Ghi lại chuyển động trong các cuộc họp là một phần thiết yếu của quá trình quản lý bất kỳ tổ chức nào. Nhiệm vụ có thể tẻ nhạt, nhưng rất quan trọng. Thư ký của cuộc họp phải nhận ra rằng việc ghi lại tất cả những gì đã nói là không quan trọng, chỉ những gì đã được thực hiện hoặc quyết định tại cuộc họp. Các kiến nghị đặc biệt quan trọng vì chúng cung cấp nền tảng vững chắc cho hành động sau này và thậm chí những người tham dự cuộc họp có thể cần quay lại và tham khảo biên bản để nhớ chính xác những gì họ đồng ý.
Ghi lại dữ liệu cơ bản liên quan đến cuộc họp, đặc biệt là ngày và tên của những người tham dự. Lưu ý bất cứ ai vắng mặt và sự hiện diện của bất kỳ ai có quyền biểu quyết ủy quyền đại diện cho những thành viên vắng mặt trong ủy ban.
Ghi lại các thủ tục tiêu chuẩn theo sau bởi ủy ban, có thể bao gồm các yếu tố như xác nhận biên bản cuộc họp trước đó, tin nhắn mở đầu (lưu ý ai đã gửi tin nhắn, không phải nội dung của tin nhắn), v.v. Cũng lưu ý rằng đây là cuộc họp được lên lịch thường xuyên hay nếu đó là phiên đặc biệt được triệu tập cho một số mục đích bất thường như cuộc họp ngân sách khẩn cấp.
Làm nổi bật sự bắt đầu của một chuyển động bằng cách đặt từ "ĐỀ NGHỊ" trong các chữ in hoa hoặc gạch chân nó, theo sau là tên của người đề xuất chuyển động (ví dụ: "ĐỀ NGHỊ của Đại tá Mù tạt").
Ghi lại chuyển động chính xác như nó đã được nêu. Các chuyển động có thể được trình bày bằng chữ in nghiêng. Nếu có một cuộc thảo luận liên quan đến từ ngữ chính xác của chuyển động trước khi bỏ phiếu, đừng ghi lại cuộc tranh luận, chỉ trình bày ngôn ngữ chính xác của phiên bản cuối cùng của chuyển động (ví dụ: "ĐỀ NGHỊ của Đại tá Mustard: Ủy ban giải quyết Chính thức kiểm duyệt giáo sư Plum vì đã đe dọa ông Green bằng cây nến. ")
Ghi lại kết quả bỏ phiếu. Các ủy ban có thể chọn ghi lại cách mọi người trong ủy ban đã bỏ phiếu (yea, nay, kiêng), con số không có quyết định riêng lẻ (thông qua 5 đến 3), hoặc chỉ kết quả (đã thông qua).
