Nếu một dự án không có một kế hoạch truyền thông tốt, nó sẽ thất bại. Trách nhiệm chính của người quản lý dự án là phát triển và tổ chức một kế hoạch truyền thông hiệu quả và hiệu quả. Điều này sẽ thúc đẩy nhóm dự án và cho phép dự án được hoàn thành một cách kịp thời. Một kế hoạch truyền thông tốt sẽ tạo ra một bầu không khí cởi mở và minh bạch, nơi mọi người đều cảm thấy thoải mái khi cung cấp ý tưởng và đầu vào. Một người quản lý dự án hành động như một kẻ độc tài sẽ tự đánh bại mình.
Giới thiệu
Phát triển chiến lược truyền thông: (1) Phát triển và xác định dự án. Là người quản lý dự án, bạn là nguồn thông tin chính. Nhiệm vụ của bạn là giao tiếp hiệu quả để chỉ đạo và thúc đẩy nhóm dự án. (2) Tạo một diễn đàn cho phép trao đổi ý tưởng. Hãy để mọi người trong nhóm biết rằng đóng góp của họ là có giá trị. Giao tiếp là một cuộc đối thoại và không phải là một cuộc độc thoại. Kế hoạch truyền thông nên khuyến khích và tăng cường tương tác và đầu vào từ tất cả những người có liên quan. (3) Làm rõ mục tiêu truyền thông. Các mục tiêu của truyền thông tốt sẽ cho phép dự án được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng thời gian. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa sự ngạc nhiên, tránh trùng lặp và tiết lộ thiếu sót.
Đại biểu trách nhiệm. Các thành viên cá nhân của nhóm dự án nên biết trách nhiệm cụ thể của họ là gì và họ chịu trách nhiệm với ai. Mọi người nên biết các mục tiêu truyền thông.
Sử dụng các phương tiện và phương pháp khác nhau để giữ cho thông tin liên lạc được cập nhật và để giữ cho mọi người được thông báo. Điều này bao gồm cập nhật email, ghi nhớ dự án, gặp mặt trực tiếp và báo cáo thường xuyên.
Đặt thời gian cho các báo cáo và đánh giá. Ngoài việc trao đổi thông tin hàng ngày, lên lịch ngày họp và thời hạn cho các báo cáo. Điều này sẽ giữ cho nhóm có động lực và cấu trúc. Nó cũng giúp ưu tiên các nhiệm vụ.
Xem lại kế hoạch truyền thông để đảm bảo rằng nó hoạt động hiệu quả. Tìm kiếm đầu vào từ nhóm. Là thông tin cần thiết được truyền đạt một cách kịp thời. Nếu không, những cải tiến có thể được thực hiện để làm cho nó tốt hơn?
