Thông thường trong kinh doanh, cần phải gửi một thông cáo quan trọng của công ty tới một nhóm người, thông báo cho họ về những thay đổi hoặc sửa đổi đối với các chính sách và thủ tục của công ty. Nếu những người đó thuộc về một nhóm chính thức, có một số tùy chọn để giải quyết một lá thư cho họ.
Địa chỉ một nhóm trong một lá thư
Sử dụng tên được chỉ định chính thức cho nhóm nếu nhóm được tổ chức chính thức và được công nhận bởi tên đó. Ví dụ, nếu nhóm là Con gái của Cách mạng Hoa Kỳ, việc gửi thư cho nhóm bằng cách sử dụng "Những người con gái thân yêu của Cách mạng Hoa Kỳ là hoàn toàn chính xác". Đây là cách chính thức nhất để thừa nhận thông tin trong thư là dành cho Tuy nhiên, điều đáng nghi ngờ là bản thân bức thư sẽ được chia sẻ với toàn bộ nhóm, mà thay vào đó là các cán bộ và quản lý của nó.
Cũng có thể chấp nhận để giải quyết nhóm theo tiêu đề tập thể của họ, từ bỏ chỉ định "Kính gửi". Bạn có thể bắt đầu một lá thư với những người giám sát tài khoản của bạn với tất cả những người quản lý tài khoản
Nếu nhóm là một nhóm mà bạn muốn đề cập đến một cá nhân không rõ tên và tên, thì nên sử dụng lời chào của To To Whom It May Lo ngại. Từ Trong khi cụm từ này giả định rằng nó dành cho một cá nhân, thì đó là thích hợp để sử dụng khi giải quyết một nhóm. Lời chào này, trong khi chính xác và phù hợp, thiếu thẩm quyền xuất phát từ việc giải quyết một lá thư quan trọng với tên và tiêu đề của người liên hệ chính xác.
Sử dụng một chỉ định đơn giản, chẳng hạn như phân phối trên mạng, phân phối hay thậm chí là xem phân phối, trong lĩnh vực "Tới" của một bản ghi nhớ kinh doanh, đặc biệt nếu thư là một nội bộ. Tên của tất cả các cá nhân trong danh sách phân phối phải được tiết lộ hoàn toàn trong thư, thường là một phần của phần chân trang. Danh sách này có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo hệ thống phân cấp tổ chức với tên của người quản lý cấp cao được liệt kê đầu tiên theo thứ tự xếp hạng, theo sau là danh sách theo thứ tự bảng chữ cái của tất cả cấp dưới.
Liệt kê tên, tiêu đề và địa chỉ của tất cả các bên liên quan nếu nhóm nhỏ và không được kết nối bởi liên kết với một công ty. Phương pháp này là một trong những tiện lợi cho người nhận bức thư, người được cung cấp một hướng dẫn tham khảo hữu ích cho tất cả các bên trong một thông cáo chung.
