Các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều tài liệu để giữ cho các công ty hoạt động trơn tru. Làm như vậy thường mang lại doanh thu lớn hơn. Hai trong số các tài liệu cơ bản nhất mà các công ty sử dụng là đơn đặt hàng và hóa đơn. Mặc dù có một số điểm tương đồng giữa các tài liệu (ví dụ: cả hai có thể liệt kê địa chỉ công ty và người mua), nhưng cũng có những khác biệt lớn.
Hoạt động
Đơn đặt hàng cho biết rằng công ty đang cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cần phải hành động (nghĩa là để hoàn thành đơn hàng). Thông thường, việc này bao gồm tìm kiếm sản phẩm, đóng gói sản phẩm, v.v. hoặc thiết lập một cuộc họp để các dịch vụ có thể được hoàn trả. Hóa đơn chỉ ra rằng người mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần phải hành động. Điều này thường có nghĩa là người mua cần phải bồi thường cho công ty một cách tiền tệ cho các sản phẩm hoặc dịch vụ, có thể được thực hiện bằng cách gửi cho công ty một séc hoặc lệnh chuyển tiền, chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng hoặc truy cập trang web của công ty và sử dụng biểu mẫu trực tuyến thanh toán bằng thẻ tín dụng.
Cò súng
Đơn đặt hàng được kích hoạt bởi đơn đặt hàng của người tiêu dùng. Điều này là do một công ty không thể liệt kê các mục hoặc dịch vụ mà một cá nhân muốn cho đến khi cá nhân đó cho phép công ty biết những gì mong muốn. Hóa đơn được kích hoạt bằng cách hoàn thành bán hàng hoặc dịch vụ. Điều này là do công ty không thể tính phí một cá nhân cho các sản phẩm không bao giờ được giao hoặc cho một dịch vụ không bao giờ được cung cấp.
Danh sách
Đơn đặt hàng bán hàng liệt kê các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người tiêu dùng muốn. Đây có thể là một mặt hàng / dịch vụ duy nhất hoặc nó có thể là một danh sách bao gồm nhiều sản phẩm / dịch vụ. Chúng thường được liệt kê với một số mặt hàng / dịch vụ và một mô tả ngắn. Hóa đơn liệt kê số tiền còn nợ cho các sản phẩm hoặc dịch vụ đó. Hóa đơn có thể nhắc lại danh sách sản phẩm và dịch vụ để hiển thị rõ ràng tổng số nợ đã thu được, nhưng mục tiêu chính là chỉ ra rằng tiền đến hạn.
Ngày
Đơn đặt hàng cho biết ngày yêu cầu của người tiêu dùng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ đã được xử lý. Điều này có nghĩa là ngày được liệt kê chỉ ra một thời gian trong quá khứ. Hóa đơn cho biết ngày đáo hạn tiền đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ đó. Điều này có nghĩa là ngày được liệt kê chỉ ra một thời gian trong tương lai.
Sử dụng
Đơn đặt hàng được sử dụng để phê duyệt, theo dõi và xử lý hoàn thành đơn hàng. Ví dụ, một khi người mua nhận được đơn đặt hàng, nếu có bất kỳ lỗi nào như thiếu vật phẩm / dịch vụ, vật phẩm / dịch vụ không chính xác, v.v., thì người mua có thể liên hệ với công ty để sửa lại đơn đặt hàng và sửa nó. Hóa đơn được sử dụng để thông báo rằng đơn hàng đã hoàn tất. Vào thời điểm này, hàng hóa / dịch vụ đã được giao hoặc hoàn trả, vì vậy cá nhân không thể thay đổi.
