Duy trì hàng tồn kho cung cấp văn phòng chấp nhận được cho doanh nghiệp của bạn là một nhiệm vụ khó khăn và chính xác. Khi bạn học cách đặt mua đồ dùng văn phòng, bạn bắt đầu đánh giá cao nhu cầu của công ty bạn như thế nào. Để trở nên thành thạo trong việc cập nhật hàng tồn kho cung cấp văn phòng của bạn, bạn phải được tổ chức và tìm thời gian để thực hiện kiểm kê mỗi ngày. Bạn có lợi nhất khi tuyển một người nào đó để giúp bạn mua đồ dùng văn phòng nếu bạn có dân số văn phòng từ 50 người trở lên.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Kệ
-
Nhãn
Tổ chức vật tư văn phòng của bạn trên kệ trong khu vực lưu trữ văn phòng. Để giữ một kho lưu trữ vật tư văn phòng làm việc, chỉ có thể có một trung tâm lưu trữ và phân phối trung tâm cho các vật tư của bạn. Sử dụng nhãn và bút để đánh dấu các khu vực trên kệ nơi lưu trữ vật phẩm.
Tạo một danh sách các vật tư bạn hiện có bằng cách ghi lại một kho vật lý. Chuyển danh sách của bạn vào bảng tính máy tính mà bạn có thể tham khảo thường xuyên. Các vật tư bạn bắt đầu sẽ là các cấp đặt hàng bạn sẽ sử dụng. Bằng cách phân tích mức sử dụng vật tư văn phòng của bạn từ tháng này sang tháng khác, bạn sẽ có thể điều chỉnh mức tồn kho của mình thành các điểm sẽ giữ đủ nguồn cung cấp mọi lúc.
Đặt hàng vật tư văn phòng của bạn trực tuyến thông qua một nhà cung cấp có uy tín. Hoặc, tạo một đơn đặt hàng mỗi lần bạn đặt hàng qua điện thoại sẽ cho phép bạn theo dõi lịch sử mua hàng của mình. Hãy chắc chắn kiểm tra đơn đặt hàng của bạn so với đơn đặt hàng ban đầu của bạn để đảm bảo bạn đã nhận được tất cả các sản phẩm.
Thực hiện kiểm kê vật lý mỗi tuần và theo dõi biến động trong kho hàng cung cấp văn phòng của bạn. Nếu bạn nhận thấy rằng các mức pad hợp pháp của bạn đang giảm xuống dưới số lượng hàng tồn kho hàng tháng, thì hãy tăng số lượng hàng tồn kho của bạn cho phù hợp và sử dụng số hàng tồn kho mới đó khi bạn đặt hàng lại. Làm điều này cho mọi mặt hàng trên kệ cung cấp văn phòng của bạn.
Phát triển một chính sách trong đó tất cả các đơn đặt hàng đặc biệt văn phòng phải thông qua bạn. Nếu bạn nhận thấy một mẫu nhu cầu cho một mặt hàng đặt hàng đặc biệt, sau đó thêm mặt hàng đó vào kho hàng thông thường của bạn.
Lời khuyên
-
Thảo luận về các tùy chọn đặt hàng lại với đại diện bán hàng vật tư văn phòng của bạn để xác định xem việc chờ đợi và mua số lượng lớn sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền. Tùy thuộc vào tỷ lệ tiêu thụ của bạn, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách đặt hàng lại mỗi quý một lần so với mỗi tháng một lần.
Bạn có thể cố gắng đưa ra một chính sách trong đó bạn sẽ phát tất cả các vật tư văn phòng và cố gắng sử dụng hoạt động đó để kiểm kê, nhưng bạn vẫn nên thực hiện kiểm kê vật lý ít nhất một lần mỗi tháng. Người quản lý và giám đốc điều hành có thể quyết định bắt đầu lấy đồ dùng văn phòng của riêng họ hoặc nhân viên khác có thể có quyền truy cập vào phòng lưu trữ và hệ thống đặt hàng lại của bạn sẽ bị hủy bỏ.
