Cho dù bạn đang gửi email, gửi thư qua bưu điện hoặc viết thư cho một nhóm lớn khách hàng của mình, bạn phải đảm bảo rằng bạn làm tốt: rõ ràng, ngắn gọn và phù hợp. Hiểu cách giải quyết một bức thư của khách hàng đại chúng sẽ giúp việc giao tiếp với tư cách là chủ doanh nghiệp dễ dàng và mượt mà hơn.
Chọn đúng lời chào
Bạn có thể không nhớ điều này từ tiếng Anh trung học, nhưng một lời chào là lời chào bạn sử dụng để bắt đầu một bức thư, email, ghi nhớ hoặc giao tiếp khác. Lời chào truyền thống là "Kính gửi ông hoặc bà." Nhưng vì bạn đang giải quyết một nhóm người, hãy xem xét lời chào rộng hơn, như "Kính gửi quý khách hàng". Nói đơn giản là "Lời chào" cũng phù hợp với hầu hết các tình huống. Hãy cẩn thận với "Người mà nó có thể quan tâm." Đó là sự giả tạo và có thể tạo ấn tượng sai về thương hiệu của bạn.
Hãy xem xét doanh nghiệp của bạn và khách hàng của bạn
Là khách hàng lý tưởng của bạn giản dị và ít quan trọng? OK với một giọng điệu ít trang trọng? Sau đó, có thể ổn khi đi với một lời chào ít trang trọng hơn như "Hey", "Hi" hoặc một cái gì đó theo mùa như "Chúc mừng mùa xuân!" Bạn cũng có thể cụ thể hơn về cách bạn giới thiệu khách hàng của mình. Ví dụ: nếu bạn phục vụ chủ yếu cho các gia đình, bạn có thể gọi khách hàng là "Cha mẹ" hoặc "Bà mẹ bận rộn". Tìm ra từ ngữ sẽ nhận được sự quan tâm và chú ý của khách hàng của bạn ngay lập tức.
Nếu doanh nghiệp, thương hiệu và khách hàng của bạn trang trọng và truyền thống hơn một chút, thì lời chào tiêu chuẩn, "Kính gửi khách hàng hoặc khách hàng" hoạt động tốt. Bạn cũng có thể sử dụng các tính từ cụ thể, như "khách hàng trung thành" hoặc "khách hàng có giá trị".
Đừng sợ sử dụng một tính cách nhỏ
Tùy thuộc vào lý do cho email của bạn, bạn có thể tăng cường lời chào của mình hơn nữa. Bạn đang thông báo bán hàng, cập nhật thông tin về các sản phẩm đặc biệt hoặc mới, hoặc chỉ để khách hàng của bạn biết những gì mới tại doanh nghiệp của bạn? Nếu vậy, một cái gì đó thể hiện tính cách của thương hiệu của bạn có thể hoạt động tốt, như "Xin chào các thợ săn mặc cả!" hoặc "Chào mừng đến với mùa đông, snowbunnies!"
Nếu bạn đang thông báo một vấn đề bạn gặp phải trong doanh nghiệp của bạn hoặc một số tin tức kém vui khác, thì không phù hợp để làm cho lời chào ban đầu của bạn hài hước, dễ thương hoặc thấm đẫm tính cách. Trong những trường hợp đó, hãy bám vào những điều cơ bản.
Hãy chắc chắn rằng bạn đang chấm câu và viết hoa một cách thích hợp
Đảm bảo rằng bạn viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên trong lời chào của bạn, như trong "Các bạn thân mến." Đừng viết hoa mỗi chữ cái đầu tiên của từ trong lời chào, như trong "Xin chào khách hàng trung thành", điều này không đúng về mặt ngữ pháp. Sử dụng dấu phẩy thay vì dấu hai chấm chính thức cho doanh nghiệp sau lời chào của bạn để tạo ấn tượng thân thiện và đảm bảo rằng nó nằm trên một dòng. Bắt đầu phần thân của chữ cái trên dòng bên dưới lời chào.
