Cho dù đó là một cuộc họp nhân viên hay một cuộc họp liên quan đến các nhà quản lý, nhân viên, CEO và nhà đầu tư, một người nào đó cần có mặt để ghi lại cuộc họp và chia sẻ thông tin với những người không có mặt ở đó. Và vì ký ức có thể ngắn, biên bản cuộc họp cũng đóng vai trò như một lời nhắc nhở cho những người có mặt về các vấn đề được thảo luận, các quyết định được đưa ra và các hành động mà mọi người phải thực hiện. Bởi vì biên bản đóng vai trò là kim chỉ nam cho các giao dịch kinh doanh trong tương lai, điều quan trọng là phải được tổ chức và bao gồm thông tin đúng. Điều đó bắt đầu với các công cụ đáng tin cậy.
Chọn công cụ của bạn
Khi nói đến việc chọn công cụ, hãy chọn những công cụ phù hợp nhất với bạn và sẽ cho phép bạn theo kịp những gì đang diễn ra tại cuộc họp và ghi chú mạch lạc. Đối với một số người, đó là máy tính xách tay hoặc máy tính bảng; đối với những người khác, đó là một cuốn sổ tay và cây bút. Có một thiết bị ghi âm như máy ghi âm hoặc điện thoại thông minh có ứng dụng ghi âm cũng có thể giúp bạn xem lại cuộc họp sau này. Nếu bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính, hãy tắt mọi âm thanh, trò chơi hoặc ứng dụng phương tiện truyền thông xã hội để bạn không bị gián đoạn trong cuộc họp. Những công cụ đó có thể giúp bạn ghi chú nhanh hơn - nhưng bạn phải luôn có một cuốn sổ tay và một vài cây bút hoặc bút chì trên tay để dự phòng.
Sử dụng một mẫu
Phát triển một mẫu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, vì bạn sẽ không phải dành những khoảnh khắc quý giá trong cuộc họp để viết ra các chủ đề được thảo luận. Các chương trình máy tính, bao gồm Microsoft Office, cung cấp các mẫu cuộc họp kinh doanh mà bạn có thể sử dụng - hoặc bạn có thể phát triển tài liệu trống của riêng mình bằng chương trình nghị sự bạn nhận được trước cuộc họp. Các mẫu này thường có các phần bao gồm "Người tham dự", "Mục hành động", "Doanh nghiệp mới", v.v., nhưng hãy kiểm tra với chủ nhân của bạn để tìm hiểu xem có bất kỳ mục nào khác được yêu cầu không, chẳng hạn như tên của các cổ đông tham dự, tên của khách và địa điểm của cuộc họp. Ở đầu mỗi phần, tạo một hộp nhỏ có chữ "Thời gian" trong đó, để bạn có thể ghi lại thời gian phần đó bắt đầu. Trên máy tính, lưu mẫu trong Word hoặc định dạng có thể chỉnh sửa khác, để lại một vài khoảng trống trong mỗi phần. Nếu bạn đang tạo một mẫu để in và sau đó điền bằng tay, hãy để lại nhiều khoảng trống trong mỗi phần. Khi bạn viết ghi chú vội vàng, bạn sẽ thường viết lớn hơn và chiếm nhiều dung lượng hơn bạn sẽ có nếu bạn có nhiều thời gian hơn.
Những gì cần bao gồm và những gì để lại
Mục đích của việc dành vài phút tại một cuộc họp không phải là để ghi lại mọi điều mà mọi người thảo luận, mà thay vào đó là ghi lại những điều đã xảy ra, gợi ý "Quy tắc đặt hàng của Robert", một cuốn sách ngắn phác thảo cách xử lý các cuộc họp của quốc hội. Cuốn sách này thường được sử dụng bởi các tổ chức phi lợi nhuận và doanh nghiệp như một hướng dẫn để điều hành các cuộc họp. Ví dụ, về mặt ghi chú cuộc họp, đừng lãng phí thời gian của bạn để viết ra mọi lý lẽ mà ai đó đưa ra hoặc chống lại một hành động kinh doanh cụ thể. Ví dụ, khi ai đó thực hiện một chuyển động, hãy viết ra từ ngữ chính xác của chuyển động, ai đã thực hiện và kết quả cuối cùng của cuộc bỏ phiếu. Tuy nhiên, bạn không cần phải viết ra nhận xét của mọi người cho hoặc chống lại chuyển động. Khi ai đó làm báo cáo, hãy viết ra ai đã làm báo cáo, tên của báo cáo, tóm tắt ngắn gọn về báo cáo và hành động được thực hiện. Và vì bạn đang dùng "phút", cũng viết thời gian quyết định được đưa ra, cũng như thời gian mọi người bắt đầu thảo luận về mục này.
Phát triển tốc ký
Mặc dù bạn không viết ra từng điều đã xảy ra, đôi khi hành động trong cuộc họp có thể diễn ra nhanh hơn bạn có thể theo kịp. Khi điều đó xảy ra, sử dụng tốc ký của riêng bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chữ viết tắt của các từ kinh doanh phổ biến, chẳng hạn như "mgmt" để quản lý hoặc "prod" cho sản phẩm hoặc năng suất. Sử dụng tên viết tắt cho những người tham gia cuộc họp, chẳng hạn như "JS" cho John Smith. Các biểu tượng như dấu chấm hỏi cũng có thể là viết tắt của "câu hỏi". Ví dụ: bạn có thể viết "JS?" để chỉ ra rằng John Smith đã hỏi một câu hỏi. Phát triển tốc ký của riêng bạn, và sau đó dịch nó thành thuật ngữ mà mọi người có thể hiểu trước khi bạn xuất bản các ghi chú cuộc họp.
