Các doanh nghiệp ngày nay may mắn có nhiều công cụ có sẵn để giúp tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả. Từ các ứng dụng nhắn tin đến các cuộc gọi video và nền tảng hợp tác nhóm trực tuyến, không thiếu cách để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác và các bên liên quan kinh doanh. Mặc dù có một số hệ thống truyền thông khác nhau mà các doanh nghiệp có thể kết hợp vào các quy trình hàng ngày của họ, chất lượng của giao tiếp hiệu quả vẫn được yêu cầu bất kể nền tảng nào đang được sử dụng.
Lắng nghe cuộc trò chuyện một cách cẩn thận
Lắng nghe là một yếu tố quan trọng cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Trong kinh doanh, điều quan trọng là phải thực hành lắng nghe tích cực, có nghĩa là nỗ lực để nghe và hiểu những gì ai đó đang nói với bạn. Nếu một đồng nghiệp đang nói chuyện với bạn về một vấn đề với khách hàng, thì điều quan trọng là phải hiểu các chi tiết trước khi tham gia giải pháp.
Mọi người không thích trò chuyện với ai đó không dành thời gian để lắng nghe những gì họ nói. Để cho đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn đang tích cực liệt kê, bạn có thể lặp lại hoặc viết lại các phần trong cuộc trò chuyện của họ để thể hiện sự hiểu biết của bạn về tình huống với khách hàng. Đặt câu hỏi để làm rõ các chi tiết cũng là một cách để chủ động lắng nghe và hiểu biết toàn diện về bức tranh lớn.
Biết đối tượng của bạn
Sửa đổi thông điệp dựa trên đối tượng là một tiêu chí để giao tiếp hiệu quả. Những gì bạn nói với một người đã giành được sự phù hợp với người khác dựa trên vai trò của họ trong tổ chức và kiến thức của họ về chủ đề này. Để truyền tải thông điệp của bạn một cách hiệu quả, bạn cần thay đổi ngôn ngữ, âm điệu và phương tiện để phù hợp với đối tượng của bạn.
Ví dụ, cách bạn nói chuyện với một giám đốc điều hành trong tổ chức của bạn có thể khác với cách bạn nói chuyện với một người ngang hàng, ngay cả khi nội dung tin nhắn của bạn giống nhau. Một số người sử dụng ngôn ngữ chính thức hơn với cấp trên trong khi sử dụng ngôn ngữ kinh doanh thông thường với các đồng nghiệp. Văn hóa của công ty bạn cũng sẽ ảnh hưởng đến cách bạn giao tiếp với các bên liên quan bên trong và bên ngoài.
Hãy súc tích, đầy đủ và đúng đắn
Cung cấp thông tin liên lạc ngắn gọn, chính xác giúp tránh sự lặp lại và thất vọng. Bằng cách loại bỏ các chi tiết không cần thiết khỏi giao tiếp, bạn có thể giảm nguy cơ hiểu lầm. Những ngày này, mọi người kéo dài sự chú ý của bạn rất ngắn, do đó, việc gửi tin nhắn của bạn trong vòng mười phút sẽ hiệu quả hơn là mất 30 phút. Ví dụ: nếu bạn gặp gỡ khách hàng về một cơ hội bán hàng, hãy cho họ thấy rằng bạn tôn trọng thời gian của họ bằng cách giữ cho bài thuyết trình của bạn ngắn gọn nhất có thể.
Mặc dù giao tiếp hiệu quả là ngắn gọn và súc tích, nó cũng cần phải được hoàn thành. Điều này có nghĩa là thông điệp cần bao gồm tất cả các sự kiện thích hợp và nên được tổ chức một cách hợp lý, vì vậy nó rất dễ theo dõi. Dựa vào người mà bạn nói chuyện với ai, bạn có thể thừa nhận những khía cạnh nhất định về kiến thức của họ, trong khi cung cấp chi tiết họ có thể không biết. Cung cấp đầy đủ ý nghĩa của thông điệp là chìa khóa để giao tiếp hiệu quả. Ví dụ: nếu bạn làm việc với một đối tác kinh doanh mới và thảo luận về việc mua vật tư từ họ, thì điều đó rất cần thiết để cung cấp cho họ tất cả các thông số kỹ thuật của các tài liệu bạn cần. Nếu không cung cấp thông tin có giá trị đó, nhà cung cấp có thể không thể cung cấp đúng bộ phận, điều này có thể gây ra sự thất vọng, chậm trễ và các mối quan hệ kém.
Cung cấp sự thật như họ mà không nói quá họ là một trong những phẩm chất của kỹ năng giao tiếp tốt và tránh sự mơ hồ và nhầm lẫn. Ví dụ, nếu bạn xử lý khiếu nại của khách hàng với nhân viên, bạn phải nhận phản hồi từ cả hai bên để hiểu vấn đề.
