Các cuộc họp của hội đồng được tổ chức bởi các doanh nghiệp và các tổ chức khác được thành lập và bởi các hiệp hội pháp lý, chẳng hạn như một hiệp hội chủ nhà. Để tiến hành một cuộc họp hội đồng hợp lệ, một số lượng thành viên hội đồng tối thiểu phải có mặt, được gọi là đại biểu. Nếu yêu cầu đại biểu không được đáp ứng, cuộc họp hội đồng quản trị không thể được tổ chức và bất kỳ hành động nào được thực hiện bởi hội đồng quản trị mà không có đại biểu đại biểu là không hợp lệ.
Ban đại biểu
Các yêu cầu chính đối với một đại biểu hội đồng quản trị được tìm thấy trong luật tiểu bang và có thể được sửa đổi thêm bởi các tài liệu kiểm soát của một tổ chức như quy định hoặc các điều khoản của công ty. Ví dụ, định nghĩa cơ bản theo luật doanh nghiệp California đối với một đại biểu hội đồng quản trị là phần lớn các thành viên hội đồng quản trị đơn giản. Mặc dù quy định của một tổ chức có thể chỉ định số lượng thành viên ít hơn cho một đại biểu, luật pháp đặt số lượng tối thiểu bằng một phần ba số lượng thành viên được ủy quyền hoặc hai thành viên, tùy theo số lượng lớn hơn. Ngoại lệ duy nhất cho yêu cầu này là một công ty chỉ có một thành viên là thành viên hội đồng ủy quyền duy nhất.
Mất đại biểu
Một cuộc họp hội đồng bắt đầu bằng một đại biểu thành viên có thể mất đại biểu khi một hoặc nhiều thành viên rời khỏi cuộc họp trước khi nó bị hoãn lại. Trong tình huống này, hội đồng quản trị có thể tiếp tục thảo luận về kinh doanh và thậm chí phê duyệt hành động được đề xuất cho tập đoàn miễn là số thành viên còn lại để bỏ phiếu bằng với số lượng thành viên tối thiểu cần để phê duyệt hành động với một đại biểu hiện tại. Ví dụ, một hội đồng có năm thành viên sẽ tạo thành một đại biểu chỉ có ba thành viên có mặt tại một cuộc họp. Nếu một thành viên rời khỏi cuộc họp, hai thành viên còn lại có thể phê duyệt hành động được đề xuất cho công ty miễn là cả hai đồng ý với hành động được đề xuất. Điều này là do hai phiếu bầu là đủ để phê duyệt một đề xuất khi có một đại biểu gồm ba thành viên.
Giám đốc tham dự
Các cuộc họp của hội đồng quản trị có thể được tổ chức bất cứ nơi nào được ủy quyền bởi hội đồng quản trị hoặc quy chế của công ty. Mặc dù các cuộc họp thường được lên kế hoạch với sự tham dự cá nhân của các thành viên hội đồng quản trị, các thành viên hội đồng không cần phải có mặt thực tế tại cuộc họp để tham gia và bỏ phiếu. Luật của tập đoàn nhà nước cho phép các thành viên hội đồng quản trị tham dự các cuộc họp điện tử - cho dù bằng cuộc gọi hội nghị hoặc video - miễn là tất cả các thành viên có thể liên lạc với nhau và tham gia các cuộc thảo luận.
Ít hơn một đại biểu
Pháp luật nhà nước thường yêu cầu các tập đoàn phải có một hội đồng chịu trách nhiệm về các hoạt động của tập đoàn. Trong một số tình huống, chẳng hạn như với các hiệp hội chủ nhà, hội đồng quản trị có thể không có đủ thành viên để tạo thành một đại biểu do thiếu sự quan tâm giữa các thành viên hoặc từ chức của thành viên hội đồng quản trị. Bất kể lý do là gì, hội đồng quản trị không thể hành động mà không có đại biểu thành viên và hành động duy nhất mà hội đồng quản trị có thể thực hiện là lấy thêm thành viên hội đồng để đáp ứng yêu cầu đại biểu cho dù có bổ nhiệm hay bầu cử đặc biệt.
