Một hệ thống bảng lương là con đường thông qua đó bạn xử lý bảng lương của mình. Bạn không thể xử lý bảng lương của mình mà không có hệ thống bảng lương. Ba loại hệ thống bảng lương là thủ công, máy tính trong nhà và bên ngoài (thuê ngoài). Hệ thống thủ công yêu cầu bạn xử lý bảng lương của mình bằng tay; máy vi tính trong nhà sử dụng phần mềm biên chế để xử lý bảng lương; hệ thống bên ngoài có nghĩa là bạn thuê ngoài biên chế của mình cho một nhà cung cấp dịch vụ trả lương. Biểu đồ luồng hệ thống bảng lương hiển thị trình tự bạn xử lý bảng lương của mình. Nó hợp lý hóa việc xử lý tiền lương và giúp bạn đi đúng hướng.
Thiết kế biểu đồ dòng chảy với chương trình bộ văn phòng, đây là tuyến đường tốt nhất cho giao diện chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể vẽ biểu đồ bằng tay. Tạo các hộp và mũi tên, cho thấy luồng xử lý bảng lương của bạn, chẳng hạn như nơi nó bắt đầu và kết thúc.
Tạo một biểu đồ cho một hệ thống bảng lương thủ công. Biểu đồ luồng sẽ hiển thị tất cả các nhiệm vụ thủ công liên quan đến việc xử lý bảng lương của bạn thông qua hệ thống này.
Ví dụ: Tập hợp thẻ thời gian, kiểm tra thẻ thời gian để tuân thủ, liên hệ với người giám sát về thẻ thời gian bị thiếu hoặc nghi vấn và tính toán thủ công thẻ thời gian. Tạo một chuỗi liên quan đến các nhiệm vụ xử lý tiền lương, chẳng hạn như tính toán thủ công tiền lương; các khoản khấu trừ theo luật định như thuế biên chế và trang trí tiền lương; lương; các khoản khấu trừ tự nguyện, chẳng hạn như nghỉ hưu và trợ cấp sức khỏe; và tạo tiền lương. Thực hiện một trình tự khác thể hiện các nhiệm vụ xử lý hậu kỳ, chẳng hạn như tạo thủ công và nộp sổ đăng ký tiền lương, tạo và đăng các mục nhật ký, nhân viên tiền gửi Thanh toán vào ngân hàng và phân phối tiền lương.
Tạo một biểu đồ cho hệ thống máy tính trong nhà. Hệ thống này giúp loại bỏ xử lý thủ công. Làm cho biểu đồ lưu lượng cụ thể theo yêu cầu của phần mềm biên chế của bạn.
Ví dụ: tải dữ liệu chấm công vào phần mềm bảng lương, xem lại dữ liệu chấm công và điều tra các bản quét bị thiếu, xử lý bảng lương qua phần mềm bảng lương, in báo cáo tiền xử lý, kiểm tra hai lần bảng lương qua báo cáo tiền xử lý, thực hiện các thay đổi cần thiết, tạo và gửi tệp tiền gửi trực tiếp đến ngân hàng, gửi tiền quỹ nhân viên và tiền lương nộp thuế vào ngân hàng, và đóng bảng lương. Đáng chú ý, khi bạn đóng bảng lương, nó sẽ lưu toàn bộ dữ liệu bảng lương cho thời gian thanh toán trong hệ thống.
Tạo một biểu đồ cho hệ thống bên ngoài. Khi bạn thuê ngoài bảng lương của mình, nhà cung cấp dịch vụ trả lương yêu cầu bạn gửi cho họ dữ liệu bảng lương mỗi kỳ thanh toán. Nhà cung cấp thường cho phép bạn gửi dữ liệu qua fax, email hoặc trực tuyến. Biểu đồ dòng chảy nên bao gồm các chi tiết của phương pháp cần thiết.
Ví dụ về phương pháp trực tuyến: xem xét dữ liệu chấm công, giám sát viên liên hệ để làm rõ về chấm công, thay đổi bảng lương của nhân viên và dữ liệu chấm công trong hệ thống của nhà cung cấp, xác minh dữ liệu nhập qua hệ thống trực tuyến của nhà cung cấp, kiểm tra hai lần và dữ liệu bảng lương nhận được từ nhà cung cấp và phân phối tiền lương.
Lời khuyên
-
Thiết kế biểu đồ dòng chảy sao cho liên quan đến từng quy trình trả lương. Cập nhật biểu đồ luồng khi có sự thay đổi trong hệ thống bảng lương.
Biểu đồ dòng chảy nên bao gồm các nghĩa vụ thuế biên chế liên bang và tiểu bang của bạn, chẳng hạn như thanh toán và báo cáo thuế thu nhập, bao gồm cả xử lý W-2.
