Tài liệu hành động được thực hiện trong một cuộc họp cho phép các chủ đề và quyết định quan trọng được ghi nhớ trong nhiều năm tới. Tất cả các tương tác chính trong một cuộc họp nên được ghi lại, bao gồm cả khi các chuyển động được thực hiện - ngay cả khi cuối cùng chuyển động không thành công.
Mục đích của Biên bản cuộc họp
Biên bản ghi lại các quyết định và thảo luận diễn ra trong một cuộc họp. Như một bản ghi, biên bản cũng có thể đóng vai trò là tài liệu pháp lý của cuộc họp. Bất kỳ cuộc họp nào cũng có thể ghi biên bản, từ Hội đồng quản trị chính thức của công ty đến cuộc họp nhân viên của tổ chức đến một cuộc họp cộng đồng về các chính sách công.
Tham gia cuộc họp
Kỹ năng tổ chức, lắng nghe và ghi chú đặc biệt cho vay tốt để ghi lại biên bản tại một cuộc họp. Không phải tất cả mọi thứ nói trong cuộc họp cần được ghi chép lại; thay vào đó, hãy tập trung vào các điểm chính, chẳng hạn như:
- Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp
- Danh sách người tham dự
- Các chủ đề chính được thảo luận
- Chuyển động được thực hiện
- Các quyết định đã được hoàn thành
- Các hành động đã hoàn thành
- Bất kỳ bước nào cần được ban hành trước cuộc họp tiếp theo
Chuyển động thất bại
Khi một người tham dự cuộc họp muốn giới thiệu một vấn đề cần xem xét, một chuyển động được thực hiện. Thông thường một chuyển động cần phải được biệt phái - có nghĩa là một người tham dự khác đồng ý vấn đề cần được xem xét-- để chuyển động tiến lên và thảo luận. Nếu chuyển động không được biệt phái, nó được gọi là chuyển động thất bại. Tuy nhiên, ngay cả một chuyển động thất bại cũng phải được ghi lại trong vài phút. Viết ai đã thực hiện chuyển động, những gì chuyển động bao gồm, và nó đã thất bại. Ví dụ: một phương pháp ghi này có thể giống như:
- Chuyển động: Tất cả các máy tính trong thư viện nên được thay thế bằng các mô hình mới và hiện tại. Chuyển động được giới thiệu bởi Bill Smith. Chuyển động không biệt phái; chuyển động thất bại.
Các kiến nghị được biệt phái vẫn có thể thất bại nếu họ không mang đủ phiếu bầu. Sau khi một chuyển động được biệt phái và tiến về phía trước, những người tham dự cuộc họp tranh luận về vấn đề này. Các chuyển động không thành công nếu đa số cử tri không ủng hộ thông qua vấn đề. Điều này cần được ghi lại trong vài phút như sau:
- Chuyển động: Tất cả các máy tính trong thư viện nên được thay thế bằng các mô hình mới và hiện tại. Chuyển động được giới thiệu bởi Bill Smith. Chuyển động được tán thành bởi Bob Jones. Bầu chọn là 5-2 so với; chuyển động thất bại.
