Một hệ thống đánh số cho các chính sách và thủ tục hỗ trợ người dùng điều hướng thông qua hướng dẫn sử dụng trên giấy hoặc trực tuyến. Một hệ thống được tiêu chuẩn hóa vừa cung cấp cho tổ chức logic và đảm bảo người dùng có thể tìm thấy thông tin mà không phải quét mọi trang và tiêu đề. Tổ chức bộ phận và hệ thống đánh số hoặc chữ số là những cách đơn giản nhưng hiệu quả để đảm bảo rằng chính sách hoặc thủ tục có thể chỉ có một vị trí có thể có trong hướng dẫn.
Bố cục chính sách và đánh số trang
Sắp xếp các chính sách theo thứ tự bảng chữ cái, bao gồm mỗi chương như một chương riêng biệt và đánh số mỗi chương bằng cách sử dụng một số ghép, chẳng hạn như 1.0 và 2.0. Ví dụ: nếu chính sách của bộ phận nhân sự chiếm chương năm, hãy sử dụng bản 5.0 - Nguồn nhân lực, làm tiêu đề chương. Đánh số các trang trong mỗi chương theo thứ tự tuần tự, không theo thứ tự tuần tự từ đầu đến cuối hướng dẫn.
Đánh số cho các thủ tục
Tạo số cho các thủ tục bằng cách nối thêm số chương. Ví dụ: nếu Phiên bản 5.0 - Nhân sự, bao gồm sáu quy trình, hãy đánh số các quy trình này từ 5.1 đến 5.6 và bao gồm tên của từng quy trình. Sử dụng thụt lề, chữ thường và chữ số La Mã viết thường để xác định các bước và các bước phụ trong mỗi quy trình. Chẳng hạn, nếu các thủ tục chấm dứt chiếm vị trí 5.2, hãy sử dụng các chữ cái a, b và c phạm để xác định các bước trong việc chấm dứt một nhân viên. Nếu bất kỳ bước nào trong số này bao gồm các bước phụ, hãy xác định các bước này bằng cách sử dụng các chữ số La Mã viết thường, chẳng hạn như, i i, ii, iii.
Cân nhắc hệ thống đánh số
Mặc dù một hệ thống đánh số tốt cho phép sửa đổi, nhưng nó không hoàn toàn dễ hiểu đối với các bổ sung. Nếu có thể, hãy lắp ráp hướng dẫn và tạo hệ thống đánh số chỉ sau khi bạn hoàn thành việc tạo tất cả các chính sách và thủ tục cần thiết. Mặt khác, bạn sẽ cần thêm các chính sách mới vào cuối hướng dẫn hoặc đánh số lại mọi thứ để duy trì thứ tự bảng chữ cái.
