Một sổ cái biên chế có chứa thông tin liên quan đến tiền lương và tiền lương trả cho nhân viên. Thông tin thường cho một kỳ kế toán. Các công ty sẽ cần phải tạo một sổ cái chung cụ thể cho thông tin bảng lương. Một tên khác cho sổ cái này có thể là một tạp chí tiền lương. Tạp chí có thể chứa nhiều thông tin hơn một sổ cái truyền thống. Mỗi tài khoản chứa thông tin liên quan đến tiền lương, tiền lương, lợi ích, thuế lương và các thông tin khác. Các công ty thường cần thiết lập tài khoản chi phí và trách nhiệm pháp lý.
Tạo tài khoản kiểm soát tiền lương. Đây là những tài khoản sổ cái chung cấp cao nhất kiểm soát từng tài khoản bên dưới nó. Số tài khoản kiểm soát có thể là 200500 cho các khoản phải trả và 600500 cho các chi phí.
Sử dụng số tài khoản khác nhau cho tiền lương và tiền lương. Tài khoản tiền lương nên giữ thông tin cho nhân viên được trả theo giờ. Tài khoản tiền lương nên được đặc biệt cho chi phí lao động cố định. Số tài khoản nên bắt đầu từ 200501 và 600501 (phải trả và chi phí), tiếp tục theo cách này cho từng tài khoản cần thiết.
Liệt kê từng loại thuế biên chế riêng trên sổ cái. Thuế lương bao gồm liên bang, tiểu bang, An sinh xã hội, Medicare và thất nghiệp. Tạo một tài khoản chi phí cho phần sử dụng lao động và một tài khoản phải trả tương ứng cho mỗi loại thuế.
Ghi lại các mục biên chế trên cơ sở dồn tích. Ví dụ, chuẩn bị bảng lương vào cuối mỗi kỳ hai tuần lương. Đăng thông tin vào chi phí tương ứng và các tài khoản phải trả.
Hạn chế truy cập sổ cái biên chế cho kế toán cao cấp. Những cá nhân này nên là những người duy nhất có quyền truy cập vào sổ cái để thực hiện các thay đổi.