Kết hợp Phản hồi vào Tin nhắn
Giao tiếp hiệu quả liên quan đến việc cho và nhận phản hồi kịp thời. Phản hồi giúp hiển thị cho cả bạn và người mà bạn đang liên lạc với liệu tin nhắn đã được gửi và nhận chính xác hay chưa. Nếu thông tin phản hồi hoàn toàn không có cơ sở, điều này có thể cho thấy bạn đã giao tiếp hiệu quả hoặc người nhận đã hoàn toàn hiểu ý nghĩa của bạn.
Trong môi trường kinh doanh, phản hồi là rất quan trọng khi làm việc trong nhóm. Ví dụ: nếu bạn ở vị trí quản lý, bạn sẽ cần cung cấp cho nhân viên của bạn phản hồi mang tính xây dựng về hiệu suất, vai trò và kỹ năng giao tiếp của họ với khách hàng. Phản hồi cũng liên quan đến việc khen ngợi, có thể thúc đẩy tinh thần của công ty và tăng tình bạn.
Ngoài việc cung cấp thông tin phản hồi, giao tiếp hiệu quả cũng đòi hỏi phải nhận được nó. Phản hồi mang tính xây dựng rất hữu ích để cải thiện hiệu suất của bạn trong công việc. Ví dụ, nếu bạn có trách nhiệm phát biểu trong một cuộc họp toàn công ty, hãy chắc chắn yêu cầu các thành viên chủ chốt của nhân viên của bạn phản hồi sau bài phát biểu. Phản hồi của họ sẽ cho bạn biết liệu bài phát biểu của bạn có hiệu quả trong việc truyền tải thông điệp của bạn hay không và sẽ cho bạn biết nếu nhân viên của bạn hiểu những điểm chính bạn muốn truyền đạt. Phản hồi của họ cũng sẽ cho bạn thấy những lĩnh vực mà bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp. Ví dụ, nếu lời chỉ trích là bài phát biểu quá dài, bạn biết rằng lần sau bạn có thể làm việc ngắn gọn hơn trong giao tiếp.
Thể hiện sự tôn trọng thông qua cuộc trò chuyện của bạn
Tôn trọng những người bạn giao tiếp là một tiêu chí quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Mọi người có nhiều động lực hơn để tham gia với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng với họ và ý tưởng của họ. Ví dụ: nếu bạn lần đầu tiên gặp một khách hàng tiềm năng, bạn có thể thể hiện sự tôn trọng bằng cách giải quyết họ bằng tên của họ, điều này khiến họ cảm thấy được đánh giá cao. Dành thời gian để đọc về doanh nghiệp của họ và giải quyết họ trong cuộc trò chuyện của bạn đi một chặng đường dài để thể hiện triển vọng bạn tôn trọng họ.
Nếu bạn nói chuyện với một đối tác kinh doanh qua điện thoại, hãy thể hiện sự tôn trọng của bạn bằng cách tập trung vào cuộc trò chuyện trong tầm tay. Thay vì kiểm tra email của bạn hoặc duyệt web trong khi nói chuyện điện thoại, tiếp tục tham gia với họ trong danh bạ là điều đáng trân trọng.
Khi liên lạc qua email với đồng nghiệp, hãy dành thêm vài phút để đọc lại tin nhắn của bạn, để nó không bị lỗi chính tả và lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Bạn thể hiện sự tôn trọng bằng cách dành thời gian để xây dựng thông điệp của bạn một cách cẩn thận.
Don mệnh Quên về giao tiếp phi ngôn ngữ
Những từ chúng ta sử dụng để giao tiếp chiếm chưa đến 10 phần trăm thông điệp mà chúng ta truyền tải. Điều này có nghĩa là các tín hiệu phi ngôn ngữ rất quan trọng đối với giao tiếp hiệu quả. Giọng điệu của bạn thể hiện cảm giác của bạn khi bạn giao tiếp. Nếu bạn có nghĩa là thân thiện, ví dụ, hãy chắc chắn rằng giọng điệu của bạn thân thiện.
Cử chỉ tay, lập trường và ngôn ngữ cơ thể của bạn giúp truyền đạt ý nghĩa của lời nói của bạn. Khoanh tay báo hiệu rằng bạn phòng thủ hoặc đóng cửa trong khi giao tiếp bằng mắt cho thấy rằng bạn đang tìm cách kết nối.
Hãy chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ đang được truyền đạt bởi người mà bạn nói. Tư thế, giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của họ sẽ cho bạn thấy họ cảm thấy thế nào về những gì bạn đang nói và có thể giúp hướng dẫn cách bạn giao tiếp với họ.
Yêu cầu của hệ thống truyền thông tốt
Một hệ thống giao tiếp tốt đòi hỏi bạn phải chọn hệ thống giao tiếp phù hợp cho công việc trong tay. Với rất nhiều tùy chọn có sẵn như điện thoại, nhắn tin, email và trực tiếp, bạn phải chọn phương tiện phù hợp nhất với chủ đề của cuộc trò chuyện. Ví dụ, bạn sẽ nhắn tin cho sếp của bạn từ chức hoặc yêu cầu tăng lương. Những cuộc trò chuyện quan trọng nên diễn ra trong người. Tương tự, bạn không cần một cuộc họp trực tiếp cho các vấn đề kinh doanh nhỏ, có thể được truyền đạt qua email để tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
