được đưa vào hướng dẫn thủ tục và chính sách. Bạn có thể chia nhỏ hướng dẫn sử dụng theo bộ phận và sau đó theo nhiệm vụ trong từng bộ phận. Hãy chắc chắn bao gồm thông tin liên lạc cho các nhân viên chủ chốt phụ trách từng bộ phận. Định dạng và hiệu đính tài liệu. Lưu công việc của bạn.
Đăng nhập vào Internet và truy cập google.docs.com. Tạo một tài khoản bằng một địa chỉ email công việc được chỉ định bằng mật khẩu có chứa các chữ cái và số. Kiểm tra email của bạn để biết email xác nhận từ Google với thông tin về tài khoản mới của bạn và nhấp vào liên kết xác nhận trong email để hoàn tất quy trình tài khoản.
Đăng nhập lại vào tài khoản mới tạo của bạn. Nhấp vào Tải lên tài liệu Tải lên gần các lựa chọn menu ở bên trái. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện với hai phần trong đó. Thanh bên trái hiển thị màn hình của bạn hoặc các tệp trên ổ cứng của bạn, tùy thuộc vào cách bạn thiết lập nó. Sử dụng các biểu tượng mũi tên trên đầu cửa sổ để điều hướng đến nơi bạn đã lưu hướng dẫn thủ tục và chính sách. Nhấp vào tập tin hướng dẫn thủ tục và chính sách để làm cho nó hiển thị trong hộp Tên tập tin trên mạng. Nhấp vào Mở Open. Các tài liệu Google sẽ hiển thị cho bạn một thanh trạng thái khi quá trình tải lên hoàn tất.
Nhấp vào trên Quay lại để quản lý tài liệu. Nhấp vào hộp kiểm trống bên cạnh Hướng dẫn thủ tục và chính sách mới được tải lên.
Nhấp chuột vào tài liệu Chia sẻ trên giấy dán tường trên thanh công cụ phía trên hướng dẫn. Điều này sẽ mở một hộp nhỏ khác, nơi bạn có thể nhập địa chỉ email của những người bạn muốn có quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu. Trừ khi người giám sát của bạn đã nói với bạn một cách khác biệt, hãy chọn ngay bây giờ. Khi bạn nhấp vào Mời Mời, thì nó sẽ gửi một email mới cho những người bạn đã liệt kê cho họ biết có một tài liệu mới mà họ có thể xem. Bây giờ bạn có một hướng dẫn thủ tục và chính sách trực tuyến hoàn chỉnh.
Lời khuyên
-
Bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt bằng cách chơi với mức độ cho phép và thông báo. Nếu bạn muốn, Google Docs có thể thông báo cho những người bạn mời mỗi khi có thay đổi đối với tài liệu. Điều này cho phép đồng nghiệp của bạn biết có một phiên bản cập nhật eady để xem. Ngoài ra, Google Docs cũng cung cấp một liên kết từ trang chính để chia sẻ tài liệu của bạn dưới dạng liên kết web cố định, điều này có thể giúp phân phối dễ dàng hơn cho số lượng người lớn hơn và có thể loại bỏ bạn phải cập nhật cấp phép hàng ngày.
Cảnh báo
Không chia sẻ mật khẩu Google Docs với bất kỳ ai mà bạn không muốn có quyền truy cập để thực hiện thay đổi trong tài khoản.
