Truyền thông là chìa khóa để lãnh đạo thành công cho dù ở cấp độ công ty hay trong một doanh nghiệp nhỏ. Một chiến lược truyền thông mạnh mẽ sẽ đảm bảo rằng thông điệp của bạn được nhận và hiểu bởi đối tượng dự định của bạn. Theo Lee Froschheiser, chủ tịch và CEO của Map Consulting (MAP), sáu chức năng cơ bản của quản lý là lãnh đạo, lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự, kiểm soát và giao tiếp. Froschheiser nói rằng có một chiến lược truyền thông rõ ràng gắn kết các chức năng này với nhau và là phẩm chất quan trọng nhất trong sự lãnh đạo tuyệt vời. Chiến lược giao tiếp bằng văn bản là một tài liệu nêu rõ mục tiêu, mục tiêu của bạn, xác định đối tượng của bạn, cung cấp các công cụ và thời gian biểu và đánh giá kế hoạch. Một chiến lược truyền thông bao gồm tất cả các hình thức truyền thông.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tuyên bố sứ mệnh
-
Kiểm toán truyền thông
-
Khảo sát thành viên và nhóm tập trung
-
Ủy ban và lãnh đạo đầu vào
-
Nhân viên khác và bộ phận đầu vào
Khảo sát đối tượng của bạn để khám phá cách nhận được thông tin liên lạc hiện tại. Bạn cần biết mọi chi nhánh của cấu trúc doanh nghiệp đang làm gì về truyền thông. Nhiều công ty thuê hỗ trợ bên ngoài cho phần này của quá trình, nhưng nó rất tốn kém. Đây là một đánh giá chi tiết xem xét giao tiếp từ trên xuống đến mọi bộ phận để khám phá mục đích và thành công của quá trình giao tiếp hiện tại. Thu thập thông tin bạn cần từ các cuộc phỏng vấn nhân viên, các nhóm tập trung, khảo sát, các buổi động não và khách hàng.
Liệt kê mục tiêu và mục đích của bạn. Để tạo ra một chiến lược công ty rộng lớn, bạn phải xác định mục tiêu của mình và nêu rõ kết quả mong muốn. Bạn có thể muốn tạo ra một chiến lược truyền thông nội bộ cũng như một chiến lược truyền thông bên ngoài. Trong nội bộ, mục tiêu của bạn có thể là thông báo cho các nhóm nhân viên, tối ưu hóa việc phân phối sản phẩm và tạo ra một trung tâm truyền thông hiệu quả. Bên ngoài bạn có thể muốn tăng cơ sở khách hàng của mình, tiếp cận khách hàng chính phủ, tạo khả năng hiển thị trong ngành của bạn, v.v.
Xác định đối tượng của bạn. Đối tượng của bạn được tạo thành từ các cá nhân và công ty mà bạn kinh doanh. Hợp đồng chính phủ nên được bao gồm cũng như khách hàng tư nhân. Liệt kê mọi nguồn mà doanh nghiệp của bạn tương tác. Mỗi nhóm có thể có nhu cầu giao tiếp khác nhau.
Liệt kê và mô tả các công cụ mà công ty bạn sẽ sử dụng để giao tiếp. Những công cụ này có thể là phần mềm, tiếp thị qua email, tờ quảng cáo, bảng quảng cáo, bản tin, hội nghị video, quảng cáo trên Internet và nhiều hơn nữa. Mọi cơ hội có thể để giao tiếp phải được xem xét trong quá trình này.
Thiết lập một dòng thời gian. Tạo lịch với thời hạn dự án cho từng dự án trong danh sách của bạn. Mục tiêu nên được tổ chức thành các khoảng thời gian hàng tuần và hàng tháng.
Bao gồm một phương pháp để đánh giá chiến lược truyền thông của bạn để có kết quả có thể đo lường được. Tạo báo cáo tiến độ hai tuần hoặc hàng tháng, báo cáo chính thức cho các cuộc họp nhân viên, giao ban định kỳ cho người đứng đầu bộ phận và giám đốc điều hành công ty và báo cáo thường niên cuối năm.
